Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil, muito pelo contrário, é complexa independentemente do seu tamanho e do segmento de atuação. Pensando nisso, separamos aqui 8 ferramentas de gestão de projetos que podem transformar a forma como sua empresa opera, garantindo mais organização e produtividade. Confira!
1. Business Model Canvas
O Business Model Canvas é uma ferramenta estratégica que torna mais clara a visualização do escopo do negócio. São nove blocos que podem ser subdivididos em quatro questões chave: Como / O quê / Para quem / Quanto. Com base nessas informações, você identifica quais ações deverão ser desenvolvidas para atingir o propósito da empresa.
Com a visão do todo, proporcionada pelo Business Model Canvas, conseguimos evitar ou mitigar uma falha comum que é a de perder o foco naquilo que é a verdadeira identidade da empresa. Se houver dúvidas durante a jornada, basta consultar o Canvas para corrigir a rota rapidinho.
2. Matriz SWOT
Uma das ferramentas de gestão de projetos mais usadas. Utilizada para analisar cenários (ambientes organizacionais). O termo SWOT significa Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). As forças e fraquezas relacionam-se ao ambiente interno, enquanto que as oportunidades e ameaças são antecipações do futuro e estão relacionadas a fatores externos.
O ambiente interno pode ser controlado, já o ambiente externo está totalmente fora do controle da organização, o que não impede de ser conhecido e monitorado. No SWOT existe a opção de atribuir um peso para cada fator e avaliar o equilíbrio desses fatores. Também pode ser definido um prazo de vigência de cada item.
– Leia também: Análise SWOT cruzada (TOWS): como aplicar essa ferramenta em seu negócio?
3. Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe)
Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que ajuda na identificação de causas raízes de problemas dentro de uma organização.
Por meio de um gráfico, é possível organizar as causas de um problema e visualizar todas as fases que acontecem antes de chegar ao problema final. Por isso, ele pode se tornar um aliado para o dia a dia de qualquer gestor.
Este método facilita a compreensão dos problemas, e também orienta na implementação de soluções, sendo essencial para a gestão da qualidade e melhoria contínua dos processos.
4. Método 5W2H
O 5W2H é uma técnica de gestão eficaz para planejar e executar tarefas. Respondendo a sete perguntas fundamentais (O quê, Quando, Quem, Onde, Por quê, Como e Quanto custa), essa ferramenta assegura que todas as facetas de uma tarefa ou projeto sejam claramente definidas e compreendidas, facilitando a execução eficiente e a comunicação entre as equipes.
Suas principais vantagens são:
- Redução de custos ao minimizar as falhas ao longo do projeto;
- Otimização de tempo;
- Foco nos objetivos e metas;
- Aumento do engajamento e sinergia entre a equipe;
- Atribuição de tarefas mais clara e assertiva;
- Mais assertividade na aplicação dos recursos;
- Tomada de decisões mais estratégica, uma vez que o cenário e o contexto se tornam mais claros;
- Agilidade na visualização das necessidades do projeto.
– Leia também: Gestão de tarefas: entenda o que é e como fazer de forma eficiente
5. Matriz GUT
A Matriz GUT é uma técnica de priorização que avalia tarefas ou problemas com base em sua Gravidade, Urgência e Tendência.
Essa metodologia ajuda os gestores a identificar quais problemas devem ser resolvidos primeiro, otimizando o uso de recursos e garantindo que os esforços sejam focados onde realmente é necessário.
6. Análise PESTALE
A análise PESTALE é uma ferramenta estratégica que avalia sete fatores externos — Políticos, Econômicos, Sociais, Tecnológicos, Ambientais, Legais e Éticos — que podem impactar a gestão Portanto, a metodologia vai estudar como esses pontos podem afetar o ambiente empresarial de forma negativa ou positiva, auxiliando na definição dos melhores caminhos a serem seguidos pelas organizações.
A ideia, então, é separar esses fatores em tópicos e, em um exercício de pesquisa e raciocínio, listar as tendências relacionadas a eles que podem ter algum reflexo no negócio. Para isso, é preciso entender quais são os elementos externos considerados relevantes para essa análise.
7. Método Kanban
O Método Kanban é uma abordagem visual para a gestão de projetos que permite controlar o fluxo de trabalho através de um quadro com cartões que representam tarefas.
Portanto, o Método Kanban se resumo a três funcionalidades:
- Administrar o curso do trabalho, já que permite que gestores ou gerentes de projetos consigam ter uma proporção do que está sendo realizado e como está o andamento da produção (se está em um ritmo lento, por exemplo);
- Saber o que já foi produzido e o que ainda falta produzir, ou seja, equilibrar os processos. Dessa forma, uma atividade não precisará ser paralisada pela ausência de outra que já era pra ter sido finalizada;
- Perceber a capacidade produtiva da equipe, limitando a quantidade de trabalho que ela deve realizar.
Esta ferramenta é extremamente eficaz em promover a transparência e a colaboração entre os membros da equipe, além de facilitar a identificação de gargalos nos processos, garantindo uma gestão ágil e eficiente.
8. Gráfico de Gantt
O Gráfico de Gantt é uma das ferramentas mais tradicionais e eficazes para a gestão de projetos. Com ele, é possível visualizar o cronograma do projeto através de barras horizontais que representam a duração de cada tarefa, interdependências entre as atividades, e o progresso alcançado.
Essa ferramenta é essencial para planejar, coordenar e rastrear as etapas de um projeto.
– Leia também: 8 ferramentas de gestão da qualidade para implantar na sua empresa
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As ferramentas de gestão de projetos mencionadas oferecem uma variedade de funcionalidades que podem ajudar a melhorar a comunicação, aumentar a eficiência, reduzir custos e otimizar a gestão de tempo dentro de sua empresa.
O software de planejamento estratégico Scopi foi criado para ajudar na implantação dessas metodologias. Nele, encontramos as principais ferramentas que auxiliam na criação de um modelo de gestão estratégica eficiente.
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