Matriz GUT: o que é e como funciona essa ferramenta? Veja exemplos

A Matriz GUT tem como princípio a priorização das demandas, de modo a proporcionar tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas. Por isso, é uma das metodologias mais utilizadas por empresas que buscam organizar e otimizar suas rotinas.

Ao longo deste artigo vamos descrever detalhadamente o método. Continue a leitura e confira:

• O que é Matriz GUT?
• Como funciona a ferramenta GUT?
• Entenda o sistema de pontuação
• Exemplo de Matriz GUT 
• Dicas de como aplicar a Matriz GUT na sua empresa
• Conte com um software de planejamento para sua Matriz GUT

O que é Matriz GUT?

A Matriz GUT, também conhecida como matriz de priorização, é uma técnica utilizada em gerenciamento de projetos como modo de identificar e priorizar tarefas e/ou problemas.

A classificação de prioridade é realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) da situação em questão.

A metodologia foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em meados dos anos 80. Na época, era utilizada como forma de resolver problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas. Havia necessidade de direcionar de forma mais estratégica os recursos organizacionais, uma vez que esses estavam limitados.

– Leia também: Diagrama de Ishikawa: o que é, quando usar e como incorporar a ferramenta na sua gestão

Como funciona a ferramenta GUT?

A metodologia faz uso de uma classificação para definir as prioridades nos projetos. Elas servem como critérios para determinar questões como impacto no projeto, prazo, orçamento e direcionamento de recursos.

Explicamos cada uma delas abaixo. Veja!

1. Gravidade (G)

A primeira classificação da Matriz GUT corresponde à gravidade da situação, ou seja, está relacionado à forma como essa tarefa/problema pode afetar a organização em curto e longo prazo.

Nesse caso, portanto, deve-se analisar todas as consequências da não realização dessa atividade. 

2. Urgência (U)

Quando falamos sobre a urgência estamos nos referindo ao prazo disponível para execução dessa demanda. Logo, estamos falando de tempo.

O mais provável é que quanto menos tempo tiver disponível, maior será a urgência dessa tarefa.

Portanto, o importante aqui é avaliar quanto tempo esse problema pode aguardar para ser resolvido e quais serão as consequências do atraso para que ela seja colocada em prática.

3. Tendência (T)

Essa classificação está relacionada com o potencial que o problema tem para evoluir ao longo do tempo. Logo, ela vai ajudar na previsão da probabilidade dela se tornar algo ainda mais grave no curto a longo prazo.

Entenda o sistema de pontuação

Agora que você já conhece as classificações da Matriz GUT, vamos entender como funciona o sistema de pontuação do conceito.

É levado em conta a classificação citada acima e eles recebem uma pontuação de 1 a 5, de acordo com o seguinte esquema:

Gravidade

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência

1. Não irá mudar;
2. Irá piorar a longo prazo;
3. Irá piorar a médio prazo;
4. Irá piorar a curto prazo;
5. Irá piorar rapidamente.

Exemplo de Matriz GUT 

Ainda está na dúvida de como aplicar a matriz de GUT? Para te ajudar a compreender com mais clareza o método, listamos a seguir um exemplo de priorização.

Aqui vamos supor que seu time de vendas esteja passando por alguns problemas e precisa de ajuda para priorizá-los. Sendo assim, a classificação pode ser feita da seguinte forma:

Logo, de acordo com o que foi apresentado no exemplo de Matriz GUT citado, o problema que merece maior atenção é o baixo índice de conversão de leads em vendas. Sendo assim, a equipe deverá focar nessa questão em primeiro lugar, buscando estratégias para resolvê-la o quanto antes.

Dicas de como aplicar a Matriz GUT na sua empresa

1. Identifique os objetivos da empresa: Antes de começar a priorizar tarefas, é importante entender os objetivos gerais da empresa e como cada tarefa contribui para esses objetivos;
2. Defina os critérios de priorização: Determine os critérios que serão usados para classificar as tarefas. Por exemplo, prazo, impacto, urgência, recursos disponíveis, etc;
3. Envolva todas as partes interessadas: Certifique-se de que todas as partes interessadas, incluindo gerentes, funcionários e stakeholders, tenham a oportunidade de contribuir com ideias e opiniões sobre a priorização das tarefas;
4. Crie a Matriz de Priorização: Use a tabela ou gráfico para representar visualmente a priorização das tarefas. Certifique-se de que todos compreendam a Matriz e como ela será usada;
5. Atualize regularmente a Matriz: A situação pode mudar rapidamente, então é importante revisar e atualizar a Matriz de Priorização regularmente para garantir que a equipe esteja sempre trabalhando nas tarefas mais importantes;
6. Comunique a priorização a todos: Certifique-se de que todos na empresa compreendam as prioridades e como elas afetam seu trabalho. Isso pode ajudar a garantir que a equipe esteja alinhada e trabalhando de forma eficiente.

– Leia também: Matriz de Eisenhower: saiba o que é e como funciona essa ferramenta

Conte com  um software de planejamento para sua Matriz GUT

Com o Scopi é possível fazer a análise de cenários usando a ferramenta GUT, além disso, você pode definir e monitorar as metas da sua equipa e  acompanhar a execução das ações que são planejadas para alcançar metas.

Enfim, há vários recursos que permitem acompanhar todo o fluxo da sua estratégia. Para saber mais, agende uma demonstração gratuita do nosso software de gestão estratégica e veja, na prática, como ele pode te ajudar!

– Leia também: Planejamento estratégico: o que é e como fazer [Guia Completo]