Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar tarefas com essa metodologia

Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar tarefas com essa metodologia

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta muito útil para quem não consegue tomar decisões e priorizar tarefas com efetividade. Em resumo, se você é uma pessoa preocupada e tem dificuldade de organizar seus afazeres, essa é a solução ideal para seu negócio.

No dia a dia das empresas, é comum que todos tenham muito o que fazer. São vários e-mails para responder, colegas que necessitam de sua ajuda e decisões a tomar.

Para muitos gestores, o desafio começa na hora de criar o planejamento estratégico. Mas existem soluções e ferramentas que facilitam tudo isso.

Continue a leitura para entender mais sobre o assunto e aprender de vez por todas a priorizar tarefas. Até o final do artigo confira:

  • O que é e como funciona a Matriz de Eisenhower?
  • Quais são os eixos da Matriz de Eisenhower?
  • Quais as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower?
  • Como usar essa ferramenta no seu dia a dia?
  • Como gerenciar tarefas com  mais eficiência?

O que é e como funciona a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower foi criada pelo 34° presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Trata-se de uma ferramenta usada para priorizar tarefas e orientar os processos que envolvam a tomada de decisão nas empresas.

Com base nisso, podemos definir essa ferramenta como um meio de categorizar as atividades que necessitam ser realizadas conforme critérios de urgência e importância.

O objetivo da Matriz de Eisenhower é priorizar tarefas que são importantes e urgentes.  Ou seja, essa solução promove uma espécie de triagem dos seus deveres, evitando que você perca tempo com atividades pouco importantes e menos urgentes.

Aquelas que são consideradas importantes são as que estão diretamente ligadas ao alcance de algum objetivo. Por apresentarem caráter de urgência, se ligam ao prazo determinado para a sua realização.

Tendo isso em mente, compete à Matriz de Eisenhower organizar melhor seu cotidiano. Tudo isso para que você possa dar maior ênfase às atividades de maior importância e urgência. O que vai, dessa forma, impactar positivamente na produtividade.

– Leia também: ICE Score: entenda como funciona e como aplicar essa metodologia

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

Quais são os eixos da Matriz de Eisenhower?

Podemos elencar os eixos da Matriz de Eisenhower da seguinte maneira:

  • Urgente e importante: devem ser realizadas antes de quaisquer outras. Aqui ficam as tarefas que devem ser entregues ainda hoje, como uma parte de um projeto;  
  • Importante, mas não urgente: tarefas que podem ser agendadas para um outro momento. Nessa situação, é preciso definir um horário para fazê-las posteriormente, após resolver tudo que estiver pendente;  
  • Urgente, mas não importante: tarefas que podem ser delegadas a terceiros. São urgentes, mas a sua execução pode ser feita por um colega ou colaborador;
  • Nem urgente, nem importante: atividades como assistir um programa de TV, por exemplo, ou deletar e-mails de serviços que você não solicitou. Apenas os três primeiros incluem atividades que precisam de realização.

Quais as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower?

Essa ferramenta conta com algumas vantagens e desvantagens. A seguir, você saberá quais são.

1. As vantagens da Matriz de Eisenhower

Uma das principais vantagens da Matriz de Eisenhower é a facilidade de implementação. Isso porque não existe necessidade de comprar um pacote de software caro e não é preciso gastar muito tempo produzindo sua matriz.

De modo geral, a matriz de prioridades possibilita que você otimize seu gerenciamento de tempo determinando prioridades claras e precisas.

Isso é notadamente eficaz para pessoas em cargos de administração ou propriedade. Também é eficiente para pessoas que atuam em vários projetos ou que tenham clientes diferentes ao mesmo tempo.

Vantagens da Matriz de Eisenhower

2. As desvantagens da Matriz de Eisenhower

Há algumas desvantagens associadas à ferramenta. Muitas vezes não é tão simples definir a importância de uma tarefa com precisão.

Isso quer dizer que você pode acabar delegando uma atividade ao recurso errado e experimentar uma queda de qualidade. Além do mais, é interessante lembrar que talvez nem sempre é viável agir imediatamente quando você lida com tarefas urgentes.

Como usar essa ferramenta no seu dia a dia?

Para utilizar essa ferramenta, dedique alguns minutos para identificar quais atividades pendentes se encaixam nos quadrantes da sua tabela. Por isso, é interessante que você crie o hábito de realizar o preenchimento da Matriz de Eisenhower no começo da semana ou ao final de um dia de trabalho. 

Dessa forma, a rotina não pega você a partir de imprevistos, visto que já sabe o que está agendado para o dia — ou a semana — seguinte. Porém, é importante acompanhar algumas dicas para não errar no planejamento:

  • Se tiver dificuldades para priorizar as tarefas, escreva todas e avalie quais delas fazem parte dos respectivos quadrantes;
  • Dedique-se a aprender qual volume específico de atividades necessitam para cada quadrante;
  • Jamais misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela, a fim de evitar confusão;
  • Evite as distrações ao realizar as tarefas prioritárias.

É importante dedicar um intervalo de tempo, entre as atividades, para fazer aquelas que são paralelas, permitindo um pouco de distração. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o seu trabalho.

– Leia também: Matriz GUT: o que é e como funciona essa ferramenta?

Como gerenciar tarefas com  mais eficiência?

O uso da tecnologia é a melhor opção quando se fala em gerenciamento de tarefas. As ferramentas tecnológicas  proporcionam ganhos de agilidade, segurança e eficiência.  

Uma destas ferramentas que é uma referência no Brasil quando o assunto é planejamento estratégico com gestão de projetos e tarefas é o Scopi

Nele é possível classificar as tarefas (atividades, ações) conforme o nível de prioridade (Urgente e importante; Importante, mas não urgente; Urgente, mas não importante; Nem urgente, nem importante)

Para conhecer tudo que o software de planejamento estratégico Scopi oferece, tanto no controle de atividades operacionais como estratégicas,  agende uma demonstração. Especialistas irão navegar pelo software e mostrar como ele pode ajudar uma empresa a fazer aquilo que realmente interessa e, principalmente, o que é prioritário. 

Banner para demonstração gratuita do Scopi

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *