Existem uma série de modelos de plano de ação que podem ser utilizados no planejamento estratégico do seu negócio. Para ter resultados satisfatórios é fundamental que você encontre o modelo adequado para suas necessidades e saiba como implementá-lo com eficiência.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para apontar alguns dos modelos de plano de ação mais utilizados entre as organizações, além de apontar dicas de como aplicá-lo na rotina organizacional. Continue a leitura e fique por dentro.
O que é plano de ação?
Um plano de ação é um documento onde devem ser registradas informações sobre tarefas a serem feitas. A ideia é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores.
Portanto, um plano de ação é uma força organizada e metódica de definir quais projetos e ações devem ser feitas, quais os responsáveis por cada uma delas, como será o workflow, quais serão os indicadores de sucesso para cada uma, entre outras necessidades.
Além disso, deve-se prever no documento também eventuais riscos e seus respectivos planos de contingência, de maneira a evitar imprevistos que atrasem o cronograma.
Informações importantes em um documento de plano de ação
Para a elaboração de um plano de ação, deve-se incluir informações como:
- Descrição da ação em si;
- Prazos para início e fim de cada atividade;
- Designação de pessoas responsáveis por cada tarefa;
- Orçamento disponível;
- Previsão de riscos e planos de contingência.
Importância do plano de ação
O plano de ação é fundamental para apontar para a equipe exatamente o que precisa ser feito e como isso deve ser realizado. Deixar isso claro contribui para tornar a rotina mais organizada, além de controlar o fluxo de tarefas na empresa.
Além disso, o plano de ação, que pode ser chamado também de plano de atividades, contribui para a melhoria da produtividade entre a equipe. Isso porque todos já estão cientes das suas responsabilidades e sabem exatamente como realizar a tarefa. Portanto, o plano se torna uma ferramenta para otimizar o tempo.
Outro ponto interessante do plano de ação é quando os resultados estão abaixo do esperado. Com a definição da estratégia correta e sua estruturação, pode-se encontrar o ponto frágil dentro do organograma. Isso permite agir diretamente no foco do problema, corrigindo as ações que precisam de ajustes.
– Leia também: 6 dicas para planejar um gerenciamento de projetos de sucesso
Modelos de plano de ação
Existem diversas metodologias que podem funcionar na gestão empresarial. Listamos abaixo alguns exemplos dos modelos de plano de ação mais utilizados no mercado atualmente. Veja:
5W2H
A metodologia 5W2H pode ser descrita como um tipo de checklist que serve para direcionar as atividades de forma mais eficiente.
Essa ferramenta propõe sete diretrizes para minimizar dúvidas sobre a execução de uma atividade. A sigla em inglês corresponde a:
- What (O que será feito?);
- Why (Por que essa atividade será executada? Isto é, qual objetivo pretende-se atingir?);
- Where (Onde o trabalho será realizado?);
- When (Quando será feito? Quais são as datas de início e término do ciclo?);
- Who (Quem será a pessoa responsável pela atividade?);
- How (Como o procedimento será conduzido? Quais são as ações específicas para concluir a tarefa?);
- How much (Quanto vai custar? Qual será o orçamento disponível?).
Portanto, quando for utilizar a metodologia em seu planejamento estratégico ou em qualquer outra ação realizada pela sua empresa, você deverá responder a essas sete perguntas.
PDCA
Essa ferramenta é utilizada para promover melhorias contínuas nos procedimentos de produção através de um circuito composto por quatro etapas.
O PDCA trata-se da sigla para Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir).
O objetivo principal é ajudar não apenas a entender como surge um problema, mas também qual a solução ideal para ele. Para isso é necessário focar na causa e não somente em suas consequências.
Entenda quais são as etapas:
- P – Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;
- D – Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;
- C – Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;
- A – Finalmente, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.
Aproveite e leia neste texto dicas de como implementar o ciclo PDCA em sua empresa.
Matriz GUT
A matriz GUT tem como princípio a priorização das demandas, de modo a proporcionar tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas. Por isso, é uma das metodologias mais utilizadas por empresas que buscam organizar e otimizar suas rotinas.
A classificação de prioridade é realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) da situação em questão.
Entenda melhor como funciona o sistema de classificação da matriz GUT neste artigo.
10 dicas para criar um plano de ação eficiente
Abaixo listamos algumas boas práticas que ajudam na elaboração de um plano de ação eficiente. Confira:
1. Conheça os rumos da empresa
Antes de mais nada, compreenda claramente os objetivos estratégicos e a filosofia organizacional do seu negócio. Defina a visão, missão e valores. Essa compreensão profunda guiará todas as decisões futuras, e consequentemente direciona seus planos de ação.
2. Identifique as ações necessárias
Com os objetivos em mente, elenque as ações necessárias para alcançá-los. Assim como em uma viagem, a definição do trajeto é fundamental para o sucesso do plano.
3. Planeje as ações
Chegou o momento de colocar em prática o plano de ação. Use metodologias como as indicadas acima, como o 5W2H ou PDCA para definir tarefas, responsáveis e prazos.
4. Acompanhe e monitore
Supervisione a execução do plano de ação, esteja pronto para ajustes conforme o andamento do processo. O diálogo com os gestores de cada setor é fundamental para compreender e lidar com possíveis obstáculos.
5. Analise os resultados
Finalizando o plano de ação, compare os resultados obtidos com as expectativas iniciais. Aprenda com erros e acertos para aprimorar os processos em projetos futuros.
– Leia também: Estratégia organizacional: entenda sua importância e principais tipos
6. Vincule planos aos objetivos estratégicos
Garanta a conexão entre seus planos de ação e os objetivos estratégicos do negócio. Defina prioridades e organize as ações.
7. Defina metas e indicadores
Estabeleça metas alcançáveis e indicadores que permitam o acompanhamento do progresso. Além disso, garanta que todos os colaboradores compreendam suas responsabilidades.
8. Monitore a execução
Fique de olho na execução do plano de ação. Esteja preparado para fazer alterações quando necessário e mantenha todos os envolvidos atualizados.
9. Analise os resultados
O monitoramento contínuo e a análise dos resultados são vitais para o sucesso do plano de ação. Portanto, esteja atento aos avanços e áreas de melhoria.
10. Utilize um softwares de planejamento estratégico
A tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. O uso de softwares como o Scopi pode simplificar a gestão e o acompanhamento do plano de ação.
Com o Scopi você consegue fazer o diagnóstico estratégico e identificar riscos, além de acompanhar os principais indicadores do seu negócio. Outras funções como gestão de processos, projetos e tarefas também estão disponíveis.
O Scopi avisa quando algo está por vencer ou atrasado e tem um APP que permite acessar as informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
Aproveite para conhecer mais sobre o software Scopi e tenha o seu modelo de gestão estratégica estruturado.
