Modelos de plano de ação: confira exemplos e entenda de vez o documento

Neste artigo você verá:

• O que é plano de ação? 
• Informações importantes presentes no documento
• Importância do plano de ação
• Modelos de plano de ação
• 10 dicas para utilizar modelos de plano de ação de forma eficiente

Existem uma série de modelos de plano de ação que podem ser utilizados no planejamento estratégico do seu negócio. E para ter resultados satisfatórios você precisa encontrar o modelo adequado para suas necessidades e saber como implementá-lo com eficiência.

Dessa forma, elaboramos este artigo para apontar alguns dos modelos de plano de ação mais utilizados entre as organizações, além de outras informações importantes sobre o assunto.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um documento onde devem ser registradas informações sobre tarefas a serem feitas. A ideia é padronizar o trabalho, de maneira a criar uma rotina para os colaboradores.

Portanto, um plano de ação é uma força organizada e metódica de definir quais projetos e ações devem ser feitas, quais os responsáveis por cada uma delas, como será o workflow, quais serão os indicadores de sucesso para cada uma, entre outras necessidades.

Além disso, deve-se prever no documento também eventuais riscos e seus respectivos planos de contingência, de maneira a evitar imprevistos que atrasem o cronograma.

Quais informações importantes devem estar presentes no documento?

Para a elaboração de um plano de ação, deve-se incluir informações como:

• Descrição da ação em si;
• Prazos para início e fim de cada atividade;
• Designação de pessoas responsáveis por cada tarefa;
• Orçamento disponível;
• Previsão de riscos e planos de contingência.

Importância do plano de ação

O plano de ação é fundamental para apontar para a equipe exatamente o que precisa ser feito e como isso deve ser realizado. Deixar isso claro contribui para tornar a rotina mais organizada, além de controlar o fluxo de tarefas na empresa.

Além disso, o plano de ação, que pode ser chamado também de plano de atividades, contribui para a melhoria da produtividade entre a equipe. Isso porque todos já estão cientes das suas responsabilidades e sabem exatamente como realizar a tarefa. Portanto, o plano se torna uma ferramenta para otimizar o tempo.

Outro ponto interessante do plano de ação é quando os resultados estão abaixo do esperado. Com a definição da estratégia correta e sua estruturação, pode-se encontrar o ponto frágil dentro do organograma. Isso permite agir diretamente no foco do problema, corrigindo as ações que precisam de ajustes.

– Leia também: 7 indicadores de produtividade para acompanhar na sua empresa

Modelos de plano de ação

Existem diversas metodologias que podem funcionar na gestão empresarial, nesse sentido, basta identificar qual se adapta melhor a realidade da sua empresa.

5W2H

A metodologia 5W2H pode ser descrita como um tipo de checklist que serve para direcionar as atividades de forma mais eficiente.

Essa ferramenta propõe sete diretrizes para minimizar dúvidas sobre a execução de uma atividade. A sigla em inglês corresponde a:

• What (O que será feito?);
• Why (Por que essa atividade será executada? Isto é, qual objetivo pretende-se atingir?);
• Where (Onde o trabalho será realizado?);
• When (Quando será feito? Quais são as datas de início e término do ciclo?);
• Who (Quem será a pessoa responsável pela atividade?);
• How (Como o procedimento será conduzido? Quais são as ações específicas para concluir a tarefa?);
• How much (Quanto vai custar? Qual será o orçamento disponível?).

Portanto, quando for utilizar a metodologia em seu planejamento estratégico ou em qualquer outra ação realizada pela sua empresa, você deverá responder a essas sete perguntas.

PDCA

O PDCA é uma ferramenta utilizada para promover melhorias contínuas nos procedimentos de produção através de um circuito composto por quatro etapas.

O PDCA trata-se da sigla para Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir).

O objetivo principal é ajudar a entender e o problema e qual a solução ideal para ele. Para isso é necessário focar na causa e não somente em suas consequências.

Entenda quais são as etapas:

• P – Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;
• D – Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;
• C – Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;
• A – Finalmente, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.

Matriz GUT

A matriz GUT tem como princípio a priorização das demandas, de modo a proporcionar tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas. Por isso, é uma das metodologias mais utilizadas por empresas que buscam organizar e otimizar suas rotinas.

A classificação de prioridade é realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) da situação em questão.

– Leia também: Plano de ação e planejamento estratégico: diferenças e como eles se complementam

10 dicas para utilizar modelos de plano de ação de forma eficiente

Conheça algumas das boas práticas para utilizar modelos de plano de ação de forma eficiente:

1. Conheça os rumos da empresa

Antes de qualquer coisa, é preciso compreender com clareza os objetivos estratégicos e a filosofia organizacional do negócio, incluindo visão, missão e valores já definidos. Esse entendimento funciona como uma bússola: orienta cada decisão tomada ao longo do caminho e evita que o plano de ação se desconecte do que a empresa realmente busca alcançar.

2. Identifique as ações necessárias

Com os objetivos claros, o próximo passo é levantar quais ações concretas levarão até eles. É como planejar uma viagem: sem definir o trajeto e as paradas ao longo do caminho, é fácil se perder ou desperdiçar tempo com desvios desnecessários.

3. Estruture o plano com uma metodologia

Coloque as ideias no papel de forma organizada. Metodologias como o 5W2H ou o PDCA ajudam a detalhar tarefas, responsáveis e prazos com precisão, reduzindo ambiguidades que costumam gerar retrabalho mais adiante.

4. Acompanhe a execução de perto

Supervisione o andamento do plano, porque assim você consegue identificar obstáculos antes que eles comprometam o cronograma. Manter um diálogo constante com os gestores de cada setor também ajuda a antecipar problemas e a decidir ajustes com mais agilidade, em vez de descobri-los só no relatório final.

5. Vincule o plano aos objetivos estratégicos

Um plano de ação sem conexão direta com os objetivos da empresa corre o risco de virar apenas uma lista de tarefas soltas. Nesse sentido, garanta essa vinculação, ajude a organizar prioridades e a justificar por que cada ação importa dentro do panorama maior do negócio.

6. Defina metas e indicadores claros

Estabelecer metas alcançáveis e KPIs bem definidos é o que transforma intenções em progresso mensurável. Além disso, também é importante que cada colaborador entenda exatamente sua parte na responsabilidade coletiva pelo resultado.

– Leia também: Qual a diferença entre metas e objetivos e como defini-los na sua empresa

7. Mantenha todos os envolvidos informados

Além de monitorar internamente, é importante que a equipe como um todo saiba em que ponto o plano está. Por isso, comunique as mudanças de rota, atrasos e conquistas evita ruídos e mantém o engajamento de quem executa as tarefas no dia a dia.

8. Compare resultados com as expectativas iniciais

Ao final de cada ciclo, meça o que foi entregue frente ao que havia sido planejado. Essa comparação revela lacunas entre intenção e execução, servindo de base para entender o que funcionou e o que precisa ser revisto.

9. Transforme aprendizados em melhoria contínua

Mais do que registrar acertos e erros, é importante usar essas informações para refinar processos futuros. Um plano de ação bem-sucedido de hoje pode se tornar ainda mais eficiente na próxima rodada, se os aprendizados forem realmente incorporados.

10. Utilize um software de planejamento estratégico

Contar com ferramentas como o Scopi simplificam a gestão e o acompanhamento do plano de ação, pois assim as tarefas, prazos e indicadores ficam centralizadas em um único ambiente, reduzindo a dependência de planilhas dispersas e facilitando o monitoramento em tempo real.

Como o Scopi pode te ajudar nesse processo?

Com o Scopi você consegue fazer o diagnóstico estratégico e identificar riscos. Além disso, você consegue acompanhar os principais indicadores do seu negócio e também contar com outras funções como gestão de processos, gestão de projetos e tarefas também estão disponíveis.

O Scopi avisa quando algo está por vencer ou atrasado e tem um APP que permite acessar as informações a qualquer momento e de qualquer lugar.

Perguntas frequentes

Por que um plano de ação falha mesmo bem elaborado?

Geralmente por falta de acompanhamento. Definir tarefas e prazos não é suficiente, sendo necessário monitorar a execução, comparar o previsto com o realizado e ajustar quando necessário.

Como vincular o plano de ação aos objetivos estratégicos da empresa?

Cada ação deve estar conectada a uma meta ou objetivo estratégico específico, por que se não existir essa ligação, o plano vira uma lista de tarefas soltas, sem relação com os resultados que a empresa busca.

Qual a diferença entre 5W2H e PDCA?

O 5W2H estrutura o plano em si, respondendo o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa. Já o PDCA é um ciclo de melhoria contínua (planejar, fazer, verificar e agir) que pode ser aplicado sobre o plano já estruturado.

Quando usar a Matriz GUT num plano de ação?

Quando há várias ações concorrendo por atenção e recursos. Ou seja, a Matriz GUT prioriza pela gravidade, urgência e tendência de cada problema, ajudando a decidir o que resolver primeiro.