Com tudo que presenciamos em 2020, na esperança de um ano melhor, podemos dizer que 2021 finalmente está chegando. O ano de 2020 ficará na história por ser o ano da pandemia de Covid-19. Foi um caos em termos de saúde e economia em todo o mundo. Muitas empresas quebraram, muitos ficaram desempregados. O setor do turismo, por exemplo, parou. E o mais dramático de tudo, milhares de pessoas morreram.
Vamos entrar em 2021 ainda num quadro de pandemia, mas com forte tendência de redução dos níveis de contaminação com o início do processo de vacinação, conforme os órgãos de saúde estão prevendo. Por consequência, a confiança numa retomada da economia se instala e se tem uma nova perspectiva para investimentos e aumento do consumo. Estima-se que há uma demanda reprimida, na medida em que muitos consumidores adiaram compras e investimentos durante a pandemia. No Brasil já há setores apresentando bons sinais de recuperação, como é o caso do setor de materiais de construção.
Se por um lado as expectativas para 2021 são boas na comparação com 2020, a concorrência deverá ser intensa. As empresas vão querer fazer de tudo para compensar as perdas de 2020. Aquelas que melhor se preparem, ou seja, pensarem nas melhores estratégias e souberem colocá-las em prática serão mais competitivas. Mais do que nunca, criar um bom planejamento estratégico é recomendado. Quem já possui, o momento é propício para uma revisão para aproveitar o novo cenário que se avizinha. A seguir um breve roteiro para criar ou revisar o planejamento estratégico de 2021:
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1 – Analisando o ambiente interno e externo
A transição de um ano para o outro representa um fim e um recomeço. Momento de colocar na balança o que se fez e o que se deixou de fazer. O que deu certo e o que deu errado? E, principalmente, pensar no porquê. As dificuldades enfrentadas devem ter nos ensinado muitas coisas.
Mesmo que a pandemia tenha pego todos de surpresa, se saíram melhor aqueles que estavam mais estruturados. Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), desde o início da Pandemia de Covid-19 até julho de 2020 cerca de 522 mil empresas brasileiras fecharam as portas dos mais diversos setores. Entretanto, outras empresas dos mesmos setores cresceram.
Um ponto de partida para elaborar as estratégias é fazer um estudo de cenários, através da tradicional e eficiente Matriz SWOT. Ferramenta que nos permite analisar as forças (Strenghts) e as fraquezas (Weaknesses), olhando para dentro da organização e analisar as oportunidades (Opportunities) e as ameaças (Threats), olhando para o mercado. Assim, saberemos em que contexto nos encontramos, tanto interno, como externo.
2 – (Re)definindo a filosofia e os objetivos estratégicos
Depois de saber onde estamos, através de avaliar os cenários, chegou a hora de (re)definir a filosofia e os objetivos estratégicos. Normalmente, a filosofia se mantém com pequenas alterações, conforme o caso, mas, o mais importante, é reafirmá-la perante os integrantes da organização. Pode parecer inútil, por ser teórico, mas não é.
A filosofia está na base de toda a organização. Podemos dizer que ela dá a sustentação às relações existentes na empresa. Estamos falando dos valores, da missão e da visão de futuro, ou seja, onde e com quem queremos chegar. Na sequência, vamos aos objetivos estratégicos, que correspondem a um desdobramento da visão de futuro.
Há empresas que definem objetivos de mais longo prazo, 2, 3, 5 anos, outras objetivos com períodos mais curtos, de 1 ano ou alguns meses. Aqui não temos o que é certo ou errado. Temos uma busca pela realização de sonhos possíveis de serem alcançados, porque foram pensados, avaliados e estão serão viabilizados através dos planos de ações.
3 – (Re)definindo e distribuindo as metas
Enquanto um objetivo é o alvo qualitativo que desejamos alcançar, a meta é o alvo quantitativo e mais específico, que irá indicar se estamos ou não atingindo o objetivo. A título de exemplo, o objetivo pode ser: querer crescer. A meta: quanto eu quero crescer. Não se esqueça que a meta deve ser:
- ESPECÍFICA: bem detalhada e clara, para que não tenha interpretações equivocadas;
- MENSURÁVEL: Quantificada de alguma forma, seja em valores, percentual, quantidades, entre outras unidades de medida;
- ATINGÍVEL: Possível de ser atingida, para não desestimular;
- RELEVANTE: Deve ter importância e impacto significativo;
- TEMPORAL: Deve ter um período para iniciar e terminar.
É importante destacar que as metas devem ser distribuídas entre as equipes de trabalho e, desta forma, comprometer e engajar os responsáveis. Também deve ser periodicamente monitorada.
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4 – Promover a Participação nos Lucros e Resultados (PLR)
A equipe está motivada? O que está sendo feito para motivar a equipe?
Ter uma análise de cenários bem construída, metas definidas e ações planejadas e distribuídas aos responsáveis, ainda não é o suficiente. Todo o planejamento fica comprometido se a equipe não estiver alinhada e motivada.
Além da transparência e ações de integração da equipe através de reuniões de avaliação, é bom adotarmos um programa de recompensa financeira. A PLR é uma excelente prática.
Para montar é possível usar planilhas ou softwares especializados. O Scopi é um deles. Nele você consegue fazer a composição da PLR de cada funcionário, definindo o percentual que cada meta representa, e acompanhar o percentual cada um está atingindo.
5 – Colocando em prática o planejamento
Bem, para que as metas e os objetivos sejam conquistados, precisamos planejar o que faremos, quanto custa fazer, quem fará e quando fará. São os planos de ações, também conhecidos como projetos e processos. Cada um alinhado ao seu objetivo estratégico. Numa definição simplificada, o projeto tem um fim e o processo se renova em ciclos. Ambos são compostos por um conjunto de ações. Lembrando que muitos projetos podem se transformar em processos ao serem concluídos.
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São os planos de ações que dão vida ao planejamento. É o lado prático quando a execução precisa ser acompanhada sistematicamente. Aqui entra o processo de gestão do planejamento. Reuniões mensais, semanais e até diárias são realizadas e para verificar o que foi feito e o que falta fazer. Se está dentro ou fora do prazo previsto. Caso aconteça algum atraso, ou uma previsão de atraso, medidas poderão ser tomadas para evitar que o prazo final de entrega fique comprometido e não possa ser cumprido.
Dica: A importância das reuniões no acompanhamento das metas do planejamento estratégico
Para ganhar agilidade e um melhor nível de assertividade, o monitoramento dos projetos, compartilhado entre os stakeholders (nome dado as pessoas participantes do projeto) é fundamental.
E aí, o que falta para você planejar 2021?
Não esqueça: não há momento melhor do que esse para criar ou revisar o seu planejamento estratégico. Mais do que definir novas metas, vale também analisar cenários e priorizar ações. Podemos dizer que 2021 será um ano muito diferente, com muitas mudanças, afinal, estamos saindo de um ano turbulento com desafios que mostraram o quanto é importante estar preparado para acontecimentos que podem nos pegar de surpresa. Agora, se você já tem um planejamento, as consequências negativas de uma pandemia, por exemplo, se não evitadas, podem ser amenizadas.
Por fim, lembramos que há tecnologias que auxiliam não só a construção do planejamento estratégico como também todo o acompanhando trazendo ganhos de qualidade e produtividade. O Scopi é uma delas.
