A importância das reuniões no acompanhamento das metas do planejamento estratégico

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Vamos começar este texto salientando uma coisa: Os indicadores (KPIs) e as metas do planejamento estratégico não podem ser menosprezados.

Como o próprio nome diz, os indicadores apontam se os objetivos estratégicos estão sendo realmente alcançados. Sem eles, é “navegar no escuro”.

As reuniões semanais e mensais são essenciais para o imprescindível acompanhamento das metas do planejamento estratégico. Nelas, você vai conseguir analisar o que foi feito, que resultado gerou e o que vem pela frente.

As reuniões também têm um papel essencial no alinhamento e engajamento da equipe de trabalho.

Aqui não vamos falar apenas na reunião do “alto escalão”, dos diretores e sócios de uma empresa: vamos tratar também das reuniões de equipe, normalmente realizadas uma vez por semana, com horário determinado para iniciar e terminar.

Vamos ver rapidamente para quê serve cada uma deles.

Reunião de Diretoria

Reúne os principais gestores da empresa. Tem foco em indicadores e metas de negócio que apontam para onde a empresa está indo, como um todo.

É a reunião do MACRO, podendo desdobrar ao MICRO.

De um indicador mais abrangente para um indicador mais específico. Nela, são discutidos indicadores como:

  • Lucro
  • Receita
  • Despesas
  • Vendas
  • Satisfação do cliente

Reunião de Equipe

Reúne a força de trabalho de uma empresa. Em geral, cada setor (time) realiza a sua reunião nas segundas feiras. É a reunião que avalia o MICRO. Analisa a evolução dos indicadores do mês corrente, por responsável, tratando também os desvios.

São analisados indicadores de:

  • Produtividade,
  • Evolução dos projetos,
  • Eficiência dos processos.

É hora de apertar parafusos

Toda vez que você monta um planejamento estratégico e acredita que ele vai fazer tudo sozinho, como uma máquina de lavar roupa, você joga o seu investimento no lixo.

Ao montar um plano de ações (projeto ou processo), é preciso monitorar metas do planejamento estratégico e os resultados alcançados e sempre que constatar que algo não vai bem, é necessário fazer ajustes.

Por falar em máquina de lavar, o planejamento, por outro lado, não deixa ser uma máquina, no sentido de que requer manutenção preventiva e corretiva.   

Periodicamente, nós temos que verificar se está tudo funcionando bem.

Às vezes, ela para de funcionar e percebemos que os parafusos estão soltos. É hora de apertá-los para que a máquina não pare de vez!

O ajuste de desvio nos indicadores é o famoso “apertar parafusos”, como nós costumamos dizer.

E como faço para apertar parafusos? Nós sabemos:

  • Monitore os indicadores comparando o realizado com metas do planejamento estratégico que foram estabelecidas.
  • Nos indicadores que estão abaixo da meta identificar as causas e definir ações corretivas.
  • Deixe claro que a meta de um integrante da equipe é a meta da empresa toda, pois se ela não for atingida, impactará no resultado de todos.

Tenha a melhor ferramenta de acompanhamento

metas do planejamento estratégico
Gráfico gerado pelo Sistema Scopi: propostas realizadas X negócios fechados

 

Usar o Excel ou o Powerpoint deixa a reunião “meio morta”. A softwares de planejamento que são dinâmicos. Permitem desdobrar os objetivos em metas de uma maneira bem fácil.

Além disso, possibilitam simulações que podem ser feitas na hora.

Outra vantagem é a facilidade de integrar as partes do planejamento e a equipe de trabalho. Um deles é o Scopi, que tem tudo num só lugar e é muito fácil de usar.

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Se quiser saber um pouco mais sobre Planejamento estratégico, leia nosso blog e aproveite o conteúdo que preparamos semanalmente.

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