Já falamos no blog do Scopi como é importante definir os indicadores-chave de performance – os KPIs – da sua empresa. Porém, apenas a definição deles atrelados ao planejamento estratégico não é o suficiente, é preciso fazer a gestão destes indicadores.
Afinal, sua empresa precisa utilizar esses dados de forma estratégica, não é mesmo? Neste artigo, vamos mostrar como a gestão correta dos indicadores pode impactar positivamente no futuro do seu negócio.
Ao longo do artigo você vai saber sobre:
- o que é gestão de indicadores;
- qual sua importância para o planejamento estratégico;
- como implantar a gestão de indicadores;
- exemplos de indicadores;
- benefícios da gestão de indicadores.
Continue a leitura para compreender passo a passo como fazer a gestão!
O que é gestão de indicadores
Antes de tudo, vamos começar refrescando a memória a respeito do papel dos indicadores. Os indicadores-chave de desempenho são uma ferramenta de gestão que auxilia empresas a mensurar os resultados de setores e da operação inteira. Eles podem ser em quantidades, percentuais, coeficientes.
Porém, para que resultados apareçam, planos de ações precisam ser colocados em prática. E para saber como estamos indo precisamos acompanhá-los sistematicamente fazendo a gestão de indicadores. Ela irá demonstrar se estamos alcançando as metas e caminhando em direção aos nossos objetivos estratégicos.
Em resumo, a gestão de indicadores é o monitoramento de dados que demonstrem que a execução das atividades de uma empresa está andando corretamente. Com um bom monitoramento podemos otimizar a gestão empresarial, aumentar a produtividade da equipe e fornecer produtos ou serviços com mais qualidade ao mercado.
Mas quando se trata de indicadores, não há espaço para achismos. Os dados são tangíveis e reais. E isso é extremamente importante pois, esses dados irão embasar as tomadas de decisões futuras, fornecendo insights assertivos que podem auxiliar tanto na melhoria dos processos atuais, como na visualização de novas oportunidades de crescimento. Como Peter Drucker já dizia:
“O que pode ser medido, pode ser melhorado.”
Por fim, é importante ressaltar que o acompanhamento dos indicadores precisa fazer parte da cultura da empresa, ser uma rotina. E para chegar lá, é preciso conquistar a adesão de todos os colaboradores. É sobre isso que falaremos em breve! Mas, antes, pausa para o planejamento!
A importância da gestão de indicadores para o planejamento
O planejamento estratégico é um processo sistêmico que auxilia empresas no alcance de seus objetivos e metas. Para acompanhar as metas e a efetividade dos planos de ações, a implantação da gestão de indicadores é fundamental.
Leia também: Planejamento estratégico: tudo que você precisa saber
Por isso, é importante que os indicadores utilizados na gestão estejam totalmente alinhados com o planejamento estratégico da empresa. Só pra exemplificar, imagine uma empresa que tem como objetivo aumentar em 30% o volume de vendas do produto x. De nada adianta dar ênfase às vendas do produto y, não é mesmo?
Nesse sentido, gestão dos planos de ações, ou projetos, e gestão de indicadores precisam andar juntos. Os dados gerados serão úteis e servirão para analisar investimentos, lançar novos produtos, mudar o discurso de vendas, aumentar o time, entre outras ações estratégicas.
Como implantar a gestão de indicadores
Entretanto, para que a gestão funcione de forma assertiva, é preciso definir um método claro de acompanhamento. No passo a passo a seguir, vamos mostrar como implantar e fazer a gestão virar rotina.
1. Defina seus indicadores
Aliás, parece ser óbvio, mas não custa lembrar, não há planejamento estratégico sem metas e sem uma gestão de indicadores que possa mostrar se as metas estão sendo atingidas. Então primeiramente precisamos escolher bem quais indicadores (KPIs) vão melhor espelhar a realidade do meu negócio. Repetindo, devem estar 100% alinhados com o planejamento estratégico como um todo.
Dessa forma, para definir os indicadores e alinhá-los aos objetivos estratégicos, nada melhor do que utilizar o método SMART (específico, mensurável, atingível, realista e tangível). Feito isso, classifique os indicadores em níveis de relevância (estratégicos, táticos e operacionais). Depois é preciso definir quem serão os responsáveis pelos respectivos indicadores e definir as metas de cada um.
2. Escolha um software de gestão de indicadores
Atualmente, com os avanços da tecnologia, ficou muito mais fácil acompanhar os resultados das ações da sua empresa. Softwares de gestão de indicadores como o Scopi podem auxiliar em todo o processo, emitindo relatórios precisos sobre as ações e apresentando os números no formato de dashboards, facilitando a visualização nas reuniões de acompanhamento.
Assim, com o auxílio de integrações com outros sistemas utilizados pela empresa, alguns indicadores podem inclusive ser alimentados de forma automática e em tempo real. Tudo isso torna a gestão mais rápida e assertiva.
Além disso, investir em um software de gestão de indicadores também traz mais produtividade para a equipe. Com a automação, não há necessidade de alimentação manual de planilhas e as informações ficam centralizadas em um só lugar, facilitando o acesso a qualquer momento e de qualquer lugar, já que a grande maioria dos softwares possuem também aplicativo para monitoramento, como é o caso do Scopi.
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3. Reuniões de monitoramento
Em seguida, depois de montar os indicadores em um sistema de gestão de indicadores, chegou o momento de acompanhar a evolução dos resultados. É quando entram as reuniões de acompanhamento.
Assim, a chave para o sucesso de uma boa gestão de indicadores é tornar o monitoramento uma rotina. Como diz o filósofo Aristóteles, em outras palavras, a excelência se conquista pelo hábito. No nosso caso, o hábito de fazer reunião, claras e objetivas, com horário para começar e acabar.
Por isso, estabeleça um calendário de reuniões com agendamento prévio. Elas podem ser semanais ou quinzenais para indicadores mais operacionais e mensais para indicadores mais estratégicos. Claro, há indicadores que merecem o acompanhamento diário, entre eles aqueles relacionados à área de vendas.
Além disso, outro aspecto que deve ser levado em consideração é que nas reuniões também devem ser estabelecidas ações de melhoria, caso o indicador esteja apontando para um resultado aquém da meta desejada. Assim podemos evitar o insucesso tomando medidas enquanto ainda há tempo.
4. Uso estratégico de uma gama variadas de dados
Por fim, uma boa gestão de indicadores viabiliza escolhas muito melhores, com um potencial de sucesso muito superior. Como citamos ao longo de vários momentos neste artigo, de nada adianta sua empresa ter dados lançados numa planilha. Se não forem gerenciados, não poderão ser usados em prol do negócio.
Além disso, a partir dos relatórios será possível obter muitos insights a respeito do seu negócio. Algumas formas de utilizar esses dados são:
- orientar na definição da visão de curto e longo prazo do planejamento estratégico;
- otimizar as ações em andamento;
- entender melhor o comportamento do mercado;
- analisar a sazonalidade das vendas;
- propor mudanças no ambiente digital;
- entre outros.
Todavia, o importante é não deixar essas informações paradas ou, até mesmo, desatualizadas. Mantendo os indicadores atualizados é possível formar uma base de dados que servirá de apoio para análises. Será possível comparar os dados que retratam a realidade com os dados do passado e, por consequência, apurar se houve ou não a evolução desejada.
Exemplos de indicadores
Todos os setores de uma empresa devem ter seus indicadores com suas metas. Indicadores da produção, de recursos humanos, das vendas, das finanças, etc.
Só para exemplificar, abaixo listamos dez indicadores da área de vendas e dez da área financeira. Confira!
Indicadores de vendas
Inegavelmente, a venda é um dos processos mais críticos e importantes de um negócio. Listamos abaixo 10 indicadores básicos para uma boa gestão em vendas:
1. Vendas
Total vendido num determinado período. Este indicador pode ser medido de duas formas: em reais e em unidades.
2. Vendas por vendedor
Total de produtos ou serviços vendidos por vendedor. Este indicador pode ainda ter derivações que correspondem ao percentual de vendas de cada vendedor na relação com todos.
3. Ticket médio
Quantidade de receita gerada por um vendedor dividida pelo número de negócios fechados no mesmo período.
4. Negócios prospectados
Métrica também conhecida como topo de funil. Total de contatos iniciados com potencial de converter em negócio fechado.
5. Negócios prováveis
Prospecções com boas chances de ter a venda efetivada. Esta métrica pode ser medida em volume e em percentual.
7. Negócios fechados
Corresponde ao fundo do funil de vendas e pode ser medida em volume e em percentual.
8. Comissionamentos
Valor remunerado para cada vendedor em função das vendas realizadas.
9. Satisfação dos clientes
Grau de satisfação do cliente, medido após a entrega do produto ou serviço.
10. Reclamações
Volume de reclamações de clientes insatisfeitos com o serviço ou produto vendido.
Indicadores financeiros
Os indicadores financeiros são fundamentais para que os gestores da área tomem decisões baseadas em dados reais acerca do momento atual da empresa. Afinal, saúde financeira é um assunto delicado. Abaixo selecionamos dez indicadores para sua empresa controlar:
1. Receita bruta
Faturamento correspondente ao somatório dos ganhos que foram obtidos em dado período.
2. Receita líquida
Receita bruta, deduzindo-se os impostos.
3. Custo fixo
Despesas que não variam de um mês para outro, mesmo com as alterações do faturamento, para mais ou para menos.
4. Custo variável
Despesas que variam de um mês para outro, podendo inclusive não ocorrer em determinados meses.
5. Lucro bruto
Receita bruta, subtraindo o custo fixo e o custo variável.
6. Lucro líquido
Receita líquida, subtraindo o custo fixo e o custo variável.
7. Lucratividade
Percentual obtido da divisão entre o lucro líquido e a receita bruta.
8. Inadimplência
Valor que corresponde ao não pagamento de um faturamento até a data de vencimento.
9. Grau de endividamento
Percentual obtido da divisão do passivo (contas a pagar, empréstimos, impostos, salários) pelo ativo (contas a receber, saldo em caixa, bancos, estoque).
10. Ticket médio
Divisão do faturamento bruto pelo volume de vendas, realizadas no período. Espécie de preço médio praticado.
Benefícios da gestão de indicadores
Ao longo deste artigo, você deve ter percebido muitos benefícios que a gestão de indicadores proporciona para a sua empresa. Um dos mais relevantes é a possibilidade de uma avaliação científica e tangível de como a empresa se encontra, sem achismos. Mas há muitos outros, como por exemplo:
- ajuda a saber se a execução das ações planejadas está surtindo efeito;
- demonstra se os objetivos estão sendo conquistados;
- auxilia na implementação de melhorias visando qualidade;
- aumenta a transparência das informações;
- proporciona ganhos significativos de produtividade;
- serve de base para tomadas de decisões mais assertivas.
Entretanto, essa lista pode ser interminável, devido aos impactos positivos que a gestão de indicadores tem em uma empresa, desde os setores estratégicos até os mais operacionais.
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Em suma, ao longo do artigo foi possível compreender como se faz uma gestão de indicadores e sua relação com a execução eficaz do planejamento estratégico. Vimos também que o auxílio de softwares de gestão estratégica como é o caso do Scopi ajuda a visualizar melhor os dados pelos sócios da empresa e pela equipe de trabalho.
Sobretudo, a importância de utilizar estrategicamente os dados da empresa para melhorar processos, planejar novas ações e entender como aproveitar as oportunidades que o mercado oferece.
Por isso, reforçamos: faça gestão de indicadores! E na hora de escolher um software na medida certa para centralizar seus dados, invista no Scopi. Para conhecer mais sobre as outras funcionalidades do nosso software, preencha o formulário abaixo e agende uma reunião com nossos especialistas!
