Num mundo competitivo como o atual, fazer uma boa gestão da qualidade não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade que deve ser incorporada na gestão de todas as empresas que desejam jogar o jogo da competitividade. Uma ferramenta que ajuda muito no processo da melhoria contínua, ou seja, no processo da qualidade, é a Não Conformidade.
Neste artigo, exploraremos o que é a não conformidade, seus tipos e como sua empresa pode implantá-la e gerenciá-la de forma eficaz.
O que é não conformidade?
Resumidamente, não conformidades são situações onde produtos, serviços, processos ou práticas não atendem aos padrões ou requisitos pré-estabelecidos. Pode ser algo tão simples quanto um produto defeituoso ou um serviço mal prestado, ou algo mais complexo como uma falha no processo interno, por exemplo.
Identificar e corrigir essas não conformidades é crucial, pois elas podem afetar a qualidade, a eficiência operacional e a satisfação do cliente.
Principais tipos de não conformidades
Não conformidades podem ser classificadas de diversas maneiras, dependendo do contexto e do critério utilizado. Aqui estão alguns exemplos comuns:
- Qualidade do Produto/Serviço: Problemas que afetam a integridade ou funcionalidade do produto/serviço;
- Processos Internos: Falhas nos procedimentos ou na execução que levam a resultados insatisfatórios;
- Conformidade Legal e Normativa: Desvios das leis, regulamentos ou normas técnicas;
- Problemas de Segurança: Questões que comprometem a segurança do produto, do ambiente de trabalho ou dos dados.
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Importância da gestão de não conformidades
Gerenciar não conformidades não é apenas sobre resolver problemas; é uma oportunidade para melhorar continuamente. Elas oferecem insights sobre falhas nos processos, ajudando a evitar a recorrência de erros.
Abaixo listamos os principais benefícios conquistados com a implementação dessa metodologia:
Melhoria da qualidade do produto/serviço
A identificação e correção de não conformidades levam diretamente à melhoria da qualidade dos produtos ou serviços. Isto não só aumenta a satisfação do cliente, mas também reforça a reputação da marca.
Um produto ou serviço de alta qualidade é menos propenso a defeitos e reclamações, o que, por sua vez, reduz custos relacionados a garantias ou devoluções.
Eficiência operacional
Ao abordar as causas raízes das não conformidades, processos internos podem ser otimizados, resultando em maior eficiência operacional. Isso pode incluir redução de desperdícios, melhoria na gestão de tempo e recursos, e aprimoramento dos fluxos de trabalho.
Uma operação eficiente não só economiza custos, mas também aumenta a capacidade produtiva da empresa.
Conformidade legal e normativa
Em muitos setores, manter a conformidade com normas legais e regulamentações é essencial. A gestão efetiva de não conformidades assegura que a empresa esteja em conformidade com tais normas, evitando multas, sanções e outros problemas legais. Isso é especialmente crucial para empresas que buscam ou mantêm certificações de qualidade, como a ISO 9001.
Redução de riscos
Gerenciar não conformidades também significa mitigar riscos. Isso inclui riscos financeiros, operacionais, legais e de reputação. Identificar e corrigir problemas rapidamente pode prevenir incidentes maiores, como falhas de segurança ou crises de saúde e segurança no trabalho.
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Como descrever não conformidades?
Para uma gestão eficaz, é essencial descrever claramente as não conformidades. Isto envolve a identificação precisa do problema, incluindo onde, como e por que ocorreu.
Utilizar ferramentas como o Scopi pode simplificar este processo. Com recursos para criar e gerenciar não conformidades, ações imediatas e análises de causa, o Scopi permite que você mantenha um registro detalhado e faça uma gestão proativa.
A seguir apresentaremos algumas dicas de como fazer a gestão de não conformidade.
Identificação
O primeiro passo é reconhecer a existência de uma não conformidade. Isso requer um sistema de monitoramento constante, seja através de auditorias regulares, feedback de clientes ou análises internas.
No Scopi, por exemplo, você pode registrar e classificar não conformidades assim que são identificadas, facilitando a rastreabilidade e a resposta imediata.
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Análise
Após a identificação, é crucial entender a causa raiz do problema. Aqui, ferramentas como os “5 Porquês” e o “Diagrama de Ishikawa“ são extremamente úteis.
5 Porquês
Esta técnica envolve perguntar “por quê?” repetidamente (geralmente cinco vezes) para cada problema, até chegar à causa fundamental. Por exemplo, se um produto foi entregue atrasado, pergunte “por quê?” até identificar a razão primária – talvez uma falha no processo de produção.
Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como diagrama de espinha de peixe, esta ferramenta visual ajuda a mapear todas as possíveis causas de um problema.
As categorias típicas incluem métodos, máquinas, materiais, mão de obra, medição e meio ambiente. Ao preencher o diagrama, surgem insights valiosos sobre as causas potenciais que podem estar contribuindo para a não conformidade.
Ação corretiva
Depois de analisar a causa raiz, o próximo passo é desenvolver um plano de ação corretiva. Isto pode incluir mudanças nos processos, treinamento de pessoal, atualizações de equipamentos ou modificações no design do produto.
No Scopi, você pode criar e acompanhar essas ações, garantindo que sejam implementadas e concluídas no prazo.
Monitoramento e avaliação
Finalmente, é crucial monitorar a eficácia das ações corretivas e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode ser feito por meio de revisões periódicas e coleta de feedback para garantir que as soluções implementadas estejam funcionando conforme o esperado.
No Scopi, os dashboards oferecem uma visão abrangente do progresso das ações, enquanto os alertas ajudam a prevenir atrasos e garantem a conclusão das tarefas dentro do prazo estabelecido.
Conte com o Scopi
O Scopi inova trazendo a gestão das não conformidades para dentro do planejamento estratégico e gestão estratégica, assim como já fez com a gestão de riscos, outro componente importantíssimo na gestão da qualidade. No Scopi é possível identificar a não conformidade, planejar as ações imediatas, fazer a análise de causa, planejar as ações corretivas e, por fim, verificar a eficácia.
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