A transformação digital tem trazido tecnologia e inovação para o cotidiano de empresas dos mais variados segmentos e tamanhos. Uma destas tecnologias está na área de gestão estratégica, mais especificamente, software de planejamento estratégico.
Este tipo de ferramenta, de produtividade, qualidade e competitividade. Ajuda a gerenciar metas e planos de ação e, o mais importante de tudo, gerenciar e auxiliar pessoas.
Mas para que você não tenha nenhuma dúvida sobre como seu negócio pode usufruir de um sistema de planejamento estratégico, neste conteúdo apresentaremos resumidamente:
- O que é e para que serve um planejamento estratégico;
- Benefícios de um software de planejamento;
- 5 motivos para migrar das planilhas para um software de planejamento estratégico;
- Como escolher um software de planejamento estratégico;
- Como o Scopi auxilia na execução das etapas do planejamento estratégico.
Continue a leitura para entender mais!
O que é e para que serve um planejamento estratégico
Primeiramente, precisamos alinhar o que entendemos por planejamento estratégico. Para nós da Scopi e para muitos especialistas, dentre os quais consultores da área de gestão, o planejamento estratégico é um processo sistêmico que tem como foco ajudar uma organização – ou até mesmo uma pessoa – a alcançar os seus objetivos. Ou seja, é o que faz os sonhos individuais e coletivos se tornarem realidade.
“A realização de um sonho começa no seu planejamento”, cita Marcos Kayser, cofundador e CEO do Scopi.
Em outras palavras, o planejamento estratégico é uma espécie de roteiro, de um mapa, que vai nos levar ao destino desejado.
Leia também: Planejamento estratégico: tudo que você precisa saber
Por esta definição percebemos que o planejamento estratégico é um processo que reúne as partes formando um todo, pois integra todos os setores e níveis hierárquicos da organização, independentemente do tamanho da empresa.
O que for objetivo da empresa, da organização, precisa também ser objetivo das pessoas, dos sócios e dos colaboradores, das partes interessadas (stakeholders), como se chama na linguagem de gestão de projetos. Por aí já se tem uma boa noção de toda a sua importância de um planejamento estratégico e porque vale a pena dedicar tempo para fazer o seu.
Leia mais: Potencializando o planejamento estratégico com a Matriz SWOT
Ao mesmo tempo, pela definição, se pode constatar que o planejamento estratégico é um processo que não tem um fim, no sentido de uma data para acabar. Ele possui ciclos, períodos de vigência, que podem ser de curto prazo, 1 ou 2 anos, ou de longo prazo, 3 a 10, que vão sendo renovados periodicamente, com novos objetivos, novas metas e planos de ações.
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Benefícios de um software de planejamento estratégico
Além de tornar a rotina dos times mais produtiva, um software de planejamento estratégico traz outros benefícios para as empresas que sabem da importância de criar e acompanhar a execução de um planejamento estratégico. Confira abaixo!
1.Descomplica a elaboração e o acompanhamento do planejamento
Softwares como o Scopi são muito fáceis de usar. São intuitivos, na medida em que passam por rigorosos testes de usabilidade. Há explicações ao longo de todos os módulos e ainda vídeos tutoriais.
Os painéis de controle são de fácil interpretação, além de possuírem recursos que agilizam a atualização de dados em lote. Um só comando executa várias funções. É possível, por exemplo, atualizar várias metas numa única tela e também duplicar projetos. Além da facilidade de operação, há ganhos de agilidade.
2. Agiliza e torna mais eficaz o acompanhamento das metas, projetos e ações
Na guerra da economia de mercado não há tempo a perder. Para sermos competitivos, a palavra-chave se chama agilidade. Executar as tarefas com rapidez, sem perder qualidade e precisão. Há os métodos ágeis e há também o uso de ferramentas tecnológicas que proporcionam agilidade.
Um software de planejamento estratégico dá autonomia aos usuários para que a qualquer momento seja criado um indicador que integre dois ou mais, sem a necessidade de solicitar para um especialista da área de TI. A produção de relatórios também é muito facilitada. Os painéis de controle e os gráficos gerados pelo sistema possibilitam análises e tomadas de decisões rápidas.
3. Integra tudo e todos os níveis da organização
A comunicação é um dos pontos mais críticos para o sucesso de uma organização. Um software ajuda a integrar as partes que compõem um planejamento estratégico. Indicadores, metas, projetos e processos ficam vinculados aos objetivos estratégicos. Projetos e processos ficam vinculados ao SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças), assim é possível saber se estamos ou não executando um plano de ação para reduzir ou eliminar uma fraqueza ou aproveitar uma oportunidade.
E a maior integração de todas é a integração entre as pessoas, alcançada com mais facilidade através de um sistema que reúne tudo e todos num só lugar e, ainda, pode ser integrado a outros sistemas.
4. Melhora a produtividade das pessoas
Para a empresa chegar aonde deseja, ou seja, alcançar as suas metas, ela precisa primeiro ter as metas claras e definidas. Em segundo lugar, essas metas precisam ser distribuídas para as pessoas responsáveis. Desta forma, cada um sabe exatamente aonde deve chegar. Caso as metas não estejam sendo atingidas, haverá a necessidade de executar ações de correção ou melhoria.
Através de um sistema, fica mais fácil visualizar se uma meta não está sendo atingida e assim definir ações com datas e responsáveis para ainda em tempo hábil recuperar uma meta que estava perdida. Com tudo registrado e planejado num só lugar se reduz o desperdício de tempo. É possível entregar mais em menos tempo, sem prejuízo da qualidade.
5. Qualifica as entregas das ações e dos projetos
As informações concentradas em um só lugar possibilitam saber o que fazer em detalhes e até quando as ações devem ser concluídas. Dessa forma, mostra que as entregas são feitas com mais qualidade. Além disso, ao utilizar um software de planejamento estratégico que é compartilhado com outras pessoas da equipe de trabalho ocorre uma cooperação maior entre as partes, culminando no incremento da qualidade.
6. Preserva a história da organização
Atualmente existe um elevado volume de informações em circulação. Algumas destas informações são tratadas em planilhas, outras ficam nos e-mails, outras se perdem no Whatsapp e outras na cabeça de cada um. Isso traz enormes dificuldades para compartilhar informações, entre setores e colegas, e localizá-las num futuro próximo, quando houver a necessidade.
Usando um software de planejamento estratégico, é possível recuperar dados antigos de indicadores e projetos de forma rápida. Por exemplo, se você quiser saber o que houve há três anos, num determinado mês em que a meta não foi atingida, você pode consultar evidências e comentários registrados no sistema, na época em que a informação foi gerada. Registrando e atualizando as informações do planejamento num sistema acabamos tendo um acesso fácil à memória e ao histórico da organização.
5 motivos para migrar das planilhas para um software de planejamento estratégico
Vale mencionar que a transformação digital não atingiu todas as companhias da mesma maneira. Algumas empresas ainda acreditam que automatizar os processos signifique, simplesmente, utilizar planilhas eletrônicas para o controle das operações. Esse método não é o mais eficiente e explicaremos por quê:
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1. Dificuldade para acompanhar
Planilhas, ao contrário de um software de planejamento estratégico, não enviam avisos por e-mail quando um processo está atrasado ou inacabado. Dessa forma, os colegas têm dificuldade para entender em que estágio está o projeto. Pior ainda, não conseguem enxergar eventuais problemas no cronograma, muito menos corrigi-los a tempo.
A única forma de acompanhar a evolução dos planos de ação, quando se usa planilha, é acessando manualmente cada arquivo. Isso torna o compartilhamento de informações moroso, cansativo e contraproducente.
2. Dificuldade para integrar
Imagine incluir diagnóstico estratégico, mapa estratégico, indicadores e metas e, ainda, projetos e processos numa única planilha. A leitura dos dados se tornaria impossível, de tão confusa!
Por outro lado, um software específico pode ser integrado a vários sistemas da organização, proporcionando alimentação automática de informações. Isso gera um ganho de tempo significativo, sem o risco de os dados se perderem pelo caminho.
3. Dificuldade para atualizar
Ao usar uma planilha eletrônica, cada colaborador precisa acessar o arquivo para verificar se há um indicador, ação ou projeto defasado. Depois de atualizar as informações, ele mesmo tem que redigir um e-mail aos colegas para relatar o que foi mudado.
Quanta perda de tempo, né? Com o software de planejamento estratégico, os avisos de atualização são disparados automaticamente. Portanto, o gestor consegue acompanhar eventuais atrasos com muito mais clareza.
4. Dependência de um especialista
Convenhamos que montar uma planilha até pode ser uma tarefa tranquila. Já habilitar macros, criar fórmulas e gerar interdependências entre documentos para a obtenção de relatórios demanda um conhecimento bem mais aprofundado.
Nesse caso, a vantagem do software de planejamento estratégico é que elimina a necessidade de um especialista em planilhas. Qualquer pessoa pode utilizá-lo sem que precise fazer um cursinho.
5. Segurança das informações
Rotinas de backup são um processo manual e demorado, mas necessário quando a empresa depende de planilhas. Vai que o servidor dê problema e você perca todo o conteúdo estratégico da organização. Já imaginou o prejuízo?
Ainda bem que, com um sistema na nuvem, as cópias de segurança são feitas automaticamente. Sem contar que o software grava logs. Esse recurso possibilita identificar cada alteração feita nos documentos, inclusive a data, a hora e o usuário responsável. Desse modo, se aparecerem discrepâncias nas informações, basta conferir as versões anteriores do arquivo para verificar se houve algum erro de registro.
Leia também: 11 vantagens que você ganha quando escolhe um software de planejamento
Como escolher um software de planejamento estratégico
Ok, a esta altura você se convenceu da importância de um software de planejamento estratégico para sua organização. Só que, entre tantos produtos disponíveis no mercado, como escolher o melhor deles? Aqui vão oito dicas.
1. Saiba qual é a sua necessidade
Primeiro, você deve conhecer bem quais problemas pretende resolver. O mais comum, quando se trata de planejamento estratégico, é melhorar o acompanhamento dos objetivos estratégicos, das metas e dos planos de ações. Não confunda software de planejamento estratégico com software de gestão de projetos e tarefas.
2. Dê preferência a um software na nuvem
Sistemas na nuvem (modelo SaaS) possibilitam acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer hora. As equipes continuam alinhadas mesmo durante viagens de trabalho ou no home office. Para completar, as atualizações são automáticas e rendem cópias de segurança sem que os usuários gastem tempo fazendo backup.
3. Solicite uma demonstração
Você pode – e deve – agendar uma demonstração com a empresa desenvolvedora do software. O ideal é uma demonstração assistida, ou seja, realizada por um especialista que conhece o software como ninguém. Assim você não perde tempo tendo que descobrir sozinho como acontece com uma versão trail. Veja se a interface do software é intuitiva e fácil de aprender e quem está apresentando demonstra empatia e segurança.
4. Certifique-se de que o programa envia alertas por e-mail
Os alertas por e-mail, também conhecidos como notificações, deixam a equipe melhor informada e tudo é feito em tempo real. Ninguém precisa revirar planilhas e relatórios para entender o que está acontecendo. Ou seja: essa funcionalidade é essencial para dar agilidade e motivar o envolvimento de todos.
5. Escolha um produto completo
Um bom software de planejamento estratégico abrange todas as etapas do processo. É necessário integrar a gestão de projetos e processos aos objetivos estratégicos e os indicadores com as metas também. Se essas partes fossem isoladas, não seria possível visualizar o progresso do planejamento. Análise SWOT e definição do escopo do negócio através do Canvas são outros módulos que também contribuem para a visão sistêmica do negócio.
6. Verifique se o fornecedor oferece treinamento
Reiterando: um sistema é apenas uma ferramenta inútil, quando não se sabe usá-lo. Sendo assim, veja se o fornecedor ajuda você a ter uma visão geral dos indicadores de desempenho. O software deve ser capaz de mostrar como está o andamento dos projetos, de apontar resultados alinhados a objetivo estratégico e de realizar o balanceamento do SWOT.
7. Observe se também fornece suporte
Por mais fácil que seja utilizar um determinado sistema, pode haver dúvidas, ou mesmo erros inesperados ao longo do uso do sistema. Para sanar esses contratempos, as companhias de tecnologia precisam oferecer suporte técnico por telefone, chat ou e-mail. Quanto mais rápido o retorno, menor o impacto negativo na produtividade de sua equipe.
8. Compare preços entre soluções concorrentes
Aqui se trata da famosa relação custo/benefício. Talvez você tenha que desembolsar um pouco mais para obter uma solução mais completa. Por isso, é importante avaliar preços de produtos com a mesma finalidade. Não faz sentido comparar um software de planejamento estratégico com um sistema de gestão de tarefas, por exemplo.
Como o Scopi auxilia na execução das etapas do planejamento estratégico
O Scopi é um software de planejamento estratégico completo, que promove a visão do todo (metas, ações, datas, indicadores, etc) e de todos (pessoas), além de auxiliar na criação e execução de um planejamento estratégico, ajuda na estruturação do modelo de gestão estratégica da empresa que o contrata. Confira abaixo os seus principais módulos:
1. Modelo de negócios Canvas e mapa da empatia
Podemos dizer que aqui iremos responder a uma pergunta essencial: quem somos? Para começar a planejar o futuro de uma empresa, é preciso ter consciência do seu modelo de negócio e seus clientes. Com o Scopi, você conta com as ferramentas Canvas Modelo de Negócio e Mapa da Empatia.
A primeira é uma ferramenta feita para criar o modelo de negócio de uma empresa, levando em consideração quais os principais fatores que impactam em seu funcionamento, ajudando a empresa a entender de forma completa tudo o que compõe o escopo do seu negócio.
Leia mais: Canvas: como fazer e usar para modelar o seu negócio
Já o Mapa da Empatia é uma ferramenta usada para traçar o perfil dos clientes. Numa linguagem do marketing digital, o Scopi ajuda na caracterização das personas. Afinal, elas são o motivo da existência de qualquer negócio. Por mais que uma empresa saiba aonde quer chegar, ela não pode perder de vista que seu produto ou serviço precisa ajudar a solucionar uma dor ou necessidade do seu cliente.
2. Faz um diagnóstico estratégico completo
Logo após a definição do modelo de negócio e do perfil dos clientes, vem o diagnóstico estratégico da empresa e do mercado. Principalmente para entender quais fatores internos e externos impactam ou podem impactar nos negócios.
Por isso, o Scopi conta com ferramentas como SWOT e PESTAL, muito utilizadas para analisar cenários de forma estratégica. A matriz SWOT analisa cenários internos através das forças e fraquezas de uma empresa, e os cenários externos, através das ameaças e oportunidades. Já o PESTAL, é focado nos cenários externos, analisando fatores como políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais e legais.
Ambas as ferramentas são fundamentais para entender em qual cenário se encontra, e principalmente identificar quais ações precisam ser feitas para potencializar os pontos fortes, melhorar os pontos fracos, blindar-se das ameaças e aproveitar as oportunidades do mercado. Feito esse diagnóstico, fica muito mais claro entender quais serão os objetivos estratégicos.
3. Filosofia e objetivos estratégicos
A partir do diagnóstico estratégico da empresa, o Scopi auxilia na definição da Filosofia (Missão, Visão, Valores, Pontos críticos do negócio) e dos objetivos estratégicos, utilizando ferramentas como BSC e OKR. Através do painel de objetivos é possível verificar o desempenho de cada objetivo por metas, projetos e ações concluídas. Assim é possível desdobrar um objetivo maior em metas menores, do maior ao menor, do macro ao micro, da alta gestão à operação.
4. Monitora indicadores e metas
Para cada objetivo é fundamental ter indicadores com seus coordenadores e responsáveis.
Com o Scopi, sua empresa pode criar e personalizar quantos indicadores quiser, subdivididos por objetivos e por setor (departamento, centro de custos, unidade de negócios). Pode também criar indicadores, alimentados automaticamente por fórmulas, reunindo dois ou mais indicadores. E aí vai uma notícia boa para quem tem indicadores em planilhas: o Scopi faz importação destes indicadores, a partir de um único comando. Gráficos na forma de coluna, barras e linhas permitem comparar o resultado mês a mês, bem como ano a ano.
5. Projetos, processos e tarefas
É hora de planejar as ações que irão garantir o alcance das metas e dos objetivos estratégicos. Quando uma empresa não possui um software de planejamento estratégico, a probabilidade de fracasso ou de mais tempo perdido na execução aumentam.
Imagine cada colaborador fazendo suas atividades de forma individual, cada uma no seu jeito, um usando planilha, outro anotando na agenda? Não parece que o resultado será positivo, não é mesmo?
No Scopi é possível criar projetos e processos que são o mesmo que planos de ações. As ações de cada projeto podem ser subdivididas por fases e desencadeadas em ações menores. Todas com uma previsão de data para realizar e com um ou mais responsáveis. Em gráficos o Scopi mostra quem fez e quem está atrasado em um projeto determinado como também em todos os projetos em que a pessoa tem ações sob sua responsabilidade. Assim é possível medir a performance individual.
Há também a possibilidade de anexar documentos às ações, controlar as finanças dos projetos, agendar reuniões por dentro da ferramenta e montar o gráfico de Gannt com o cronograma do projeto. Fluxos de projetos e processos podem ser desenhados através de recursos de workflow internos ao sistema.
Dica: Gestão de Processos: padronizando o seu jeito de fazer
Além disso, o Scopi ainda conta com outros benefícios como:
- Aplicativo mobile disponível para Android e iOS;
- Consultoria de implantação para auxiliar seu time a compreender todas as funcionalidades da ferramenta;
- Tutoriais em vídeo disponíveis sempre que você precisar;
- Avaliador do Planejamento Estratégico com checklist do que pode ser melhorado no plano de ações da sua empresa;
- Livro do Planejamento Estratégico pronto para impressão.
Dica: Então, vamos planejar 2021?
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