Há dois problemas comuns em relação ao planejamento estratégico. O primeiro é a falta de cultura de planejar, já que estamos muito acostumados a lidar com o operacional e nos esquecemos do estratégico. O segundo é a dificuldade em acompanhar a sua execução.
O primeiro problema começa a se resolver a partir da mudança de postura de liderança da empresa, que deve deixar claro para toda a organização a importância de adotar a cultura do planejamento.
O segundo problema citado, tem sua solução encaminhada com a adoção de um bom software de planejamento estratégico, que facilita a construção e, principalmente, o monitoramento da sua execução.
Com um software como o Scopi, você não precisa mais se preocupar em gerenciar cada tarefa separadamente e manualmente, através de uma planilha, por exemplo.
É possível acompanhar tudo que acontece de maneira centralizada e integrada, numa visão sistêmica. Dentre outras vantagens, o Scopi avisa por email, quando tem um projeto ou uma ação atrasada.
Para saber mais como funciona, continue aqui e conheça as vantagens de usar o Scopi!
Por que investir em um sistema de planejamento estratégico?
Dentro de uma empresa com visão sistêmica, onde tudo está interligado, o planejamento estratégico é essencial. Mesmo que todos os setores estejam aparentemente andando bem, qualquer adversidade, na produção, por exemplo, pode interferir e afetar outra área, até mesmo a área financeira.
Se a empresa não fez a devida análise de cenários, uma das primeiras etapas do planejamento estratégico, o meio externo pode inviabilizar o negócio.
A pandemia, a crise econômica e política estão aí para provar. Quem imaginaria uma pandemia se alastrar tão rapidamente, com a dimensão que vivemos e ainda estamos vivendo?
E as consequências na área econômica? Gasolina a R$ 7,00 em alguns lugares do Brasil, óleo de soja custando mais de R$ 8,00? E o arroz, batendo os R$ 30,00.
Mas onde o software de planejamento estratégico entra e pode ajudar?
Através do Scopi, além da análise de cenários, usando a ferramenta SWOT e PEST e gestão de riscos, você consegue definir seus objetivos e metas com clareza e construir e acompanhar todos os planos ações que irão fazer com que os objetivos sejam alcançados.
Planos de ações que também chamamos de projetos. Como se não bastasse, é possível acompanhar as atividades rotineiras. Tudo isso de maneira centralizada, em um único sistema, com todas as informações conectadas.
Você não precisa criar planilhas do zero, deixar documentos perdidos no drive ou em alguma pasta do computador. Basta monitorar pelo sistema do Scopi e a qualquer momento, quando quiser acessar as informações necessárias para as tomadas de decisão.
10 motivos para usar um software de planejamento estratégico como o Scopi
Que o planejamento estratégico é fundamental para qualquer empreendedor que busca sucesso no mercado, isso já entendemos.
Mas, afinal, por que usar o software de planejamento estratégico Scopi? Veja a seguir 10 motivos para você investir no Scopi e assim criar o seu próprio modelo de gestão que conduzirá a sua organização à excelência.
1. Descomplica a elaboração e o acompanhamento do plano estratégico
O Scopi possui uma estrutura elaborada para permitir ótimos níveis de usabilidade e agilidade. Como dizem os milhares de usuários do Scopi: “é muito fácil de usar”, inclusive para quem não tem experiência ainda em planejamento estratégico
O sistema possui um passo a passo para montar o planejamento, além de guias com explicações, inclusive com vídeo-aulas disponíveis a qualquer momento.
Gráficos e dashboards ajudam a visualizar o que está dentro ou fora da meta, que projetos já foram concluídos, quais ainda estão em andamento ou atrasados, além de enviar avisos por e-mail.
Você não precisa ser especialista em KPIs, BSC, OKR, por exemplo, para montar o seu planejamento estratégico dentro do Scopi.
2. Integra projetos, metas e objetivos estratégicos
No Scopi tudo fica conectado. Cria uma visão sistêmica. Como brincam os clientes, apesar de ser um software na nuvem, nada fica voando.
Esta propriedade faz com que o Scopi promova uma visão sistêmica, através da qual é muito mais fácil chegar nas metas e, caso isso não esteja ocorrendo, é mais fácil identificar as causas.
No Scopi todos os indicadores, metas, projetos e processos ficam vinculados aos objetivos estratégicos.
Os projetos, por sua vez, também podem ser vinculados ao SWOT, assim é fica fácil visualizar o que está sendo feito para aproveitar uma oportunidade e/ou mitigar uma ameaça, por exemplo.
3. Ajuda a analisar cenários
Entender o nível de maturidade da empresa e identificar o que está acontecendo no contexto internacional é fundamental não apenas para o seu crescimento, mas para a sua sobrevivência.
Por meio do software Scopi é possível quantificar forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, avaliando os cenários internos e externos de maneira mais precisa e estratégica.
Para isso, a ferramenta SWOT é uma das opções disponíveis. Além dela temos o PESTALE, pelo qual é possível apontar os fatores políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais, legais e éticos que podem interferir na organização.Pelo Scopi, também é possível apontar riscos e planejar ações de mitigação.
4. Qualifica o monitoramento das metas de desempenho
O Scopi auxilia na visualização das metas, se elas estão sendo atingidas ou não, permitindo acompanhar os resultados através de gráficos e painéis (dashboards).
O sistema permite comparar o resultado atual de um indicador com exercícios passados. Se a meta foi atingida ou não atingida, se está na tolerância ou até mesmo foi superada.
O resultado pode ainda ser comentado ou um arquivo pode ser anexado, gerando proporcionando assim o que chamamos de memória da organização. Em outras palavras, um resultado pode ser comentado, com suas justificativas, facilitando uma análise futura.
Pelo painel de objetivos estratégicos é possível visualizar o desempenho de cada objetivo, que se desdobra em metas e planos de ações.
E para completar, o Scopi tem a função de projeções e simulações. No gráfico do indicador, posso excluir um determinado mês, onde o resultado fugiu da curva, e a média de atingimento é recalculada, desconsiderando aquele mês.
5. Agiliza o acompanhamento dos projetos e tarefas
Com o Scopi é possível fazer gestão de projetos, acompanhar o andamento, o que foi ou não feito no prazo, o que ainda não iniciou no formato de lista ou kanban
O sistema informa em quantidade de ações e percentual de execução todo o progresso do projeto. Caso tenha dias em atraso, informe o número de dias. Há também o recurso do gráfico de gantt com um visual ótimo para visualizar todo o cronograma do projeto.
Pelo painel do gestor, cada usuário pode escolher os projetos de maior interesse e montar o que chamamos de projetos favoritos. Numa única tela se tem o visual do status de cada projeto.
No módulo Tarefas, visualizo todas as minhas ações pendentes e concluídas e também posso monitorar as ações dos meus colaboradores, caso tenha permissão.
Mesmo que você não esteja no local de trabalho, o software pode ser acessado de qualquer lugar que tenha acesso à internet, seja pela versão desktop ou pelo aplicativo exclusivo para clientes.
6. Controla a produtividade da equipe
Um dos aspectos mais importantes que determinam o sucesso de um planejamento é o cumprimento dos prazos, acrescido da qualidade das entregas. Entregas com qualidade, dentro do menor intervalo de tempo possível, garantem bons índices de produtividade.
Pelo software Scopi podemos visualizar, de várias maneiras, a quantidade de projetos e ações concluídas por coordenador e por responsável.
Diariamente um relatório é emitido por email para cada coordenador de projeto, com todas as ações atrasadas do responsável que integra o seu time de projeto.
Painéis mostram o rankeamento de ações por concluir e concluídas de cada responsável e de cada setor.
Relatórios permitem filtrar todas as ações entregues, em um determinado período, com o coeficiente de eficácia do colaborador e o coeficiente médio da empresa, permitindo a realização de benchmarkings internos.
Enfim, com o Scopi fica mais fácil saber o que e quando foi entregue e o que tem por entregar, por cada membro da equipe.
7. Melhora a comunicação interna
A comunicação é um fator crítico de sucesso em qualquer organização, independentemente do seu porte e segmento.
No Scopi o gestor é informado quando um indicador é atualizado, quando uma ação é concluída ou, quando há alguma dificuldade na sua execução, o responsável pela ação pode comentá-la e o gestor recebe na hora uma notificação por e-mail, deixando a par da situação.
Nos projetos, há locais próprios para que sugestões e notícias sobre eles sejam inseridas, além de atas de reuniões, mantendo a equipe mobilizada e a direção bem informada.
Também é possível agendar reuniões com recorrência, vinculadas ao Outlook ou Gmail, sem a necessidade de sair do sistema e ir para outro.
Em vez de usar diferentes canais para comunicação, como mensagens pelo WhatsApp ou Telegram (que muitas vezes são informais demais), tudo que se faz dentro de um projeto pode ser registrado no Scopi que concentra todas as informações em um só lugar.
8. Padroniza processos
Um problema muito latente entre as empresas é a falta de padronização para os processos internos.
Muitas vezes isso acontece por não haver um onboarding com os novos funcionários ou até mesmo pelo grande número de atividades, sendo difícil criar um padrão para todos.
Dentro do Scopi, é possível criar e gerenciar os processos de rotina diária, mensal e anual com a descrição das ações, datas e responsáveis. De forma automática, após a conclusão das atividades, o próximo ciclo de execução é reprogramado
Ou seja, os líderes não precisam se preocupar em programar ação por ação novamente, basta fazer uma primeira vez e depois usar o recurso de renovar o ciclo que o sistema reprograma as ações em lote para serem executadas no próximo período.
O Scopi possui também o recurso de workflow pelo qual é possível desenhar os fluxos dos processos e o que os torna mais claros para a equipe de trabalho.
9. Centraliza as informações e preserva a história da organização
Hoje, diariamente são produzidas inúmeras informações que se não forem registradas num único lugar, onde gestores e equipe de trabalho acessam, são facilmente perdidas e esquecidas.
Um software como o Scopi não ajuda somente planejar o futuro, mas também reter informações que são consideradas importantes.
Desta forma, você pode contar com a criação do histórico da organização, o que chamamos também de memória e, assim, temos a informação na hora que desejamos. Os famosos conceitos de “data analytics, big data, data science” começam pela retenção da informação.
Com o Scopi você guarda os documentos de um projeto, entre eles manuais, contratos, editais, propostas, fotos e até material publicitário, facilitando a localização quando necessário.
Você não precisa se preocupar em armazenar em uma máquina local, com risco de perder dados, caso aconteça algum imprevisto com o computador. O sistema salva todos os dados na nuvem e garante a segurança necessária para as informações.
10. Ajuda na gestão da qualidade
Fechando os 10 motivos para usar o Scopi, selecionamos o motivo da gestão de qualidade estratégica. Com o Scopi, você pode sistematizar suas boas práticas de gestão e relacioná-las ao MEG, o Modelo de Excelência da Gestão organizado pela Fundação Nacional da Qualidade (FNQ).
Cada indicador, cada projeto e cada processo registrado no Scopi pode ser associado aos fundamentos do MEG (Liderança Transformadora; Pensamento Sistêmico; Geração de Valor; Desenvolvimento Sustentável; Adaptabilidade; Compromisso com as partes interessadas; Orientação por Processos; Resultados).
Assim fica fácil saber se todos os fundamentos estão sendo contemplados.
Além desses benefícios que listamos, existem outras vantagens competitivas que somente os nossos clientes podem contar. No site do Scopi você encontra vários depoimentos de nossos clientes.
Para os consultores na área de planejamento estratégico, temos condições super especiais:
- Remuneração com recorrência
- Marketplace para divulgação dos seus serviços
- Oportunidades de negócios.
E todo o cliente que contratar o Scopi participa de uma corrente do bem. É o Brasil Planeja, um programa criado pela Scopi que ajuda ONGs sem fins lucrativos a terem o nosso sistema com aliado gratuitamente
Para saber mais sobre como funciona o Scopi e suas vantagens competitivas no mercado, agende agora mesmo uma demonstração gratuita!
