Reuniões têm um papel muito importante numa organização. Elas permitem a troca de ideias, o alinhamento dos membros das equipes e ajudam nas tomadas de decisão. Por isso, é fundamental saber como ter reuniões produtivas e eficientes.
No entanto, muitas vezes, as reuniões podem se tornar uma perda de tempo se não forem bem planejadas e executadas. Pensando nisso, preparamos este artigo com um passo a passo para te ajudar nessa missão.
Continue a leitura e confira:
- Passo a passo para reuniões produtivas
- Dicas para reuniões produtivas online
- Faça reuniões colaborativas
- O que fazer na reunião?
- Como o Scopi pode ajudar a ter reuniões produtivas?
Passo a passo para reuniões produtivas
Passo 1: Pré-reunião
Defina o propósito da reunião
O primeiro passo para uma reunião produtiva é ter um propósito claro. Pergunte-se: qual é o objetivo desta reunião? Seja para tomar uma decisão, discutir um problema ou planejar uma estratégia, ter um propósito definido ajuda a manter o foco e a direcionar a discussão.
Identifique os participantes necessários
Nem todos precisam estar presentes em todas as reuniões. Identifique quem são os stakeholders essenciais para o objetivo da reunião. Isso evita que a reunião fique superlotada e permite que os participantes contribuam de forma mais significativa.
Pauta objetiva
Elabore uma pauta clara e objetiva, listando os tópicos que serão discutidos e o tempo previsto para cada um. Envie a pauta aos participantes com antecedência para que todos possam se preparar. Isso ajuda a manter a reunião focada e dentro do tempo programado.
Passo 2: Agendamento
Data e horário adequados
Escolha uma data e horário que sejam convenientes para todos os participantes. Utilize ferramentas de agendamento para encontrar um horário comum. Além disso, certifique-se de que o tempo escolhido é suficiente para cobrir todos os pontos da pauta.
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Seleção do local
Escolha um local adequado para a reunião, seja presencial ou virtual. Se a reunião for presencial, escolha uma sala confortável e equipada com os recursos necessários. Para reuniões virtuais, selecione uma plataforma de videoconferência confiável.
Envio de convites
Envie os convites com antecedência, incluindo todos os detalhes necessários: data, horário, local, link para a videoconferência, pauta e quaisquer documentos relevantes.
Passo 3: Condução da reunião
Inicie a reunião pontualmente
Respeitar o horário demonstra profissionalismo e valoriza o tempo dos participantes. Inicie com uma breve introdução, reforçando o propósito e os objetivos da reunião.
Apresente a pauta e os objetivos
Revise a pauta e os objetivos com todos os participantes. Certifique-se de que todos compreendem o que será discutido e o que se espera alcançar.
Facilite a participação
Crie um ambiente onde todos se sintam à vontade para compartilhar suas ideias e opiniões. Use técnicas de facilitação para garantir que a discussão seja equilibrada e construtiva.
Mantenha o foco
Mantenha o foco nos temas relevantes e evite desvios de assunto. Se surgir um tópico que não esteja na pauta, utilize a técnica do “parking lot” (estacionamento de ideias) para anotá-lo e discuti-lo em outra ocasião.
Passo 4: Técnicas de facilitação
Técnicas de brainstorming
Utilize técnicas de brainstorming para estimular a geração de ideias. Crie um ambiente aberto onde todas as sugestões são bem-vindas e avaliadas sem críticas imediatas.
Métodos de votação
Para tomar decisões de forma democrática, utilize métodos de votação. Isso pode ser feito de maneira simples, como levantar a mão, ou utilizando ferramentas digitais de votação.
Passo 5: Registro de informações
Designação de um responsável para notas
Designe uma pessoa para tomar notas durante a reunião. Esse registro deve incluir os pontos discutidos, decisões tomadas e ações acordadas.
Distribuição de resumo ou ata
Após a reunião, distribua um resumo ou ata aos participantes. Isso reforça o compromisso com as ações acordadas e mantém todos informados sobre o que foi discutido.
Passo 6: Follow-up
Acompanhamento das ações acordadas
Acompanhe o progresso das ações acordadas durante a reunião. Certifique-se de que todos os responsáveis estão cumprindo suas tarefas e prazos.
Informação sobre desenvolvimentos
Mantenha os participantes informados sobre desenvolvimentos subsequentes relacionados aos temas discutidos. Isso mantém todos alinhados e engajados.
Agendamento de reuniões de acompanhamento
Se necessário, agende reuniões de acompanhamento para garantir a continuidade do trabalho. Essas reuniões devem ser breves e focadas nas atualizações.
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Dicas para reuniões produtivas online
- Escolha a plataforma de videoconferência mais adequada às necessidades da reunião. Certifique-se de que todos os participantes estão familiarizados com a ferramenta escolhida;
- Utilize recursos de compartilhamento de tela e colaboração online de forma eficaz. Isso pode incluir a apresentação de slides, documentos compartilhados e quadros virtuais;
- Realize testes técnicos antes da reunião para garantir que tudo está funcionando corretamente. Isso inclui verificar a conexão à internet, o áudio e o vídeo;
- Incentive o engajamento e a participação ativa de todos os participantes. Utilize perguntas direcionadas e atividades interativas para manter a atenção de todos.
Faça reuniões colaborativas
Se você não sabe a diferença entre uma reunião e uma palestra, eu vou explicar! Na reunião, todos falam e participam, tomando decisões em conjunto. Já na palestra, só você fala. Se você convoca “uma reunião” para comunicar algo que foi decidido e ninguém pode opinar sobre, você não está fazendo uma reunião: é uma palestra!
A palestra não é um momento de troca. A reunião, sim, é. Dê voz ao seu time! A reunião é um momento que precisa ser colaborativo. Caso contrário, sua equipe não vai engajar.
O engajamento só surge quando as pessoas se sentem parte ativa do planejamento estratégico. Sua equipe precisa sentir que está construindo algo maior, trabalhando por um propósito. Isso, sim, tem um grande potencial de fazer todos trabalharem em sintonia e em busca de melhores resultados.
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O que fazer na reunião?
Na reunião, devemos prospectar o futuro para saber se vamos atingir as metas estipuladas. Eu conto com o auxílio do Scopi para me certificar de que este momento será produtivo ao máximo! Como?
- Registrando o resultado da reunião dentro do Scopi, assim mais pessoas poderão acompanhar;
- Mostrando e comentando os gráficos de indicadores que o sistema fornece, assim todos estarão cientes dos resultados.
Se, por acaso, eu perceber que as metas não serão atingidas, eu revejo as ações. A reunião é um momento propício para isso. Com a participação ativa de todos, tudo vai ser melhor solucionado e ajustado, já que com diferentes visões sobre um mesmo problema, podemos chegar a melhores conclusões.
Depois de rever e identificar pontos a serem melhor trabalhados, eu foco no FCA: Fato > Causa > Ação.
- Fato: Estou com um alto turnover na minha equipe;
- Causa: Falta de monitoramento do clima organizacional;
- Ação: Fazer pesquisa de clima organizacional, melhorar a política de bonificação, benefícios e traçar um plano de ação contínuo para o RH.
Além disso, eu monitoro se a ação deu certo. Se deu, pode virar um processo fixo na empresa. Se não deu, temos que tentar novamente. O importante é documentar e não repetir os mesmos erros. Precisamos que nossas experimentações fiquem registradas para construir aprendizados!
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Como o Scopi pode ajudar a ter reuniões produtivas?
Nosso sistema é o parceiro perfeito para ter conversas objetivas, claras e resolutivas, com 100% do foco no que interessa para a sua empresa. Quer saber como estão as entregas da equipe? O Scopi tem os dados necessários para a sua reunião.
E vários outros, como gerenciamento de processos, por exemplo. Você quer saber como estão os indicadores financeiros da empresa? É claro que no Scopi você terá todos os dados que precisa.
Além disso, acompanhe a execução das tarefas, os indicadores, compare os objetivos e as metas. Verifique um a um dos processos e o andamento deles.
Visualize dados de onde você estava, em quais pontos melhorou e quais ainda precisam ser melhorados no futuro. O Scopi nos ajuda a olhar para o passado, para o presente e como os dados do sistema fazem o futuro ser mais claro.
