Imagine a seguinte situação: toda a equipe de marketing reunindo tempo e esforço naquele super projeto do ano. Depois de muito empenho, as ações são lançadas e agora é só esperar os elogios da diretoria. Mas como medir o impacto real dessas ações? A partir do KPI!
A sigla em inglês remete à expressão Key Performance Indicator. Na tradução para o português brasileiro, podemos chamá-lo de Indicador-Chave de Desempenho.
O indicador de desempenho é fundamental no acompanhamento de qualquer objetivo, ação, processo ou projeto de um negócio. Ele mede se o planejamento estratégico está sendo executado de forma eficaz e se os resultados estão alinhados às metas estabelecidas.
Existem vários indicadores que podem servir como uma bússola para mostrar, por exemplo, se uma campanha de marketing digital está tendo sucesso. O volume de negócios fechados é uma opção.
Um detalhe importante: o KPI também aponta resultados negativos, ajudando a identificar erros na definição ou execução de uma estratégia e permitindo ajustes rápidos para melhorar o desempenho.
Encontrar o indicador-chave de performance que mais se encaixa às necessidades de uma empresa não é uma tarefa fácil. Por isso, neste artigo vamos explicar para você os seguinte tópicos:
- O que é KPI?
- Exemplos de KPIs
- Qual a importância do KPI no planejamento estratégico?
- Tipos de KPIs
- Como escolher os KPIs certos para o seu negócio?
- Como monitorar os KPIs com o Scopi?
- A importância da ferramenta FCA
- Conclusão sobre indicadores de desempenho e importância no planejamento estratégico
Se você ficou interessado em entender a fundo o que é um KPI e para que serve, continue no artigo e acompanhe!
O que é KPI?
KPI é uma ferramenta de gestão que auxilia as empresas no acompanhamento do desempenho de seus objetivos, projetos, processos e ações, seja de toda a empresa ou de um setor específico.
Por meio dos indicadores-chave de performance, como também é chamado, os gestores podem verificar se a empresa está no caminho certo da estratégia traçada pelos especialistas.
Esse acompanhamento é primordial para entender os resultados obtidos. Eles podem ser apresentados com as mais diversas unidades de medida, como por exemplo: quantidade, percentual, valor monetário, coeficiente, etc.
Por isso, é importante ficar atento às pesquisas sobre o que é KPI, pois não há um único indicador-chave ideal para todas as empresas – cada negócio deve definir os mais adequados às suas necessidades.
Como estamos em uma era de grande fluxo de informações, o ponto central é saber escolher os indicadores de desempenho mais relevantes para a estratégia da empresa.
Sabe o exemplo da equipe de marketing que falamos logo no início? Vamos supor que o baita projeto era uma campanha para levar as pessoas até a loja virtual da empresa.
Eles podem mensurar quantas pessoas visitaram a página e quantas realmente efetuaram uma compra.
A diferença entre visita e compra efetiva pode ser significativa, revelando se a campanha atingiu o objetivo esperado ou se ajustes são necessários. Por isso, é fundamental saber distinguir os tipos de KPIs usados na estratégia da empresa.
KPI x Métrica
Lembre-se desta informação: um KPI nunca é apenas uma métrica, mas uma métrica pode se tornar um KPI.
Sim, pode parecer confuso no primeiro momento, mas é assim mesmo que funciona! Dito isso, vamos às diferenças entre KPI e métrica.
Os KPIs são indicadores estratégicos que auxiliam o seu negócio a alcançar determinado objetivo. Eles mostram estratégias, planos de ação e outras formas de atingir uma meta.
Já a métrica é um dado bruto a ser medido. Ela apresenta resultados em números ou percentuais, mas não fornece insights diretos sobre como atingir um objetivo.
Para facilitar ainda mais a sua compreensão, vamos usar o exemplo da campanha de marketing que falamos no início.
Exemplos de Métricas x KPIs
Essas são algumas métricas usadas no marketing digital:
- Visitas do site;
- Visitantes únicos;
- Taxa de rejeição.
As visitas do site, por exemplo, podem ser apresentadas pelo número exato ou aproximado, e também em percentuais. Mas isso indica apenas dados, não estratégias.
Já o KPI é um indicador criado a partir das próprias métricas. Se a loja virtual teve uma queda de visitas, os gerentes podem investir em tráfego pago para aumentar esse dado.
Ou seja, a partir do número obtido na análise sobre visitas do site, a empresa tomou uma medida, que foi adotar o tráfego pago. O KPI é basicamente isto.
Ao contrário das métricas, na hora de entender o que é KPI é preciso associá-lo a uma meta de conversão.
Veja alguns exemplos práticos de indicadores-chave de performance:
- Taxa de conversão de vendas;
- Tempo de permanência no site;
- Número de assinaturas da newsletter.
Enquanto as métricas vão refletir o comportamento dos visitantes no site, os KPIs vão medir o desempenho do negócio em si.
Resumindo: Métricas são informações e KPIs são resultados.
As métricas levaram as informações sobre como estavam alguns pontos do site, enquanto os indicadores buscaram formas para gerar resultado.
As métricas costumam ser indicadores nativos de ferramentas de web analytics, como o Google Analytics.
Já os KPIs são indicadores definidos pelos gestores do site para analisar o desempenho do negócio como um todo.
Exemplos de KPIs
Não basta apenas explicar o que é KPI, é preciso mostrar situações reais em que esse indicador-chave pode ser aplicado dentro de uma empresa.
Os negócios, independentemente do seu porte, possuem diferentes setores de funcionamento, como financeiro, comercial, recursos humanos, entre outros.
Sendo assim, é possível aplicar os indicadores-chave em qualquer setor para obter uma visão clara de como estão performando dentro da empresa. Veja alguns exemplos de KPIs:
1. Financeiro
No setor financeiro é possível aplicar o indicador-chave chamado Customer Lifetime Value (CLV).
Esse indicador busca entender quanto um cliente gasta com a empresa durante todo o seu ciclo de relacionamento. A partir desse valor, é possível analisar se o retorno sobre esse investimento vale a pena ou não.
É importante destacar que o CLV não deve ser analisado isoladamente. Para compreender se os gastos com aquisição de clientes foram compensatórios, é necessário compará-lo com outras métricas.
– Leia também: 12 indicadores financeiros para não perder de vista
2. Recursos Humanos
Quem trabalha com Recursos Humanos sabe muito bem como os KPIs podem ajudar a avaliar o desempenho do setor.
A taxa de turnover é uma opção. Com base no número de funcionários que entram e saem da empresa, é possível analisar o trabalho dos recrutadores, a qualidade do processo de integração (onboarding) e a capacidade de retenção de novos colaboradores.
Se os funcionários contratados recentemente saem da empresa, o onboarding pode não estar adequado. Para isso, é necessário revisar o processo e testar novas abordagens para verificar se os resultados melhoram.
No RH, os KPIs funcionam como uma experimentação. Assim, fica mais fácil ajustar estratégias conforme a necessidade do momento.
3. Produtividade
Outro indicador-chave de performance que pode ajudar na gestão da empresa é o acompanhamento diário de atividades.
Por meio de plataformas de gerenciamento de projetos, como o Scopi, é possível acompanhar a produção dos funcionários em apenas um dia ou também com um período maior de tempo.
Com essa análise, torna-se viável avaliar quem está enfrentando dificuldades, quais tarefas estão atrasadas e quem mantém a produtividade dentro dos prazos esperados.
É preciso apenas salientar que as plataformas de gerenciamento não devem ser utilizadas de forma rígida. Os gestores precisam analisar as causas dos atrasos e buscar soluções, como treinamentos ou redistribuição de tarefas, para melhorar o desempenho sem prejudicar o bem-estar da equipe.
O lado humano precisa andar ao lado das estratégias corporativas.
– Leia também: 7 indicadores de produtividade para acompanhar na sua empresa
4. Comercial
A estratégia de Win Rate, chamada também de Taxa de Conversão, é uma das mais famosas na hora de pesquisar sobre o que é um KPI.
Basicamente essa estratégia está ligada ao setor comercial. De acordo com a estratégia adotada naquele período, os gestores vão avaliar se o time conseguiu transformar os leads em clientes da empresa.
Com base nesse resultado, é possível avaliar se as táticas aplicadas foram eficientes ou se ajustes são necessários. Mesmo que os resultados sejam positivos, a estratégia deve ser revisada periodicamente para garantir a sua eficácia contínua.
5. Clientes
Um último indicador-chave é voltado para os resultados obtidos com os clientes. Os setores de vendas e marketing são os responsáveis, que podem aplicar essas estratégias.
Uma opção é o Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Para isso, é necessário somar todos os gastos de determinado período com estratégias de marketing e vendas. Após, basta dividir pela quantidade de clientes conquistados.
Se o número do CAC for alto, significa que cada cliente está custando muito para a empresa. Isso pode ser ruim para o financeiro, pois o negócio gasta mais do que recebe de volta. Não há lucro nessa situação.
Qual a importância do KPI no planejamento estratégico?
KPIs e planificación estratégica estão intrinsecamente ligados. Isso porque os indicadores devem ser usados não apenas para mensurar a execução das estratégias, mas também para identificar melhorias e prever possíveis falhas.
Imagine que, na sua empresa, os gestores adotem um KPI sem antes analisar as métricas relevantes. Além de não ter um diagnóstico real do desempenho do negócio, essa decisão pode resultar em investimentos em estratégias sem embasamento e sem retorno esperado.
Por isso, na hora de responder o que é KPI para o planejamento estratégico, tenha em mente que é uma peça fundamental, assim como o rei é primordial para o jogo de xadrez.
Saber escolher os indicadores-chave que sejam de fácil entendimento também é importante. Isso vale para o setor que vai utilizar os resultados e para a equipe que vai coletar os dados.
Dessa maneira, quando o gestor for avaliar os dados, será mais fácil identificar o que é necessário ser feito para alcançar os resultados e objetivos.
Dependendo do momento que a empresa se encontra, alguns KPIs podem fazer mais sentido que outros.
Estabelecer essa análise interna de tempos em tempos, mensalmente ou até semestralmente, pode resultar em um planejamento mais assertivo.
– Leia também: Indicadores estratégicos: quais são, exemplos e como usar
Tipos de KPIs
Na hora de fazer o planejamento estratégico, existe uma infinidade de indicadores-chave que podem ser usados pela empresa.
Apenas um único setor pode usar diferentes tipos. Por isso, os KPIs variam de acordo com os interesses dos gestores e sobre o que eles estão em busca.
Como já falamos, um KPI tanto pode se apresentar na forma de um numeral quanto em porcentagem. Vamos a um caso prático desse uso?
Uma empresa fez avaliação do estoque de uma loja. O gerente constatou que existe uma sobra de 200 unidades de um determinado item. A primeira ideia seria de suspender por um tempo a compra deste produto.
Mas com os dados em mãos, ele soube que este item tem uma das melhores margens de lucro na empresa e que a sobra representa apenas 0,5% do volume médio de venda por mês. A situação já mudou totalmente, não é mesmo?
Para simplificar a definição sobre o que é KPI e seus tipos, dividimos em três categorias: primários, secundários e práticos.
1. KPIs primários
São aqueles que os diretores e funcionários do primeiro escalão querem ver. Esses indicadores mostram se, de fato, os envolvidos estão colaborando com a empresa no ganho desejado.
Para exemplificar, vamos usar o marketing digital. Os KPIs primários são aqueles que mensuram se a estratégia adotada está trazendo resultados. Entre eles podemos citar a taxa de conversão, geração de leads, tráfego e receita por compra.
2. KPIs secundários
Esses KPIs são usados por supervisores e profissionais que acompanham de perto o andamento dos resultados. Os dados informados reforçam as informações passadas pelos primários.
Ou seja, são eles que mostram para quem está hierarquicamente acima que as estratégias adotadas estão no caminho certo.
3. KPIs práticos
Por fim, existem os KPIs práticos, que são os mais usados constantemente por quem precisa justificar os indicadores primários e secundários. Aqui, a quantidade de KPIs analisados é maior.
Num exemplo bem prático, imagine que o diretor tenha como meta aumentar o lucro da empresa em 20%. Para isso, ele vai criar um KPI primário.
Já os gerentes ligados ao seu setor vão criar outros KPIs para ajudar ele a alcançar o objetivo. Por sua vez, esses mesmos desdobrarão essas metas para suas equipes.
– Leia também: OKR e KPI: entenda as principais diferenças entre os conceitos
Como escolher os KPIs certos para o seu negócio?
Precisamos agora destrinchar muito além do que é uma KPI, mas também como escolher os indicadores-chave de performance para a sua empresa.
Já que temos uma infinidade de KPIs, você deve sempre levar em conta os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico.
Com base nisso, qualquer medida é baseada no momento em que a empresa se encontra. Se ela vende um produto sazonal, por exemplo, existem épocas que as comercializações caem. Aquilo que faz sentido agora pode não fazer mais daqui um tempo.
Além dessa análise interna sobre o objetivo da empresa, é essencial que seja feita uma análise externa. Vale até ver o que outras empresas semelhantes têm buscado como indicadores.
Enfim, são muitas formas de mensurar, não é mesmo? Para facilitar esse processo, separamos algumas características que você deve considerar na seleção dos melhores indicadores:
1. Facilidade para ser mensurado
Falar que um KPI precisa de disponibilidade e mensuração parece óbvio, mas é preciso estar atento a isso.
Vai muito além do que é uma KPI: os indicadores devem disponibilizar estatísticas significativas, fazendo diferença no dia a dia da empresa.
O mais importante é definir os objetivos organizacionais. Isto é, os objetivos que vão organizar as equipes, métricas e estratégias. Como definir qual canal a empresa deve utilizar no início de seu trabalho é um exemplo fatídico.
Eles podem ser divididos ainda em dois tipos de objetivo:
- Curto prazo: tem a visão do presente, dados financeiros, foco na gestão interna e no âmbito operacional;
- Longo prazo: está no futuro, com ênfase nos fatores externos e trabalha o campo estratégico.
O importante aqui é sempre ter informações que auxiliem o planejamento estratégico.
– Leia também: Planilha de indicadores no Excel: saiba como fazer e conheça outra ferramenta mais eficiente
2. Precisa ser relevante
É preciso ter um olhar atento e escolher aqueles KPIs que realmente vão mostrar os resultados concretos.
Comentários e curtidas em redes sociais não provam nada sobre a campanha elaborada pelo marketing. Já o número de vendas, sim.
Neste quesito é sempre importante perguntar: a equipe responsável em atingir os objetivos desse KPI tem conhecimento e habilidade para isso?
Se sim, é importante criar estratégias que sejam relevantes para obter resultados.
3. Possibilidade de ser atingido
A escolha de KPIs que vão muito além do que a empresa é capaz de acompanhar pode gerar desmotivação por parte da equipe.
O ideal é instaurar indicadores-chave que sejam desafiadores, mas acessíveis. Aplicar tarefas impossíveis para os colaboradores pode sobrecarregar o time e fazer com que ele não chegue a nenhum resultado.
Reflita sobre o que é KPI e qual a sua intenção dentro de uma empresa. Assim, é possível medir se o seu pedido vai gerar estresse e desgaste ou mais empenho dos funcionários.
4. Ter periodicidade
A periodicidade é fundamental para que os indicadores reflitam o mais perto possível a realidade do momento.
Exigir um monte de análises no início e meses depois nem saber onde o último dado parou faz com que todo o esforço seja perdido.
Além do mais, já que os KPIs auxiliam nas tomadas de decisões, como você pode saber se está indo para o caminho certo se as informações que estão ultrapassadas?
Mantenha um calendário com os resultados obtidos e estratégias renovadas.
5. Ajude em escolhas inteligentes
Por fim, evite perder tempo em busca de dados que pouco falam sobre o seu negócio. Não vale a pena procurar informações externas, como padrões de outras empresas, sem apropriar para a sua área.
Tão importante quantos os números e dados que os KPIs apresentam são as indicações da melhor solução para o seu planejamento.
Não busque algo já pronto ou que não seja apropriado para o seu negócio. Adeque os KPIs.
– Leia também: Árvore de Indicadores: confira um guia completo sobre a ferramenta
Como monitorar os KPIs com o Scopi?
Muito provavelmente você procurou sobre o que é KPI e não encontrou nenhuma informação sobre como mensurá-lo, não é mesmo?
Mas não se preocupe, vamos mostrar alguns indicadores-chave que são aplicados no cotidiano das empresas.
A vantagem que os KPIs trazem é de poder transformar números soltos em conhecimentos para o negócio.
Com a transformação digital, surgiram no mercado ferramentas para analisar as KPIs que facilitam a vida das mais diversas áreas e segmentos.
Elas apresentam o monitoramento em tempo real, o andamento e a evolução de diferentes demandas e projetos. Um exemplo prático disso é o Scopi!
A nossa plataforma possui uma área de indicadores de desempenho customizável e permite cadastrar todos os KPIs de um negócio, analisar e emitir relatórios.
Os indicadores-chave apurados pela plataforma são ideais para apresentar em reuniões de demonstração de resultados, compartilhar com a equipe, gerar insights para otimizações na empresa, entre muitas outras atividades.
Além de facilitar a vida do gestor, é também uma ferramenta exata, que reduz erros humanos com análises manuais e pouco precisas.
Isso sem falar que todas as informações ficam armazenadas na plataforma de maneira integrada e centralizada. Se outros gerentes de projetos quiserem acessar esses dados, basta fazer login e conferir os resultados obtidos.
– Leia também: Gestão de indicadores: aprenda o que é e como acompanhá-los
A importância da ferramenta FCA
E se as métricas apresentarem resultados negativos, como reagir?
Mesmo que os KPIs façam o acompanhamento de todas as atividades, imprevistos podem acontecer no meio do caminho.
Quando os resultados não vão para onde era planejado, é necessário entender o que aconteceu e desvendar a raiz do problema.
A metodologia FCA é uma ferramenta de gestão que busca compreender como surgiu o imprevisto no planejamento estratégico. Para isso ela divide sua técnica em três etapas: fato, causa e ação.
A vantagem dessa ferramenta é que ela se aplica em qualquer problema, independente do setor ou situação. Mas ela é comumente usada no acompanhamento de projetos e como indicador de metas.
Se a sua empresa combinar a gestão dos KPIs com a metodologia FCA, o tempo de resolução do problema e retomada para o objetivo central são menores.
É uma maneira também de focar no core business do negócio e deixar os problemas que atrapalham as metas para trás.
Ou seja, não basta pesquisar apenas o que é KPI, é preciso estar aberto para adotar outras ferramentas que funcionam em conjunto.
Conclusão sobre indicadores de desempenho e importância no planejamento estratégico
Possivelmente você chegou até este artigo interessado em saber mais sobre o que são KPIs e como eles podem ajudar na melhoria da gestão estratégica do seu negócio.
Ao longo do texto, mostramos que esses indicadores, como também são conhecidos, são essenciais para o sucesso do planejamento estratégico.
Também mostramos que existe diferença entre KPI e métrica e que é importante distinguir os dois termos!
São vários os KPIs que o gestor pode usar no acompanhamento de uma ação ou projeto. Muitos deles podem ser apresentados em forma de numeral ou de porcentagem.
Por ter uma infinidade de indicadores-chave, a palavra de ordem para encontrar aquele que melhor se enquadra com seus objetivos é “pesquisar”!
Procure, de preferência, aqueles que são mensuráveis, que possam ser atingidos e que tenham periodicidade, por exemplo.
Vale a pena lembrar que vários são os números que passam pelas mãos do gestor, mas nem todos mostram realmente o que é relevante para tomar as decisões mais assertivas.
Na plataforma estratégica da Scopi é possível monitorar e verificar se realmente estamos no caminho certo, se os objetivos estratégicos serão ou estão sendo atingidos.
No Scopi cada KPI fica vinculado a um objetivo estratégico, integrando tudo num só lugar e promovendo a tão desejada visão de tudo e de todos.
Para conhecer um pouco mais sobre como é possível fazer gestão de indicadores e KPIs através do Scopi, clique abaixo:
