Raciocínio, lógica, uma pitada de antecipação, uma boa dose de organização e conhecimento de mercado. Esses são os ingredientes principais para se fazer um planejamento de marketing e comunicação assertivo. Podemos dizer que é quase como fazer uma receita: é necessário ter precisão e tudo fica bem mais fácil se tivermos os ingredientes adequados.
Imagine só: se em empreendimentos mais “calmos” e com uma rotina mais sólida já é um desafio conseguir integrar informações, planejar, traçar objetivos e acompanhar indicadores de forma contínua, então considere o cenário de uma empresa de marketing e comunicação: novos clientes, “fura pauta”, mudanças de mercado, atualizações de plataformas e ferramentas…
Mas, se você quer entender de uma vez por todas como começar a ter tudo isso e a – consequentemente – fazer um planejamento de marketing e comunicação de forma eficiente, livre de retrabalhos e com economia de tempo, veio ao lugar certo!
Planejamento de Marketing e Comunicação: como começar?
Primeiro: é muito comum vermos agências de comunicação usando planilhas como sua principal forma de controle de dados e atualização de informações. Ou seja: algumas agências ainda trabalham exclusivamente com planilhas. Lembra quando nos referimos acima sobre planejar ser como uma receita culinária? Podemos dizer que as planilhas definitivamente não são os equipamentos corretos…
Isso porque investir em planilhas para ter o controle de dados é demorado, prejudica a comunicação interna, atrapalha a organização da equipe e tem grandes chances de dar errado. Além do mais, para se ter uma visão completa sobre os indicadores, você provavelmente terá que integrar suas planilhas – o que pode ser bem difícil e exigir a ajuda de um profissional de T.I.
Entendendo como funciona o planejamento estratégico no Marketing
Na maior parte dos casos, quando uma agência recebe um novo cliente, os processos de planejamento de marketing e comunicação estratégicos seguem as etapas abaixo:
- Reunião de briefing: nela, são apresentadas todas as informações do novo cliente que foram reunidas até o momento e que serão importantes para cada equipe de marketing. Colocando a ação no Scopi, você garante que todos os colaboradores necessários estejam presentes na hora da reunião e ainda consegue adiantar algumas informações principais que serão importantes para cada núcleo;
- Análise de cenário (mercado, concorrência, tendências e forças internas): muitos gestores não conseguem enxergar com clareza as características de cada uma dessas etapas. No entanto, ao utilizar o Scopi, fica muito mais fácil compreender como cada um desses nichos se encaixa no negócio do novo cliente. Como? Com o apoio da Matriz SWOT.
- Definição de objetivos de marketing: aqui serão traçados os objetivos do cliente. Ou, em outras palavras, o que o cliente busca ao procurar o serviço de uma agência de comunicação? A partir de uma conversa transparente entre agência e cliente, esses objetivos serão definidos. Mas lembre-se sempre de levar em consideração a análise feita por meio da Matriz SWOT, que irá ajudar você a entender a realidade e o potencial do novo cliente;
- Definição de métricas para avaliação e mensuração de resultados: depois que os objetivos do cliente foram definidos, está na hora de pensar em como medir o quão perto você está de cada um deles. No entanto, é preciso ficar atento: para cada canal e plataforma de marketing, existem métricas específicas para serem acompanhadas. Com o Scopi, o coordenador de cada setor pode personalizar o acompanhamento dos principais indicadores a serem monitorados, sem atrapalhar as demais equipes. Dessa forma, você pode mensurar com segurança o desempenho de redes sociais, mídias pagas, blogs e qualquer outra plataforma que sua agência ofereça;
- Construção de personas: aqui, mais uma vez podemos nos valer dos benefícios da Matriz SWOT e do estudo feito anteriormente para a definição de metas e objetivos. Afinal, fica muito mais fácil conhecer nosso público-alvo quando conhecemos com segurança o mercado no qual o novo cliente atua. Sendo assim, a construção de personas não é mais um tiro no escuro e sim uma aposta certeira no target traçado. Some-se a isso a possibilidade de montar um mapa da empatia. Ele já é um velho conhecido do Scopi e ajuda você a entender quem é o seu cliente. Como o nome já nos dá ideia, o mapa da empatia funciona apenas se nos colocarmos no lugar do nosso alvo em potencial. Em outras palavras, para tirarmos um bom resultado desse exercício, é necessário mergulharmos no universo do cliente.
- Distribuição das tarefas e metas de cada área: depois que as personas foram traçadas, os objetivos e as métricas definidos, está na hora de delegar a construção estratégica para a equipe. Leia-se: o que cada setor vai fazer para alcançar as metas pré-estabelecidas? Se você é daqueles gestores que se preocupam em dar autonomia à equipe, saiba que o Scopi permite que você faça exatamente isso e ainda sem perder o controle sobre o que está sendo produzido. Exemplo: ao delegar o desdobramento da identidade visual para o setor de criação, você consegue colocar uma data limite para início e fim da tarefa, acompanhar de perto o desenvolvimento da ação e, se necessário, cobrar as pessoas certas por atrasos ou falhas;
Analisando o cenário do cliente com o Scopi
Como você pode ver acima – e já deve saber se lida diretamente com planejamento de marketing e comunicação -, a análise de cenários interno e externo é uma das primeiras etapas a ser seguida – e uma das mais importantes. Para não tatearmos no escuro, utilizamos a Matriz SWOT. Ela mede as forças (S, de strengths), fraquezas (W, de weaknesses) do negócio – fatores internos – assim como oportunidades (O, de opportunities) e ameaças (T, de threats) do macroambiente – fatores externos. E, adivinhe, você tem acesso ao método SWOT pelo Scopi.
Esse estudo consiste em uma análise detalhada da situação do negócio no cenário econômico – o que ajuda o empreendedor na tomada de decisão. Além disso, seu principal objetivo é dar um diagnóstico estratégico que deve prever e prevenir condições negativas, além de firmar diretrizes que façam o empreendimento se diferenciar.
Precisa de ajuda para definir objetivos?
Muitas agências se confundem na hora de definir objetivos claros para os seus clientes. Por que isso acontece? Bem, principalmente porque nosso pensamento não é linear e em um ambiente criativo e frenético como o de agências de comunicação, ele pode se tornar ainda mais turvo.
Com o Scopi, você consegue centralizar os objetivos definidos. Dentro de cada objetivo, tem acesso a um gráfico que mede o quanto cada processo está sendo realizado e próximo do fim. É controle de tarefas que você estava procurando?
Assegure-se de que a equipe participe do projeto: delegando tarefas no Planejamento de Marketing e Comunicação
Como distribuir as ações e metas para os diferentes núcleos do time de comunicação? É nessa parte que muitos gestores perdem a mão e os ruídos começam a acontecer. Mandar um e-mail para cada um? Centralizar em planilhas? Qual a melhor maneira de manter todos inteirados sobre o processo sem perder a capacidade de controle?
É aí que entra, mais uma vez, o nosso software de planejamento estratégico! Com ele, você otimiza o controle das ações definidas – já que cada ação pode ser desdobrada em tarefas e essas distribuídas para a equipe para execução. Fácil, simples e você continua de olho em tudo!
Além disso, o Scopi auxilia na hora de gerir seus processos. Fazer o correto gerenciamento de um processo dentro de uma empresa é a condição que vai mantê-la em pleno funcionamento e, também, será o combustível que vai possibilitar o atingimento dos objetivos.
O Scopi permite que você monitore o status de cada atividade de forma ágil, sendo um excelente aliado na gestão desses processos. Ademais, ele facilita a comunicação e organização internas, já que dá autonomia para que cada colaborador acesse o sistema faça as alterações necessárias – que serão atualizadas e compartilhadas com todos os envolvidos na ação.
Podemos dizer o mesmo da gestão de projetos. E podemos entender os projetos no planejamento estratégico como um plano de ação, com início, meio e fim MUITO bem definidos. Ou seja: projetos são um grupo de medidas a serem tomadas para cumprir um objetivo e que, com a ajuda do Scopi, irão sair do papel. Com o software, além de ter a visão de cada passo, você também controla a execução das ações e tem acesso aos indicadores de desempenho. Basicamente, você terá um mapeamento completo para diagnosticar a raiz de cada problema.
Monitorando resultados: será hora de repensar o Planejamento de Marketing e Comunicação?
Com todas essas funcionalidades, não é de surpreender que o Scopi também funcione no controle de métricas. Como? É possível cadastrar os indicadores definidos para ir controlando e atualizando os resultados. A questão é só definir quais KPIs são mais importantes para a sua estratégia: tempo de permanência no site, visitantes orgânicos ou cliques nas redes sociais?
Mas não esqueça: o planejamento de marketing e comunicação estratégico não é algo estático. Periodicamente, é necessário que você efetue uma reavaliação e acompanhamento dos KPIs e objetivos: você está indo para onde gostaria? Os objetivos definidos inicialmente ainda valem ou será necessário reformulá-los?
Um dos métodos de gestão que podem ser utilizados para ajudar nessa reformulação é o PDCA (Planejar, Desenvolver, Controlar e Ajustar). Essa metodologia ajuda você a ter um controle maior sobre os resultados – e sabemos que, sem esse controle, é possível que você acabe se perdendo na hora de reavaliar o caminho da estratégia – isso sem falar na chance das entregas decaírem na qualidade, comprometendo a melhoria contínua. Lembre-se: o PDCA é um ciclo e atrasados são aqueles que pensam que planejar é algo que acaba.
Para um bom gestor, o planejamento é rotina.
Outra análise que é muito útil na reformulação de objetivos e aprimoramento de estratégia é o método FCA (Fato, Causa e Ação). Como a sigla nos dá a ideia, a metodologia é excelente para rastrear a origem de cada problema e pensar na melhor solução para ele, levando em consideração as possibilidades reais da empresa.
- Fato: o problema que está acontecendo no momento, identificado por meio do acompanhamento de indicadores. Por exemplo, o cliente está com pouco tráfego no blog;
- Causa: identificar a causa exige um estudo cuidadoso. Considerando a situação no blog, pode ser pela qualidade dos textos, por alguma instabilidade no site, por não estar tendo uma boa divulgação nas redes sociais, etc…
- Ação: qual é a melhor e mais viável solução para o problema? Construir textos mais atrativos, trabalhar para que o blog tenha uma melhor navegabilidade ou caprichar nas redes sociais?
Ao lidar com planejamentos, você se dá conta de que identificar uma falha é o primeiro passo para encontrarmos uma solução. Tenha em mente que é necessário montar uma espécie de quebra-cabeças que leve à raiz do problema, partindo dos porquês.
Dessa forma, temos que a causa do FCA pode ser desdobrada na conhecida Teoria dos 5 Porquês. De maneira geral, a teoria desenvolvida por Taiichi Ohno, nos envolve no porquê do porquê, aprofundando cada vez mais nosso conhecimento sobre determinado problema.
Por fim, ainda damos uma dica: o Scopi trabalha com a metodologia FCA e Canvas (alô, mapa da empatia) e, por isso, permite a análise de múltiplas causas, – 5 ou até mais porquês. Quer saber mais sobre como o Scopi utiliza o FCA? É só clicar aqui!
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