Uma escolha assertiva de uma ferramenta de OKR pode ser decisiva para auxiliar sua empresa no acompanhamento das metas e objetivos. Mas com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher o sistema ideal para o seu negócio?
No texto a seguir, vamos desvendar as principais características dessas ferramentas e compartilhar dicas valiosas para você fazer a melhor escolha. Continue lendo e fique por dentro!
O que é OKR?
Antes de falarmos sobre as ferramentas de OKR, vamos explicar um pouco sobre o conceito e suas características.
OKR é a sigla para Objectives and Key Results, que significa, na tradução literal, objetivos e resultados-chave.
Portanto, a metodologia propõe a elaboração de objetivos, assim como de resultados-chave que serão utilizados para mensurar a eficiência das ações propostas.
Em linhas gerais, a OKR consiste em um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca de objetivos globais de uma organização.
- Objectives são uma definição clara e geral sobre o que a empresa deseja alcançar;
- Key Results são as metas que ajudam a definir o melhor trajeto para chegar ao objetivo final.
A metodologia OKR deve ser acompanhada regularmente para avaliar o progresso e realizar ajustes conforme necessário.
Leia também: OKR e KPI: entenda as principais diferenças entre os conceitos
O que é um software de OKR?
O software de OKR vai automatizar o acompanhamento das metas propostas por cada equipe. Dentro do sistema, que fica armazenado em nuvem, é possível registrar, mensurar e analisar todos os dados de forma minuciosa e prática.
Basta que você preencha as informações iniciais, como objetivos, prazos e tarefas a serem realizadas e a ferramenta vai automatizar o acompanhamento de tudo isso, com envio de alertas das tarefas, geração de relatórios inteligentes, entre outras possibilidades.
Uma das vantagens de uma ferramenta de OKR é a transparência proporcionada, uma vez que toda a equipe passa a ter acesso unificado ao sistema. Nele, cada colaborador pode visualizar quais são suas responsabilidades, com seus respectivos prazos e indicadores a serem atingidos.
5 motivos para evoluir da planilha para um sistema em nuvem
Quando o assunto é o acompanhamento estratégico, encontramos algumas limitações nas planilhas eletrônicas que dificultam a construção e a gestão do planejamento.
A seguir apresentamos 5 motivos que justificam a opção por um software especializado em OKR:
1. Dificuldade para compartilhar
O compartilhamento das informações da OKR é um dos itens mais importantes para o sucesso de uma organização com foco na qualidade e na competitividade.
Com um software, você passa a ter acesso aos dados a qualquer momento e de qualquer lugar. Estes sistemas também são mais ativos que as planilhas, pois emitem avisos por e-mail quando algo está atrasado ou, até mesmo, está sendo realizado.
2. Dificuldade para integrar
Colocar numa só planilha as informações da gestão estratégica de OKR de uma organização, e, ainda, projetos e processos, é algo praticamente impossível, diante da complexidade e da forma como se dará o acesso.
Um software especializado em OKR pode também ser integrado com outros sistemas da organização, proporcionando alimentação automática o que gera ganhos de tempo e segurança.
3. Dificuldade para atualizar
Quando se usa planilha, é necessário que cada colaborador entre para verificar o que está desatualizado. Dependendo do software, ele mesmo informa através de avisos por e-mail quando um indicador, um projeto ou uma ação está atrasada.
Dessa forma, fica muito mais fácil também para que o gestor acompanhe os eventuais atrasos.
4. Dependência de um especialista
Montar uma planilha pode ser uma tarefa fácil, mas habilitar macros, gerar interdependências entre documentos, criar fórmulas e gerar relatórios exige um conhecimento bem mais especializado.
Organizações que optam por planilhas vão precisar de um “expert” em planilhas e, mesmo assim, o resultado ainda será inferior a um sistema, já que um bom sistema pode ser bem mais amigável.
5. Segurança das informações
Para que a organização não corra o risco de perder os dados que estão armazenados em planilhas, é necessário realizar de forma manual uma rotina de backup. Nas planilhas também há uma enorme dificuldade de verificar quem acessou e o que fez.
No caso de um sistema na nuvem, o backup é automático e muitos destes sistemas gravam logs, além de terem recursos que permitem restringir o acesso a determinadas seções.
Dicas para escolher uma ferramenta de OKR
Abaixo listamos algumas dicas de como avaliar uma ferramenta de OKR para escolher a melhor opção para o seu negócio. Confira:
Considere um software na nuvem
O software de OKR na nuvem permite que os usuários acessem de qualquer lugar, a qualquer momento. As atualizações são automáticas e cópias de segurança (backups) não precisam ser feitas pelo usuário.
Assista uma demonstração
Assistir a uma demonstração pode ser decisivo para tomar a decisão de contratar ou não determinada ferramenta de OKR.
Utilize esse momento para observar se o software tem uma interface intuitiva, se tem as ferramentas principais para acompanhamento da OKR, além de outras funções como o mapa estratégico, acompanhamento de processos, entre outras.
É interessante também entender se o sistema tem versão mobile, o que pode facilitar ainda mais a rotina de acompanhamento.
Verifique se o software envia alertas por e-mail
Um critério de seleção importante é a funcionalidade de emitir alertas por e-mail. Isso aumenta o envolvimento dos usuários com a OKR e deixa a equipe mais informada, pois não precisa estar dentro do sistema para saber o que está acontecendo.
Veja se o fornecedor dá treinamento
Ele deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações. Poder fazer o balanceamento da OKR e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.
Confira se o fornecedor oferece suporte
Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para solucionar.
Compare preços entre produtos concorrentes
O preço deve obedecer a famosa relação custo x benefício. É importante comparar preços de fornecedores, cujos produtos tenham a mesma finalidade. Um software de OKR não deve ser comparado a um software de gestão de tarefas ou projetos, por exemplo.
Leia também: BSC e OKR: entenda qual método de gestão é o melhor para sua estratégia
Software de OKR: Funcionalidades do Scopi
Confira alguns recursos que o Scopi oferece para fazer uma gestão de OKRs com agilidade e qualidade:
- Hierarquia de objetivos visualizada através de organograma;
- Tabela de objetivos e resultados chaves por setor e por responsável;
- Painel com o progresso dos objetivos e dos resultados chaves;
- Progresso dos objetivos calculado a partir do progresso dos resultados chaves;
- Progresso dos resultados chaves calculado a partir dos check-ins;
- Vínculo de projetos com objetivos;
- Vínculo de ações com resultados chaves;
- Integração de OKRs com objetivos do BSC;
- Parametrização das permissões de acesso de cada usuário.
Com a metodologia, é imprescindível ser claro nas definições e mostrar nos key results quais são as métricas conquistadas durante cada etapa.
Com a ajuda de um software de planejamento estratégico, o processo pode ser muito mais tranquilo. O Scopi é um sistema que integra e gerencia planos, objetivos, metas e estratégias de forma simples e prática.
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