Num mundo cheio de desafios, ameaças y oportunidades, medos e desejos, o planificación estratégica é uma ótima ferramenta para viabilizar grandes conquistas. Pouco importa o tamanho e o segmento da empresa: as dicas a seguir servem para todos. Confira!
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O que é planejamento estratégico
O planejamento estratégico é um processo que ajuda a definir quem somos, onde estamos, onde queremos chegar e o que faremos para chegar. Com o planejamento criamos uma espécie de mapa de rota de viagem. Analisamos cenários, estabelecemos metas e traçamos os caminhos, conhecidos como planos de ações.
Para o planejamento dar certo, a boa gestão do líder tem um papel fundamental. Ela é quem determina a adesão das pessoas, que numa linguagem de gestão de projetos são denominados stakeholders.
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Por onde começar a fazer um planejamento estratégico
O desafio para quem inicia um planejamento estratégico é incorporá-lo à cultura organizacional da empresa. Planejar precisa se tornar um hábito de todos. Para isso acontecer, tudo começa pelo envolvimento da equipe de trabalho desde as primeiras etapas que compõem o processo de construção do planejamento. Aqui estão elas:
1. Análise crítica do cenário da empresa e do mercado
Primeiro, você deve realizar o diagnóstico. Junte sua(s) equipe(s) de trabalho para listar os pontos fortes e fracos da organização. Avalie, também, se o ambiente externo oferece ameaças ou oportunidades de negócio.
Qualidade do produto ou dos serviços prestados, carências em determinadas áreas, ameaças da concorrência, são alguns dos itens que, normalmente, aparecem nesta etapa do diagnóstico estratégico.
Essa etapa é melhor realizada com a ajuda da metodologia SWOT, essa ferramenta auxilia na identificação dos pontos de melhoria que podem ser levados em conta na hora de planejar as ações do negócio, sabendo onde deve-se investir mais ou menos.
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2. Definição da filosofia e diretrizes
Definir a Missão, a Visão e os Valores da organização é extremamente importante para o sucesso do planejamento estratégico. Além dos clientes do seu negócio, os próprios colaboradores precisam ter conhecimento sobre a filosofia da organização para trabalharem alinhados a um objetivo em comum.
Outro passo fundamental é construir o Mapa Estratégico com os Objetivos Estratégicos. Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos nessa etapa do planejamento estratégico é o BSC (Balanced ScoreCard). Essa ferramenta possibilita uma visão sistêmica do próprio negócio.
3. Definição de metas e indicadores
Com a definição dos objetivos estratégicos, é hora de definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos, etc.) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos. É importante uma análise criteriosa para não impor metas absurdas e impossíveis de serem atingidas.
Também é fundamental criar os indicadores de desempenho que permitirão o monitoramento das metas. Se a empresa tem a meta de alcançar um determinado valor de faturamento, um dos indicadores a ser monitorado é o de faturamento.
Para que o planejamento estratégico funcione e faça parte da cultura organizacional, é preciso distribuir as metas e os indicadores para os colaboradores. Assim, cada colaborador tem consciência da sua responsabilidade e importância no caminho do sucesso.
4. Criação de um plano de ação
Agora é hora de criar os planos de ação que irão viabilizar a conquista dos objetivos estratégicos, com as previsões de datas e os responsáveis por cada atividade. O plano de ação precisa estar vinculado aos objetivos estratégicos.
Dica: Plano de ação: o que é e como fazer um para sua empresa
Se sua intenção for aumentar a visibilidade da marca, por exemplo, então uma campanha de marketing poderá funcionar. O plano de ação deverá prever custos, público-alvo, canais utilizados e tempo de duração da estratégia.
Um dos desafios é manter uma estrutura para acompanhar o progresso das atividades. A Assiste Vida passou por isso. Essa empresa de atenção domiciliar, com atuação na Bahia, precisava de uma solução para ter acesso rápido ao plano de ação. A ferramenta Scopi foi essencial para a celeridade nos processos. Com ela, uma eventual correção de rumo podia ser feita em pouco tempo, otimizando os resultados finais.
Confira o depoimento do Leonardo Aranha da Conceição, Analista de Planejamento, Qualidade e Segurança da Assiste Vida.
“O Scopi vem se tornando uma ferramenta fundamental na Assiste Vida, no auxílio a tomada de decisões e promovendo a transformação do mindset dos colaboradores para gestão por resultados. O Scopi conta com um suporte excepcional que atende o cliente de forma ágil e gentil resolvendo todas as solicitações e auxiliando no que for necessário. Parabéns!”
5. Controle e gestão
Aperfeiçoar os processos é uma parte fundamental do planejamento estratégico. Por isso, as reunião de avaliação de equipes devem ser semanais. Cada área da empresa deve avaliar seus números e resultados, o que foi feito na semana anterior e quais serão as prioridades da semana. Normalmente estas reuniões acontecem na segunda-feira.
Nas reuniões, os gestores se reúnem para fazer a avaliação dos resultados. Em empresas menores, é comum os colaboradores também participarem.
Para que o planejamento estratégico tenha a sua melhor performance, as reuniões servem também como base para redefinir periodicamente o SWOT, os objetivos estratégicos, as metas e os planos de ação.
4 vantagens do planejamento estratégico para a empresa
Para muitos, o planejamento estratégico pode parecer algo muito teórico, porém, planejar da forma correta traz grandes benefícios práticos. Entenda por quê:
1. Visão sistêmica
Enquanto mecanismo de gestão, o planejamento proporciona um controle minucioso de todos os setores da empresa. Você consegue identificar qual departamento está dando lucro, quais ações trouxeram dividendos positivos ou quais abordagens ficaram aquém do esperado.
Essa mensuração de dados eleva a segurança para tomar decisões futuras. Sabendo como está o comportamento atual do mercado, você evita o risco de dar um passo maior que a perna, ou de seguir numa direção que não seria tão adequada para os negócios.
2. Antecipação de cenários
Planejar significa antever problemas. Tendo em vista o que pode dar errado, a equipe é capaz de contornar inclusive os obstáculos mais difíceis.
Voltando à metáfora do mapa de viagem, utilizada no início deste texto, você pode enxergar o empreendimento como um ônibus. O percurso geralmente se faz pela mesma estrada. Contudo, caso haja congestionamento na via, sempre há como recorrer a um caminho alternativo – desde que exista um GPS para orientar a jornada. O planejamento estratégico é esse GPS.
3. Ganho de produtividade
Quem não planeja tem que recorrer a várias tentativas e erros até o resultado dar certo. Imagine o tempo perdido e os recursos desperdiçados! No fim das contas, a tendência é de queda no rendimento da equipe.
Por outro lado, a postura de saber o que precisa ser feito, como deve ser entregue e quem é responsável pela tarefa agiliza as rotinas internas de um local de trabalho. Cada colaborador tem consciência de seu papel dentro da instituição e, desse modo, engaja-se para realizar o serviço com foco e qualidade.
4. Organização
Como deu para perceber, o planejamento estratégico representa organização de ideias. A clareza de ter metas, bem como procedimentos de ação para atingi-las, traz muitos benefícios. Ela transforma objetivos numa realidade tangível.
O caso da BRF Acabamentos ilustra bem essa explicação. A empresa gaúcha sabia vender, mas não tinha um norte para guiar as próximas ações. Então, a equipe usou o Scopi para acumular informações sobre o próprio desempenho.
Assista ao vídeo abaixo e descubra como o Scopi ajudar a BRF a planejar ações e ter melhores resultados:
Em um ano, já era possível comparar resultados com o período anterior. Notou-se onde os gastos eram excessivos e percebeu-se formas de diminuir despesas. A BRF evoluiu e expandiu as atividades no estado. De 2013 a 2018, o crescimento ficou entre 10% e 12% ao ano, com redução de custos fixos de 32%.
Algumas ferramentas de planejamento estratégico
Existem diversas ferramentas disponíveis para criar e acompanhar o planejamento estratégico dentro de uma organização. Abaixo, listamos algumas das ferramentas para você entender como cada uma funciona.
Análise SWOT
A matriz SWOT está atrelada à análise do cenário da empresa. Essa é a sigla para Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. Em bom português, pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças, dos quais falamos anteriormente.
Os pontos fortes e fracos dizem respeito aos aspectos internos do negócio. Ao elencá-los, você consegue perceber quais são as maiores qualidades e em quais áreas ainda é preciso melhorar.
Dica: Potencializando o planejamento estratégico com a Matriz SWOT
Já as oportunidades e as ameaças estão ligadas ao cenário externo: são o mercado, a concorrência, o público-alvo e outras variáveis. Identificá-las é importante para elaborar um posicionamento eficiente. Afinal, desse modo entende-se qual é o tamanho do desafio, facilitando a adoção de táticas eficazes para atingir os objetivos.
Canvas
O Business Model Canvas, conhecido igualmente como painel de modelo de negócio, sintetiza os itens mais importantes de um plano de ação. Para tanto, os gestores respondem a quatro perguntas: o quê, como, para quem y quanto. Essas informações são distribuídas num mapa estratégico, proporcionando uma visão ampla e aprofundada do que precisa ser feito.
O “o quê” tem a ver com a proposta de valor, isto é, aquilo que diferencia seu produto ou serviço dos demais. O “como” trata dos recursos necessários para se entregar aquilo, desde equipamentos até treinamento de colaboradores.
Em seguida, vem o “para quem”, relacionado ao público-alvo e aos canais de comunicação com os consumidores. Enfim, o “quanto” determina o investimento financeiro necessário para tirar as ideias do papel.
OKR
Essa é a sigla para Objectives and Key Results, ou objetivos e resultados-chave. Basicamente, consiste num conjunto de metas coletivas e individuais que podem ser aplicadas aos diferentes setores da instituição.
Cada área vai ter uma abordagem de trabalho específica. As metas que orientam o time de vendas não são as mesmas do pessoal de RH, por exemplo. Uns podem estar mais interessados em fazer a mercadoria girar, enquanto outros se preocupam com a qualificação dos profissionais. Por isso, os resultados também são avaliados de acordo com indicadores de desempenho variados.
No entanto, todo o esforço converge para algo em comum: os objetivos globais da empresa. Logo, os funcionários têm de estar alinhados com a cultura organizacional. Os objetivos servem como um norte que guiará todas as ações das equipes.
BSC
O Balanced Scorecard é outra ferramenta que auxilia na criação do planejamento estratégico. Essa expressão poderia ser traduzida como Indicadores Equilibrados de Desempenho. Como o nome indica, trata-se de um método para medir e avaliar a performance.
Dica: Balanced Scorecard (BSC): o que é e 6 dicas para colocar em prática
Novamente, parte-se de ações para atingir os objetivos. A diferença é que a metodologia BSC distribui o mapa estratégico em quatro perspectivas. São elas:
- Financeira (tudo que impacte receitas e despesas);
- Clientes (nicho que se pretende atingir);
- Processos internos (protocolos para cumprir os objetivos);
- Aprendizado e crescimento (atitudes necessárias para a expansão dos negócios).
O Balanced Scorecard foi desenvolvido por dois professores de Harvard. Segundo eles, a boa gestão se baseia na descrição, na medição e no gerenciamento. Ou seja: você deve saber o que fazer y como avaliar os resultados. Assim, consegue ajustar erros para continuar progredindo.
Mapa da Empatia
Essa ferramenta visual busca mostrar quem é o cliente do negócio. Para tanto, monta-se um diagrama com tópicos sobre vários aspectos da vida de uma pessoa. Quantos anos ela tem? Onde vive? O que faz no dia a dia? O que pensa sobre determinados assuntos? Quais são suas dores e suas necessidades?
O Mapa da Empatia serve tanto para levantar hipóteses sobre o público-alvo quanto para compreender a realidade socioeconômica dos consumidores. A intenção, aqui, é perceber o contexto para entender melhor o que está por trás de uma decisão de compra. Quanto mais informação se tem sobre os prospects, maiores as chances de acerto na estratégia.
A importância do líder no planejamento estratégico
O planejamento estratégico funciona melhor quando existe uma figura de liderança à frente do processo. Entenda por que o gestor deve conduzir os trabalhos:
Pensamento
Líder de verdade é aquela pessoa que não para de pensar. Ela pensa sobre o que é melhor para a empresa, sobre o potencial da equipe e sobre os desafios que ainda estão por vir. E quem pensa nas variáveis consegue elaborar uma boa estratégia.
Planejamento
Justamente porque pensa bastante antes de sair fazendo as coisas, o gestor pode planejar cada passo com mais segurança. Isso evita o retrabalho. Se todas as ações fossem executadas sem planejamento, o índice de falhas aumentaria e a organização ficaria cada vez mais longe do sucesso.
Coordenação
Muitas vezes, especialmente em empreendimentos menores, o líder acaba assumindo várias ações do planificación estratégica, ao passo que delega outras atividades. No fim das contas, todos os colaboradores vão se reportar a ele para saber se estão conduzindo suas funções da maneira certa.
Acompanhamento
Um projeto bem-sucedido depende do monitoramento constante. É preciso saber se as metas foram alcançadas e se os prazos estão sendo cumpridos. De novo, cabe ao líder enxergar o todo para acompanhar o andamento das ações – e para proceder com os ajustes sempre que necessário.
Orientação
E quando algo sai do rumo? Aí não é hora de arranjar culpados nem de repreender a equipe. Em vez disso, a liderança inspira: explica novamente quais são as boas práticas, apresenta alternativas para contornar os problemas e revela qual é o melhor caminho a ser seguido.
Incentivo
Obstáculos e contingências podem ser desmotivadores. Porém, quando esses empecilhos se apresentam, basta uma palavra de confiança ou um elogio para o colaborador seguir adiante, dando o melhor de si novamente. Esse papel de incentivar o outro também cabe aos líderes da empresa.
Exemplo
O ditado “faça o que eu digo, não faça o que eu faço” perdeu espaço no mundo corporativo. Líder de verdade dá o exemplo, mostrando o que tem que ser feito e como fazê-lo. Se cobra planejamento dos colegas, deve igualmente se planejar. Se estabelece indicadores, precisa avaliar os resultados.
8 erros de planejamento estratégico que você precisa evitar
Apesar de todas as informações disponíveis na web sobre planificación estratégica, ainda assim algumas instituições cometem erros comuns. Esses enganos atrapalham a execução dos projetos, o que termina por comprometer o sucesso da empreitada. Portanto, fique alerta em relação aos oito pontos a seguir.
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- Definir metas sem fazer análise SWOT. Não adianta ter objetivos ambiciosos, se o cenário estiver desfavorável. O resultado costuma ser frustrante. Você deve adequar suas expectativas à realidade como ela se apresenta. Assim, as ações trarão um retorno factível para as equipes.
- Não definir quem é responsável pela atividade. Ora, quando um projeto não tem “dono”, ninguém se preocupa muito com ele, né? Atribuir responsáveis para cada tarefa é o melhor jeito de o colaborador vestir a camiseta. E essa pessoa também responderá por eventuais erros e acertos, então fará de tudo para entregar um bom trabalho.
- Terceirizar a coordenação do planejamento. Apenas quem vive o dia a dia da empresa sabe, realmente, quais são as dores e as alegrias do negócio. Um colaborador de fora dificilmente terá os mesmos anseios de quem se empenhou na elaboração do planejamento estratégico.
- Deixar um membro da equipe sem metas. Quem trabalha sem perspectivas não tem motivação para crescer, nem para aprender mais, muito menos para dar o melhor de si naquela função.
- Deixar um objetivo sem plano de ação. A criança pode sonhar em viajar à Disney, mas não irá muito longe se ninguém comprar a passagem de avião. Dito de outro modo, não basta saber o que você quer se não sabe como fazer para conquistar.
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- Deixar um objetivo sem meta mensurável. As metas mensuráveis demonstram, justamente, se a organização atingiu o objetivo ou não. Sem indicadores nos quais se basear, a avaliação fica vaga demais.
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- Não monitorar a execução dos planos. O planejamento pode ser muito bonito na teoria, com objetivos estratégicos, metas e ações específicas para cada colaborador. Mas e o acompanhamento das atividades, como fica? É necessário entender se os planos se concretizaram, ou se a estratégia não passa de discurso vazio.
- Não realizar reuniões. Os encontros periódicos, para integração dos colegas e avaliação dos resultados, são uma excelente oportunidade de realinhar as equipes ao planejamento estratégico. É nessas horas que o líder verifica como andam as metas, ajusta pontos problemáticos e relembra a todos quais são os objetivos, ou seja, qual é a razão para todo o trabalho que vem se desenvolvendo.
5 razões para você abandonar as planilhas agora
Em pleno século XXI, fica difícil imaginar que muitos gestores ainda utilizem planilhas de controle para monitorar o planejamento estratégico da organização. Esse sistema está ultrapassado! Entenda por quê:
1. Dificuldade para compartilhar informações
Usando planilhas, como você sabe se a tarefa está atrasada? Pois é: conferindo os arquivos um a um. Quanta perda de tempo! No lugar disso, dá para utilizar uma solução que envie avisos automáticos por e-mail.
2. Dificuldade para integrar setores
Diagnóstico, mapa estratégico e organogramas de atividades não devem permanecer em diretórios isolados. Use um software como o Scopi. Ele integra todas as informações num único sistema, proporcionando acesso muito mais organizado ao conteúdo.
3. Dificuldade para atualizar dados
No método das planilhas, cada colaborador precisa verificar as tabelas uma a uma para saber se os demais colegas alteraram um número, finalizaram uma tarefa ou deram seguimento a determinado protocolo. Problemático, hein? A desatualização gera atrasos.
4. Dependência de um especialista
Montar tabelas envolve habilitar macros, gerar interdependência entre documentos e criar fórmulas para obter relatórios. São procedimentos complicados, que demandam conhecimento avançado de Excel ou Google Spreadsheet. Não seria bem melhor recorrer a um sistema amigável, com comandos fáceis de usar até para um leigo? Isso horizontaliza o acesso aos dados.
5. Segurança das informações
Para completar, planilhas requerem rotinas manuais de backup. Gasta-se muito tempo (e espaço em disco) para ter cópias de segurança dos documentos. Felizmente, hoje em dia já existem alternativas on-line. Todo o conteúdo do planejamento estratégico pode ficar salvo, em segurança, na nuvem.
Como avaliar o desempenho do planejamento estratégico
O planejamento estratégico necessita de uma gestão atenta para o acompanhamento dos indicadores e resultados. Por isso, é necessário monitorar o processo continuamente.
Usted indicadores de desempenho são essenciais nesse ponto. Eles demonstram se a empresa está indo pelo rumo certo, ou se ocorreram desvios e imprevistos e o plano de ação precisa ser ajustado. Um grande diferencial é aprender com os erros e não encontrar neles motivos para a desistência.
Dica: Gestão de indicadores: aprenda o que é e como acompanhá-los
Veja a seguir algumas dicas para avaliar o desempenho do planejamento estratégico:
- Análise de metas:
Acompanhe os índices das metas para saber quais coordenadores e quais responsáveis estão batendo as metas e quais não estão. - Atividades por concluir:
Analise as ações e projetos que estão por iniciar, quais estão em andamento e quais estão atrasadas. - Atividades concluídas:
Avalie as ações, processos e projetos que foram concluídos no prazo e fora do prazo. Também analise o desempenho de cada colaborador na execução delas. - Eficácia dos coordenadores e responsáveis:
Relatório que mostra o percentual de eficácia dos coordenadores de projetos, dos processos e também dos responsáveis por ações de projetos e processos, levando em conta o que foi realizado fora e dentro do prazo.
Independentemente de quais sejam os seus objetivos, é necessário ter uma visão ampla do próprio negócio. Melhor ainda quando o lado estratégico e o operacional se encontram numa ferramenta fácil de usar.
O Scopi oferece exatamente isso. O software número 1 de planejamento estratégico no Brasil integra num só lugar Canvas, SWOT, mapas, indicadores, metas, projetos e processos, tudo de um jeito supersimples de acompanhar.
Você acabou de aprender por que o planejamento estratégico é fundamental para a boa gestão. Aproveite para usar esse método o quanto antes e ter melhor controle do seu negócio! Entre em contato com nossos especialistas e agende agora uma demonstração.
