O comportamento do consumidor mudou no decorrer das últimas décadas. Garantir um alto índice de qualidade para produtos e serviços não é mais um diferencial, mas uma necessidade. Dado o contexto, o ciclo PDCA é uma das ferramentas de qualidade mais importantes que você pode implementar em seu negócio. Por isso, neste conteúdo falaremos sobre:
- Como surgiu o ciclo PDCA?
- O que é o ciclo PDCA?
- Exemplo de PDCA
- Quais os benefícios do método PDCA?
- Como aplicar o ciclo na sua empresa?
- Scopi indica
- Software da Scopi como braço direito no Ciclo PDCA
Se você ficou interessado no assunto, continue aqui e acompanhe o artigo!
Como surgiu o ciclo PDCA?
Em meados da década de 1920, Walter Andrew Shewhart, um físico teórico norte-americano famoso por atuar no setor de controle estatístico de qualidade, desenvolveu uma ferramenta.
Mal sabiam as pessoas naquela época que esta metodologia, mais tarde, mudaria a forma como os gestores empresariais analisam e administram os processos qualitativos de produção.
Sim, estamos falando do ciclo PDCA! Até então, a metodologia não tinha tantos seguidores no mercado.
Mas na década de 1950, o ciclo PDCA ganhou popularidade mundial graças às contribuições do professor William Edwards Deming.
Intitulado de “guru do gerenciamento de qualidade”, o professor ficou conhecido por sua dedicação à otimização dos procedimentos produtivos nos Estados Unidos
Tudo isso ainda ganhou mais proporção, pois o mundo se encontrava no período da Segunda Guerra Mundial.
O que é o ciclo PDCA?
Também conhecido como Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, o ciclo PDCA é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para promover melhorias contínuas nos procedimentos de produção através de um circuito composto por quatro etapas.
O objetivo principal é ajudar não apenas a entender como surge um problema, mas também qual a solução ideal para ele. Para isso é necessário focar na causa e não somente em suas consequências!
A partir do momento em que a oportunidade de melhoria é identificada, colocamos em ação as atitudes que podem promover a mudança. Só assim é possível alcançar as metas almejadas com mais eficiência e qualidade.
Essa técnica de análise e mudança de processos parte do princípio de que o planificación estratégica não consiste em uma fase estanque.
Ou seja: não ocorre apenas uma única vez e nem é absoluto!
Qualquer planejamento pode sofrer mudanças e é exatamente isso que o ciclo PDCA busca ajudar: controlar de maneira contínua, para que haja contribuição em cada etapa do circuito e assim o projeto se desenvolva sempre.
É um pouco difícil imaginar, não é mesmo? Mas não se preocupe! Separamos alguns exemplos para que fique mais fácil de entender.
Exemplo de PDCA
Imagine o setor de marketing da sua empresa. Veja como o ciclo PDCA pode ser aplicado nessa área para trazer melhorias contínuas:
1. Plan: planejar
Como o próprio nome indica, a primeira etapa do ciclo PDCA é o planejamento. Aqui as empresas devem escolher os seus objetivos e metas, além de quais são os caminhos necessários para chegar até lá.
Se a intenção é converter mais leads para o negócio, é possível procurar e criar estratégias de tráfego pago ou tráfego orgânico para o setor de marketing. Uma opção muito comum, por exemplo, é a fórmula de lançamento.
– Leia também: Planejamento estratégico de marketing: o que é + dicas para elaboração
2. Do: fazer
Escolheu a estratégia? Agora é a hora de colocá-la em ação (ou melhor, fazer o planejamento acontecer).
Ainda sobre o exemplo de converter leads em clientes, nessa etapa você deve colocar a campanha paga para rodar no Google ou usar técnicas de tráfego orgânico, como hashtags nas redes sociais, para que o planejamento entre em ação.
3. Check: checar
Mas não basta apenas jogar no ar e esperar os resultados virem sozinhos. Assim que você lançar a estratégia escolhida, verifique se os números estão positivos ou negativos.
É importante analisar se não há nenhum erro na campanha e o que o público-alvo está comentando. Essa é uma parte muito importante para receber os resultados instantâneos do ciclo PDCA.
4. Act: agir
Ao fim da campanha é o momento de agir. Com os resultados em mãos é preciso analisar o que houve de bons retornos e o que não valeu a pena investir.
É nesse momento que o projeto se encerra e assim inicia-se novamente o ciclo PDCA, com novas estratégias e melhorias.
Quais os benefícios do método PDCA?
Os benefícios do método PDCA estão intrinsecamente ligados à otimização dos resultados. Porém, existem também outras vantagens em relação a essa ferramenta, que podem ajudar a estratégia de sua empresa.
Decidimos então destrinchar esses benefícios para que você veja como o PDCA é uma ferramenta útil. Veja:
1. Otimização de diretrizes de controle
Em primeiro lugar temos uma otimização das diretrizes de controle.
Se a empresa seguiu o seu planejamento e no final não chegou ao resultado esperado, o ciclo PDCA permite o recomeço e vai em busca de otimizações na estratégia.
O ciclo se repete de forma contínua até que o projeto chegue ao objetivo final. É importante também manter essa ferramenta ativa mesmo após a meta, já que é necessário analisar se está tudo sendo colocado em prática da forma correta.
2. Envolvimento da equipe
Para dar a volta completa no ciclo PDCA é preciso que todos os envolvidos no planejamento estejam ativos.
Em vez de alguns colaboradores ficarem fora do processo, nessa ferramenta é necessário acrescentar a participação de todos para que chegue ao resultado esperado. Quanto maior a interação, mais fácil fica chegar à meta da empresa.
3. Aceleração e aperfeiçoamento de atividades
Chegar ao ponto perfeito não é fácil. Muitos negócios desistem de um projeto pelos problemas que surgem no meio do caminho. Isso pode ser tão cansativo pela falta de organização e de uma ferramenta de gerenciamento.
O ciclo PDCA, então, é uma forma de suprir as necessidades de organização. As quatro etapas permitem que o projeto passe por várias avaliações e assim os responsáveis identifiquem mais rápido possíveis problemas.
Com esse hábito, há um aceleramento nos projetos e aperfeiçoamento das atividades dentro de um espaço menor de tempo.
4. Identificação de problemas e suas causas raiz
Na terceira etapa, quando precisamos checar como estão as atividades do ciclo PDCA, a empresa consegue identificar os problemas e quais são as causas deles.
Com o uso dessa ferramenta nós identificamos minuciosamente o que está causando problemas e o que levou a isso. Ter essas informações em mãos facilita na resolução e na consequente liberação da atividade.
5. Integração de etapas produtivas
Um dos benefícios mais interessantes do ciclo PDCA é a integração das etapas.
Elas não acontecem por si só, sem estar conectadas. Para que o circuito continue é preciso que outras etapas já tenham acabado e que assim forneçam as informações necessárias.
Se o plan não entrega as metas e objetivos, por exemplo, não é possível que a del continue as atividades. São etapas dependentes, que funcionam de forma integrada para trazer os melhores resultados e assim se iniciar um novo circuito.
6. Aprimoramento contínuo de processos
Por fim, não poderíamos deixar de falar que o ciclo PDCA, ao chegar ao fim de suas etapas, pode recomeçar o processo com aprimoramento das atividades.
A verdadeira intenção dessa ferramenta é terminar um circuito e começar o outro com melhorias no projeto. Cada vez que se recomeça, as tarefas estão mais especializadas e preparadas para o mercado.
Isso é benéfico para as empresas, pois os processos envolvidos ficam ainda mais atualizados e adequados, sem chances de se tornarem obsoletos.
Como aplicar o ciclo na sua empresa?
Agora que você já tem uma perspectiva simplificada, mostraremos como aplicar o ciclo PDCA em sua empresa!.
No exemplo que demos, a ferramenta de qualidade era aplicada para o setor de marketing. Mas existe a possibilidade de variar entre as metodologias aplicadas de acordo com o objetivo da organização.
Veja então como funcionam as quatro etapas de outra forma. Vamos lá?
Etapa 1 — Planejamento
A primeira etapa começa pelo planejamento, com foco na parte estratégica. A finalidade é fazer um levantamento das informações e analisá-las para estabelecer metas e objetivos transparentes.
É fundamental que seja elaborada uma estratégia capaz de solucionar os problemas encontrados com base nas diretrizes políticas e valores da empresa.
Depois, deve ser levado em consideração:
- O estabelecimento das metas pretendidas com o ciclo PDCA;
- A escolha do caminho que será percorrido para que elas sejam alcançadas;
- E, por fim, os métodos que serão utilizados para chegar aos objetivos definidos.
É importante ressaltar que a fase de planejamento é dividida em quatro subcategorias, sendo elas:
1. Identificação do problema
Nessa categoria é necessário definir qual é o problema e reconhecer seu nível de importância para que uma determinada atividade seja desenvolvida.
A equipe pode levantar o histórico do problema, mostrar as perdas que ele causou e propor uma data para que ele seja solucionado.
Para ter uma visão mais abrangente do problema, o gestor pode utilizar:
- Dados;
- Fotos;
- Relatórios;
- Gráficos;
- Ferramentas como a Matriz SWOT para analisar o cenário.
2. Observação do problema
É nessa etapa do ciclo PDCA que os detalhes do problema devem ser analisados de perto, assim como suas características específicas. Essa fase pode exigir mais trabalho e ser um pouco mais demorada.
Afinal, as características do problema em questão devem ser analisadas com base em diversos pontos de vista, além de em quais locais ele ocorre.
A Matriz SWOT, por exemplo, é uma ferramenta que pode ajudar a equipe a analisar todo o contexto em que a empresa se encontra diante do mercado, da concorrência, do ponto de vista do consumidor e como os processos internos têm refletido nisso tudo.
A ferramenta gera informações sobre os pontos fortes e fracos do negócio tanto internamente como no ambiente externo à organização. Isso proporciona dados indispensáveis para um bom planejamento estratégico.
3. Análise do problema
Nessa etapa do planejamento, os gestores precisam se perguntar sobre o motivo do problema estar acontecendo. É aqui que as causas serão descobertas!
Por isso, a equipe deve levantar possíveis motivos, colocá-los em ordem de importância e escolher os mais prováveis, além de testar as hipóteses com as novas informações coletadas, descartando as causas mais improváveis.
Entre as ferramentas que costumam ser utilizadas na análise do problema, podemos citar o Diagrama de Ishikawa (causa e efeito), o Teste de Hipóteses e os 5 Porquês.
4. Plano de ação
Após a identificação das causas do problema, é o momento de desenvolver ações para solucioná-lo.
Um software de planificación estratégica pode ser muito útil nessa etapa, pois otimiza o planejamento estratégico por meio de seus recursos de gerenciamento e análise de dados.
Ou seja: ele ajuda a criar um plano de ação perfeito para solucionar os problemas identificados. Para facilitar o processo, faça questionamentos como:
- “O que precisa ser feito?”
- “Quem deve ser o responsável?”
- “Quando a tarefa deve ser concluída?”
– Leia também: Plano de ação e planejamento estratégico: entenda suas diferenças e relações
Etapa 2 — Execução
Na fase de execução, o plano de ação deve ser efetivamente colocado em prática. Sem dúvida, essa é uma das etapas mais importantes de todo o ciclo PDCA.
É preciso que ela seja acompanhada de perto para que haja mais garantia de que as ações são executadas de acordo com o planejamento.
É muito importante anotar e destacar todos os resultados obtidos a cada tarefa concluída, sejam eles positivos ou negativos. Isso proporciona um aprendizado indispensável para o crescimento do time envolvido durante todo o processo.
Etapa 3 — Checagem
Na fase de checagem ocorre uma análise mais profunda sobre o que foi executado e quais foram os resultados obtidos com o planejamento estratégico do ciclo PDCA.
Essa etapa pode ser desenvolvida no decorrer da execução do plano de ação ou assim que ele for terminado. Inclusive, isso permite que grupos ou pessoas externas sejam envolvidas no time responsável pela solução do problema.
Esse processo de verificação consiste em confirmar se o que foi planejado está sendo devidamente implantado, além de analisar e comparar os resultados entre o antes e depois e o alcance dos objetivos propostos.
Caso os resultados colhidos durante a checagem não sejam satisfatórios, é altamente recomendado que se retorne à etapa de planejamento do ciclo PDCA.
Etapa 4 — Ação
Por fim, na fase de ação, o foco é nas ações de melhoria. Nela, os gestores podem refletir sobre todo o caminho a ser tomado até que se chegue ao final do ciclo PDCA.
É importante se questionar sobre como será a divulgação dos resultados e de todo o aprendizado adquirido durante o trajeto, assim como os ajustes na etapa de planejamento.
Além do que será feito com os possíveis problemas remanescentes, que podem ser incluídos em um novo ciclo PDCA, para garantir a melhoria contínua dos processos.
A etapa final é dividida em duas partes, sendo elas:
1. Padronização
Nessa etapa, tudo o que funcionou no plano de ação deve ser padronizado, evitando o risco de que o problema apareça novamente. A padronização é realizada com base na revisão dos documentos que descrevem os processos.
Além disso, é fundamental que todas as alterações nos diversos canais de comunicação da empresa, como e-mails, chat, reuniões e outros, sejam comunicadas.
Para que a padronização seja efetiva, o time deve estar apto a desenvolvê-la, o que exige aprendizagem e treinamento para os envolvidos na mudança.
2. Conclusão
É nessa fase que a equipe deve refletir sobre todos os resultados alcançados. Por meio do auxílio de fotos, gráficos ou outras ferramentas de qualidade, como a Folha de Verificação ou a Diagrama de Pareto.
É importante documentar tudo que funcionou e o que não deu certo, além de identificar o que ainda pode ser melhorado no processo. É preciso também registrar o aprendizado gerado pelo ciclo à equipe e pensar nos planos futuros.
Scopi indica
Com base nessa ferramenta de qualidade, gostaríamos de indicar o livro “Gerenciamento de Projetos com PDCA”, de Mario Klaes e Guilherme Calôba, que fala sobre o ciclo PDCA.
A obra traz técnicas e conceitos para planejamento, análise e avaliação da performance de portfólios e projetos.
Considerando que a sociedade tem aderido a conceitos e técnicas de gestão de projetos cada vez mais modernas para a realização de atividades nos últimos anos, a visão de um mundo projetado já não é uma novidade.
Os autores observaram que, por muitos anos, o foco da gestão empresarial estava na execução e no controle de ações e atividades. Com a experiência, a abordagem hoje é outra, focando no planejamento e na qualidade dos projetos.
Isso permite uma execução mais previsível e que os esforços da equipe foquem na solução de problemas não previstos, em vez de gerenciar a falta de planejamento estratégico.
A finalidade da obra é abordar fundamentos, metodologias e conceitos que permitam a construção de um cronograma que possibilite a administração do projeto. Isso envolve as fases de planejamento, monitoramento, execução e controle.
Para permitir uma perspectiva de projetos que, além do viés prático, seja útil para a realização das atividades cotidianas da empresa, foram reunidos os conceitos complementares de duas referências mundialmente reconhecidas: o PRINCE2 e o PMI.
O livro pode ser útil para gestores de empresas de qualquer porte ou segmento, como um suporte para equipes de gestão de projetos. É também uma ótima referência para quem está aprimorando seus conhecimentos em áreas administrativas.
Software da Scopi como braço direito no Ciclo PDCA
Como você pode ver, o ciclo PDCA é uma das metodologias mais simples e eficientes entre as atuais ferramentas de qualidade.
Com ela, é possível gerar melhorias contínuas aos processos de produção, além de prevenir a empresa contra possíveis falhas no futuro.
O método auxilia na identificação desses problemas através da análise de cenários internos e externos à organização.
Isto ajuda a evitar que a equipe tome decisões impulsivas e que não sejam baseadas em análise de dados sobre o comportamento do mercado. Logo, prevenindo o desperdícios de recursos.
Mas não basta aplicar a ferramenta de qualidade nas atividades dentro da empresa, é preciso ter outras soluções como o software de planejamento estratégico da Scopi.
Com o nosso sistema é possível fazer o gerenciamento e análise de dados obtidos com o ciclo PDCA e assim otimizar os resultados para os próximos circuitos.
Algumas funcionalidades do software como diagnóstico estratégico, gestão de projetos e de tarefas são algumas opções que podem ajudar a sua empresa a como colocar a ferramenta de qualidade em prática.
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