Para um planejamento estratégico gerar os resultados esperados e ter continuidade, as reuniões de avaliação são indispensáveis. É com elas que se faz o PDCA (Planejamento, Desenvolvimento, Controle e Ajustes) rodar.
As reuniões ocorrem normalmente uma vez por mês e têm a participação de diretores e gerentes, dependendo do porte e da política da empresa. Em micro e pequenas empresas, participam sócios e funcionários.
É muito importante que as metas estejam distribuídas entre os membros da equipe, bem como os projetos. Recomenda-se que a duração da reunião não ultrapasse 1 hora.
Dica: Potencializando o planejamento estratégico com a Matriz SWOT
Selecionamos 7 itens que merecem ser observados nas reunião de avaliação, cuja análise é facilmente realizada através dos painéis de controle do software Scopi:
1. Desempenho geral da organização e dos objetivos estratégicos
Acessar o Painel do Mapa Estratégico com desempenho e verificar o percentual geral de metas atingidas no ano, e o percentual por objetivo estratégico. Analisar os resultados, ressaltando os pontos positivos e o que pode ser feito para melhorar os resultados.
2. Indicadores mais importantes
No Painel de Indicadores, filtrar as metas nível três e comparar os resultados obtidos com a meta e também com o histórico dos anos anteriores. Dessa forma, você tem uma visão completa do crescimento da sua empresa.
3. Fato, causa e ação
Logo após a analise dos indicadores mais importantes, gere um Fato, Causa e Ação para promover melhorias nos resultados. Registre o FCA no Painel de Indicadores com responsável e prazo para execução.
Dessa forma, é possível promover melhorias enquanto as ações ainda estão em andamento, impedindo que resultados negativos comprometam o atingimento das metas estabelecidas.
4. Progresso dos projetos
Em seguida, no Painel de Projetos, acompanhe o percentual de conclusão dos projetos mais importantes. Analise também de forma detalhada quais projetos estão atrasados e quais são os motivos desse atraso. É importante saber se são causas internas ou externas para acelerar a execução.
5. Ranking das metas
Já no Painel do Gestor, acesse o gráfico com o ranking das metas atingidas e não atingidas. Dessa forma fica mais fácil analisar como anda o desempenho individual dos coordenadores e responsáveis pelas metas.
Leia mais: Meta SMART: o que é e como ela pode ajudar na definição de metas do planejamento
6. Atividades a serem concluídas
Ainda no Painel do Gestor, acesse as atividades a serem concluídas. Logo depois, verifique o volume de projetos, processos e FCA’s que ainda não foram concluídos e os respectivos responsáveis.
Verifique também os motivos de atrasos, como está o andamento das ações que estão sendo feitas e se as ações não iniciadas precisam de mais alguma informação.
Clique no banner abaixo para solicitar uma demonstração gratuita do Scopi e descubra como dar adeus às planilhas!
7. Atividades concluídas
Por fim, acessar também as atividades que já foram concluídas. Analisar quais foram entregues dentro e fora do prazo e o total por responsável. Entender quais foram as dificuldades e facilidades de cada ação, para promover melhorias nas próximas atividades.
– Saiba mais em: Reuniões produtivas: confira uma passo a passo de como fazer
–
Ficou interessado em ter o Scopi na sua empresa? Clique e agende uma reunião com nossos consultores. Eles irão mostrar para você tudo o que o Scopi pode fazer para proporcionar mais crescimento ao seus negócio!
