Você já deve ter ouvido o clichê de que nada é tão bom que não possa melhorar, certo? No entanto, justamente por ter caído na banalidade, essa frase nos mostra uma verdade: sempre podemos ir além e aperfeiçoar o trabalho que fazemos hoje. E é exatamente sobre isso que a Teoria da Melhoria Contínua fala.
Imagine só: fazemos parte de um mercado que muda constantemente, é ávido por inovação e que busca se aprimorar cada vez mais. O recado, então, é não se manter estagnado. Afinal, acredite: a estratégia que deu certo ontem pode estar completamente obsoleta hoje. E o erro que foi cometido ontem pode ser superado e corrigido hoje.
Para entender melhor sobre essa teoria, continue a leitura e confira:
- O que é a Teoria da Melhoria Contínua?
- Aplicando a Melhoria Contínua na sua empresa
- Na dúvida, por onde começar a melhorar de forma contínua?
- Como o ciclo PDCA pode ajudar você a crescer com os seus erros?
- Passo a passo do ciclo PDCA
- Como o Scopi pode ajudar?
O que é a Teoria da Melhoria Contínua?
A Teoria da Melhoria Contínua é uma metodologia adotada por empresas modernas e competitivas. O objetivo é tornar os resultados cada vez melhores, mais consistentes e eficazes. Tudo isso, por meio de uma análise cíclica dos erros e experiências vividos pela empresa anteriormente.
Quando dizemos “análise cíclica”, nós queremos ressaltar que a organização nunca para de planejar e que reconsidera seus erros e acertos sempre que precisa traçar um novo caminho. É como já dissemos por aqui no blog: planejar estrategicamente é uma atividade que deve acontecer periodicamente, pois o planejamento estratégico não tem fim. As empresas, por mais modernas que sejam, não conseguem criar um sistema a prova de erros. Então, por que não encarar esses erros como aprendizados e evoluir com eles?
– Leia também: Gestão de performance: o que é e como fazer na sua empresa?
Aplicando a Teoria da Melhoria Contínua na sua empresa
Antes de começar a aplicar a Teoria da Melhoria Contínua na sua empresa, fique atento para os principais fundamentos que servem como pilar:
- A aplicação da Teoria da Melhoria Contínua é… contínua! Por ser um processo cíclico, ao aplicar o método na sua empresa, você deve se comprometer a fazer as análises e acompanhamentos de maneira periódica. Afinal, só quando você reconhecer seus pontos fracos você estará preparado para aprimorar sua estratégia;
- A metodologia deve atingir sua cultura organizacional. Não, a teoria não diz respeito somente a processos operacionais. Ela vai além e propõe uma mudança profunda na cultura organizacional da empresa: a cultura do planejamento estratégico efetivo, da revisão de erros, monitoramento de desempenho e aprimoramento de gestão. Sendo, então, uma filosofia de negócio, ela deve estar presente em todos os níveis hierárquicos da empresa;
- Melhorar continuamente significa trazer benefícios para todos. Sim, sabemos que inserir mudanças na empresa é difícil – a resistência pode ser absurda. Mas faça com que seus funcionários entendam o tempo que ganharão no futuro com a otimização de suas tarefas. Fora isso, a capacidade de planejamento e de solucionar problemas de cada um terá uma melhora considerável.
Na dúvida, por onde começar a melhorar de forma contínua?
Se você está em dúvida sobre por onde começar, fique calmo. Nós montamos um esquema para você seguir e dar o pontapé inicial na aplicação da Teoria da Melhoria Contínua na sua empresa:
- Foco: defina pontos focais na hora de aplicar a Teoria da Melhoria Contínua. Pense conosco: no processo de reavaliar as atividades e tarefas, é comum que encontremos inúmeros tópicos que precisam ser melhorados. No entanto, foque naquilo que é a sua prioridade. Com uma organização assertiva, você será capaz de resolver todos os problemas, mas lembre-se: uma coisa de cada vez;
- Medição: tenha em mente que, para medir algo, é necessário que tenhamos algum tipo de método avaliativo, se não, como saber se algo está bom ou ruim? É aqui que entram as métricas e indicadores. Elas serão seu principal sinalizador na hora de procurar seus erros e julgar se alguma ação específica foi satisfatória ou não. Estabelecer métricas consistentes é o passo chave para identificar os pontos cruciais de melhoria;
- Padronização: entenda que, se não há um padrão, é impossível haver um controle de qualidade. Este tópico segue a mesma regra das métricas, mas podemos identificá-lo como o objetivo – assim as coisas podem ficar mais claras. Dessa forma, se você tiver objetivos consistentes, saberá quais melhorias precisam ser implementadas e como elas irão impactar o alcance desses objetivos.
- Não subestime o conhecimento técnico: como saber o que deve ser feito? Bem, digamos que para responder a essa pergunta, você precisará entender como cada processo funciona. E, para isso, é necessário que você tenha conhecimento técnico sobre cada uma das etapas do ciclo de produção. Não se preocupe! Existem inúmeras metodologias que podem ajudar. Exemplos? Ora, temos a PDCA!
Como o ciclo PDCA pode ajudar você a crescer com os seus erros?
Quando falamos de busca pela melhoria contínua dentro dos processos corporativos, é praticamente inevitável que falemos de PDCA. Isso porque a metodologia é utilizada justamente para buscar esse aprimoramento na empresa.
Sendo assim, podemos utilizar o PDCA para solucionar problemas que não são facilmente identificáveis ou que ainda não conseguiram ser solucionados pela empresa, fazendo com que ela colecione tentativas e falhas.
Como exige toda metodologia contínua, o ciclo PDCA exige repetição. E, a cada repetição, chegamos a um resultado diferente. Mas não se assuste! Esses resultados serão utilizados de forma cumulativa para melhorar os processos internos da empresa.
Passo a passo do Ciclo PDCA
Se você quer melhorar a qualidade dos serviços e processos da sua empresa, é necessário que você inclua na sua gestão o ciclo PDCA. A seguir, mostramos o passo a passo dessa metodologia:
1º passo: Planejamento
Começamos focando na parte estratégica. Aqui, o nosso objetivo é levantar o maior número de informações possível e analisá-las. Só assim teremos nossos objetivos e metas mais esclarecidos.
O passo do planejamento é dividido em 4 partes:
- Identificação do problema: quando definimos o problema a ser resolvido e compreendemos sua importância para o desenvolvimento das atividades da empresa. Utilize gráficos, dados e históricos para ter uma base mais sólida;
- Observação do problema: o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. E sim, essa pode ser a fase mais demorada do processo – mas acredite, é por uma boa causa, afinal é aqui que as decisões deverão ser tomadas;
- Análise do problema: pergunte-se por que esse problema está acontecendo. Nessa hora, precisamos descobrir as causas. Levante hipóteses, teste e experimente. Não esqueça de levar em consideração seus dados coletados;
- Plano de ação: uma vez que as origens do problema tenham sido mapeadas, é hora de criar ações para resolvê-lo. O que precisa ser feito, quem será o responsável por cada ação e os prazos de conclusão devem ser estabelecidos aqui.
– Leia também: Plano de ação e planejamento estratégico: entenda suas principais diferenças
2º passo: Execução
Na fase DO (afinal, PDCA significa Plan, Do, Check, Act), é onde efetivamente se coloca em prática o que foi pensado no plano de ação. Evidencie os resultados (os bons e os ruins) de cada tarefa e tire lições de cada uma delas. Ah! Não esqueça de registrar o histórico de tudo, ok?
3º passo: Verificação
Como diz o próprio nome, nesta etapa é onde avaliamos tudo o que foi executado e medimos os resultados obtidos com o plano de ação posto em prática. É aqui que confirmamos se o planejamento que foi implantado está funcionando e vai contribuir para o alcance da meta proposta. Os resultados não deram certo? Então volte à fase inicial e reinicie o seu PDCA!
4º passo: Ação
Na última etapa, devemos refletir sobre o caminho a ser tomado quando terminarmos o ciclo, sobre como será feita divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido. Afinal, todas as equipes da empresa precisam ficar cientes do êxito.
Mas lembre-se: por mais que você tenha tido um bom resultado na primeira tentativa de PDCA, o processo é contínuo e sempre pode ser melhorado.
– Leia também: Diagrama de Ishikawa: o que é, quando usar e como incorporar a ferramenta na sua gestão
Como o Scopi pode ajudar?
Com a software de planejamento estratégico Scopi, você cadastra todos os seus dados e informações – sem o risco de perder nada! Além disso, tudo fica registrado em histórico, facilitando sua visualização e permitindo que você tome decisões e tenha insights de uma forma muito mais ágil e assertiva.
Além disso, o Scopi é inteligente e produz gráficos e análises a partir dos indicadores que você cadastra na ferramenta, otimizando seu tempo e simplificando o levantamento de informações para aplicar o método PDCA. Além disso, com o Scopi, fica mais fácil perceber onde estão os erros em cada etapa do processo. Monitoramento contínuo para melhoria contínua!
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