A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta muito útil para quem não consegue tomar decisões e priorizar tarefas com efetividade. Em resumo, se você é uma pessoa preocupada e tem dificuldade de organizar seus afazeres, essa é a solução ideal para seu negócio.
No dia a dia das empresas, é comum que todos tenham muito o que fazer. São vários e-mails para responder, colegas que necessitam de sua ajuda e decisões a tomar.
Para muitos gestores, o desafio começa na hora de criar o planejamento estratégico. Mas existem soluções e ferramentas que facilitam tudo isso.
Continue a leitura para entender mais sobre o assunto e aprender de vez por todas a priorizar tarefas. Até o final do artigo confira:
- O que é e como funciona a Matriz de Eisenhower?
- Quais são os eixos da Matriz de Eisenhower?
- Quais as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower?
- Como usar essa ferramenta no seu dia a dia?
- Como gerenciar tarefas com mais eficiência?
O que é e como funciona a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower foi criada pelo 34° presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Trata-se de uma ferramenta usada para priorizar tarefas e orientar os processos que envolvam a tomada de decisão nas empresas.
Com base nisso, podemos definir essa ferramenta como um meio de categorizar as atividades que necessitam ser realizadas conforme critérios de urgência e importância.
O objetivo da Matriz de Eisenhower é priorizar tarefas que são importantes e urgentes. Ou seja, essa solução promove uma espécie de triagem dos seus deveres, evitando que você perca tempo com atividades pouco importantes e menos urgentes.
Aquelas que são consideradas importantes são as que estão diretamente ligadas ao alcance de algum objetivo. Por apresentarem caráter de urgência, se ligam ao prazo determinado para a sua realização.
Tendo isso em mente, compete à Matriz de Eisenhower organizar melhor seu cotidiano. Tudo isso para que você possa dar maior ênfase às atividades de maior importância e urgência. O que vai, dessa forma, impactar positivamente na produtividade.
– Leia também: ICE Score: entenda como funciona e como aplicar essa metodologia
Quais são os eixos da Matriz de Eisenhower?
Podemos elencar os eixos da Matriz de Eisenhower da seguinte maneira:
- Urgente e importante: devem ser realizadas antes de quaisquer outras. Aqui ficam as tarefas que devem ser entregues ainda hoje, como uma parte de um projeto;
- Importante, mas não urgente: tarefas que podem ser agendadas para um outro momento. Nessa situação, é preciso definir um horário para fazê-las posteriormente, após resolver tudo que estiver pendente;
- Urgente, mas não importante: tarefas que podem ser delegadas a terceiros. São urgentes, mas a sua execução pode ser feita por um colega ou colaborador;
- Nem urgente, nem importante: atividades como assistir um programa de TV, por exemplo, ou deletar e-mails de serviços que você não solicitou. Apenas os três primeiros incluem atividades que precisam de realização.
Quais as vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower?
Essa ferramenta conta com algumas vantagens e desvantagens. A seguir, você saberá quais são.
1. As vantagens da Matriz de Eisenhower
Uma das principais vantagens da Matriz de Eisenhower é a facilidade de implementação. Isso porque não existe necessidade de comprar um pacote de software caro e não é preciso gastar muito tempo produzindo sua matriz.
De modo geral, a matriz de prioridades possibilita que você otimize seu gerenciamento de tempo determinando prioridades claras e precisas.
Isso é notadamente eficaz para pessoas em cargos de administração ou propriedade. Também é eficiente para pessoas que atuam em vários projetos ou que tenham clientes diferentes ao mesmo tempo.
2. As desvantagens da Matriz de Eisenhower
Há algumas desvantagens associadas à ferramenta. Muitas vezes não é tão simples definir a importância de uma tarefa com precisão.
Isso quer dizer que você pode acabar delegando uma atividade ao recurso errado e experimentar uma queda de qualidade. Além do mais, é interessante lembrar que talvez nem sempre é viável agir imediatamente quando você lida com tarefas urgentes.
Como usar essa ferramenta no seu dia a dia?
Para utilizar essa ferramenta, dedique alguns minutos para identificar quais atividades pendentes se encaixam nos quadrantes da sua tabela. Por isso, é interessante que você crie o hábito de realizar o preenchimento da Matriz de Eisenhower no começo da semana ou ao final de um dia de trabalho.
Dessa forma, a rotina não pega você a partir de imprevistos, visto que já sabe o que está agendado para o dia — ou a semana — seguinte. Porém, é importante acompanhar algumas dicas para não errar no planejamento:
- Se tiver dificuldades para priorizar as tarefas, escreva todas e avalie quais delas fazem parte dos respectivos quadrantes;
- Dedique-se a aprender qual volume específico de atividades necessitam para cada quadrante;
- Jamais misture tarefas pessoais e profissionais na mesma tabela, a fim de evitar confusão;
- Evite as distrações ao realizar as tarefas prioritárias.
É importante dedicar um intervalo de tempo, entre as atividades, para fazer aquelas que são paralelas, permitindo um pouco de distração. Isso ajuda a recuperar o fôlego para levar adiante o seu trabalho.
– Leia também: Matriz GUT: o que é e como funciona essa ferramenta?
Como gerenciar tarefas com mais eficiência?
O uso da tecnologia é a melhor opção quando se fala em gerenciamento de tarefas. As ferramentas tecnológicas proporcionam ganhos de agilidade, segurança e eficiência.
Uma destas ferramentas que é uma referência no Brasil quando o assunto é planejamento estratégico com gestão de projetos e tarefas é o Scopi.
Nele é possível classificar as tarefas (atividades, ações) conforme o nível de prioridade (Urgente e importante; Importante, mas não urgente; Urgente, mas não importante; Nem urgente, nem importante)
Para conhecer tudo que o software de planejamento estratégico Scopi oferece, tanto no controle de atividades operacionais como estratégicas, agende uma demonstração. Especialistas irão navegar pelo software e mostrar como ele pode ajudar uma empresa a fazer aquilo que realmente interessa e, principalmente, o que é prioritário.
