A Importância da Segunda-feira na Gestão Estratégica

A segunda-feira é um dia ímpar para avaliar como andam os indicadores do mês e o que pode ser feito para melhorá-los.  Na primeira hora da manhã, os times se reúnem para analisar os resultados da semana anterior e que vem pela frente. Os colaboradores também apresentam eventuais dificuldades que podem comprometer o trabalho e juntos definem ações para viabilizar que as metas sejam atingidas até o final do mês vigente.

A reunião de segunda tem também o intuito de gerar o engajamento de todos. É como se fosse um encontro para repor as energias. Porém, o sucesso da empreitada também depende de uma visão estratégica dos gestores. É aí que entra o planejamento estratégico.

Planejamento estratégico: por que realizar?

O planejamento estratégico é um processo que define o caminho para a instituição atingir seus objetivos. Essa ferramenta de administração deve ser incorporada à cultura organizacional, envolvendo todos os membros das equipes.

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A abordagem prevê a análise de cenários, a definição de metas e a elaboração de planos de ação para alcançá-las. Essas etapas permitem a visão 360 graus do próprio negócio. Ou seja: nota-se com mais facilidade a importância de cada pessoa e de cada setor para a satisfação de todos. Ao menos tempo, se obtém uma visão ampliada que permite prever obstáculos à frente. É a visão do todo e de todos.

Empresas que conseguem colocar em prática o seu planejamento estratégico tem uma taxa de sobrevivência e crescimento muito maior no mercado. Isso porque elas compreendem a sua identidade e seus diferenciais. E também conseguem definir com mais assertividade o produto e o público-alvo. Além de estarem melhor preparadas para os imprevistos e obstáculos que a qualquer momento surgem.

Mas nada adianta planejar se não executar. E para a execução ser bem feita é  fundamental criar uma rotina de monitoramento. Eis aí a importância da segunda-feira. As reuniões existem para avaliar de perto o que foi feito, está sendo feito e será feito.  Com um bom acompanhamento, os índices de produtividade melhoram e as chances de êxito sobem. Mas é essencial que as reuniões tenham regularidade. Disciplina é uma palavra-chave.

Roteiro para uma reunião de sucesso

Já entendemos a relevância da segunda-feira para o planejamento estratégico da empresa, certo? Ela abre espaço para avaliar o trabalho e ajustar os próximos passos para construir o futuro que queremos. Mas, como padronizar os encontros, de modo que se tornem um processo natural para os gestores e colaboradores? Criamos o roteiro abaixo para ajudar. As 3 primeiras recomendações são preparatórias.

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1. Agende previamente as reuniões. Uma convocação por e-mail, na sexta-feira anterior, serve de lembrete. Na mensagem, você pode destacar algum item da pauta que será tratado para que a turma já vá pensando.
2. Defina os indicadores. Antes da primeira reunião escolha quais serão os indicadores a serem avaliados. Dependendo do tamanho do grupo, recomenda-se que o número não ultrapasse a 10 indicadores. Até porque a reunião não deve exceder 30 minutos.  
3. Garanta que os dados se mantenham atualizados. Reforce a importância de todos manterem seus indicadores atualizados.
4. Analise as metas principais. Verifique como estão os resultados na comparação com as metas estabelecidas e com o histórico de outros meses e anos.
5. Defina ações de melhorias.  Para as metas que não estão sendo alcançadas, defina ações de melhoria, com prazo e responsável.
6. Faça uma avaliação das atividades. Revise o que foi feito de mais relevante na semana que passou e o que será feito na semana que inicia.
7. Compartilhe problemas. Levante eventuais dificuldades que ocorreram na semana que passou e procure planejar alternativas para superar estas dificuldades.

Pontos críticos da reunião de segunda-feira

Finalizando, vamos elencar alguns cuidados essenciais para o sucesso da reunião de segunda-feira. Eles incluem:

• Cumprir os horários de início e término estipulados previamente (para não atrapalhar as demais atividades do dia);
• Manter a frequência, sem falhar semana alguma, o que contribui para transformar o monitoramento das atividades num hábito;
• Trabalhar com indicadores atualizados diária ou semanalmente, de forma que o planejamento estratégico não se torne uma ideia abstrata, descolada do dia a dia da organização;
• Contar com a participação de todos os colaboradores que possuam metas;
• Adotar metas adequadamente definidas, isto é, sem subestimar nem superestimar as possibilidades da equipe.

Gostou das dicas? Então aproveite para conhecer o Scopi. Com ele você consegue fazer reuniões mais eficazes. É possível criar dashboards com os indicadores e metas dos times (grupos). Também é possível lançar ações corretivas, com prazo e responsável e o Scopi avisa por e-mail quando a ação está vencendo ou está atrasada. Fica muito mais fácil monitorar e tomar decisões.   

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