A metodologia DMAIC é uma excelente estratégia para focar na melhoria contínua dos processos de uma empresa. Isso porque ela vai ajudar em todo o processo de análise e definição de novas ações para conquistar melhores resultados.
Para que isso aconteça, a organização precisa se ater a um roteiro, isto é, seguir o ciclo indicado para estruturar a resolução dos problemas. Quer entender melhor como isso deve ser feito? Continue lendo este artigo e aprenda a utilizar essa metodologia em seu planejamento.
O que é DMAIC?
DMAIC é o acrônimo em inglês para Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar (Define, Measure, Analyze, Improve e Control). É muito utilizado em projetos que fazem uso da metodologia Lean Six Sigma, porém, pode ser aplicado em todo tipo de projeto que visa a melhoria contínua.
Como já mencionado, para execução da metodologia, a empresa terá que seguir um roteiro, passando por todas as etapas que dão nome ao método. Dessa forma, é possível realizar uma análise técnica e minuciosa do problema, de modo que a busca por soluções se torna muito mais assertiva, já que a atuação será diretamente em sua causa raiz.
Uma vez concluídas todas as etapas da metodologia, deve-se verificar se o problema foi solucionado, caso contrário, o ciclo deve ser reiniciado quantas vezes necessário até que a melhoria desejada seja alcançada.
A seguir falaremos detalhadamente sobre cada um dos passos do ciclo DMAIC. Confira!
Definição
A primeira etapa no método DMAIC é a definição do que será trabalhado com essa ferramenta. Isto é, todos os objetivos, escopo e resultados esperados ao final do ciclo.
Nesse momento é importante refletir sobre as melhorias que podem ser mais estratégicas para o seu negócio. Comece pelos processos que necessitam de otimização e que trarão mais resultados para seu negócio.
Listamos algumas dicas que podem te ajudar nessa etapa:
- Tenha claro qual é o problema, assim como quem são as partes envolvidas (clientes, funcionários, fornecedores, etc);
- Defina uma equipe dedicada para trabalhar com o ciclo;
- Elenque todos os processos que podem ser afetados pelo problema em questão;
- Analise os KPI’s atuais e veja se há oportunidades de melhoria em algum indicador;
- Use a técnica de brainstorming para ajudar a deixar a definição do problema e objetivos mais claros. Essa é uma forma de incluir toda a equipe, o que contribui para dar maior assertividade a essa definição.
Leia também: As 12 melhores ferramentas de planejamento estratégico
Medição
Na etapa de medição você deve avaliar o cenário atual da empresa, ou seja, devem ser coletados dados e informações que vão auxiliar na definição das melhorias a serem aplicadas.
O objetivo aqui é identificar as causas potenciais do problema, de modo a definir aquelas que mais geram impacto nos resultados da empresa.
Para realizar essa medição é interessante fazer uso de análises qualitativas e quantitativas.
- Qualitativas: realize uma análise precisa do problema em questão. Busque entender onde, como e os motivos para sua existência. Ou seja, você deve se munir de informações que podem levar à causa raiz dessa situação;
- Quantitativas: também devem ser analisados os dados e resultados do processo em questão, de modo a entender qual é o cenário atual. Isso ajudará também no momento de definir como os resultados podem ser otimizados.
Veja algumas dicas que podem ser úteis para medição no ciclo DMAIC:
- Certifique-se de ter o levantamento das possíveis causas dos problemas;
- Tenha o máximo de dados e informações sobre o processo;
- Faça análises dos dados históricos de forma mais minuciosa possível;
- Utilize ferramentas como o Diagrama de Ishikawa para auxiliar no levantamento das causas nessa etapa.
Análise
Aqui o objetivo é analisar com profundidade os dados medidos na etapa anterior. Dessa forma, será possível entender qual é o comportamento atual do processo em questão.
Ou seja, nessa etapa você terá que validar se a causa definida anteriormente é aquela que realmente causa mais impacto nos resultados da empresa.
Vejam as dicas que podem ser úteis na etapa de análise:
- Tenha claro quais são as causas raízes que devem ser priorizadas para melhorar os resultados;
- Utilize análises estatísticas para validar essas causas;
- Defina oportunidades de melhorias;
- Utilize a metodologia dos 5 porquês para auxiliar na identificação das causas raízes.
Melhoria
É nessa etapa que inicia-se o processo de tratar as oportunidades de melhorias identificadas anteriormente. Ou seja, é a hora da execução do plano de ação.
Para isso, devem ser definidas todas as possibilidades de estratégias a serem aplicadas para tratar a causa raiz do problema. Antes de implementá-las, você deve realizar testes para avaliar a eficiência dessas ações e, quando elas não forem bem sucedidas, devem ser repensadas. Portanto, apenas implemente as soluções que se provaram eficientes para melhoria dos resultados.
São alguns dos passos mais importantes na etapa de melhoria no ciclo DMAIC:
- Análise dos prós e contras das estratégias de melhoria propostas;
- Não é necessário testar todas as ações. Busque priorizar aquelas que são mais promissores para o negócio, seguindo ainda uma ordem de prioridade;
- Certifique-se de que as ações propostas possam ser medidas e monitoradas;
- Utilize a ferramenta 5W2H para auxiliar na definição do plano de ação e na realização dos testes necessários.
Leia também: Plano de ação e planejamento estratégico: entenda suas principais diferenças
Controle
A última etapa do ciclo DMAIC é a de controle. Aqui o objetivo é monitorar as ações implementadas, de modo a validar se elas estão sendo de fato efetivas.
Nesse caso, é interessante contar com ferramentas que vão auxiliar nesse controle, como por exemplo, metas e controle estatístico dos processos.
Além disso, a etapa de controle serve ainda para garantir que as ações e resultados conquistados não se percam. Por isso, é interessante criar um plano de controle, com ações como revisão dos procedimentos, definição de prazos para medição de resultados, padronização dos processos etc.
Veja quais pontos são importantes para serem avaliados nesta etapa:
- Verifique se a meta de melhoria foi alcançada;
- Analise o retorno financeiro obtido com as mudanças;
- Estabeleça controles para garantir a sustentabilidade das ações propostas;
- Avalie a necessidade de atualização dos procedimentos atuais. Quando necessário, certifique-se de envolver toda a equipe no processo, de modo a certificar de que todos estejam alinhados;
- Utilize ferramentas de gestão que vão ajudar no monitoramento das ações.
Leia também: Metodologias de gestão de projeto: conheça os 6 principais modelos
Conte com o auxílio de um software de planejamento estratégico
O Scopi é um software de planejamento estratégico que fornece ferramentas importantíssimas para auxiliar na melhoria contínua dos processos.
O Scopi auxilia na etapa de análise de cenários, através da análise SWOT e na posterior definição e acompanhamento dos objetivos estratégicos, metas e planos de ação.
Além disso, conta com funcionalidades como Diagrama de Ishikawa, para ajudar na identificação das causas de problemas, módulo de Não conformidades para identificação, análise de causas e definição de ações corretivas para falhas ocorridas, assim como um módulo para gestão de processos.
O Scopi avisa quando algo está por vencer ou atrasado e tem um APP que permite acessar as informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
Aproveite para conhecer mais sobre o software Scopi e tenha o seu modelo de gestão estratégica estruturado.
Leia também: Software Scopi: 10 motivos para usar o nosso sistema de planejamento estratégico
