5W2H: entenda o que é, para que serve e como funciona essa ferramenta

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5W2H

A metodologia 5W2H é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas por empresas, independentemente do tamanho e do segmento que atua. Isso porque, além de ajudar no controle das atividades, ela é extremamente simples de ser implementada. 

Pode ser utilizada nos planos de ações (projetos) de um planejamento estratégico, como também nas  atividades mais rotineiras da organização, chamadas de operacionais. Entre suas principais vantagens estão o ganho de objetividade e eficiência nas atividades. 

Quer entender melhor o que é e como aplicar esse método na sua empresa? Continue lendo este artigo e tire todas as suas dúvidas sobre o tema agora mesmo. 

O que é o método 5W2H? 

A metodologia pode ser descrita como um tipo de checklist que serve para direcionar as atividades de forma mais eficiente. 

Para executá-la é necessário responder às seguintes perguntas que integram a sigla que dá o nome ao método. São elas: 

  • What? (O quê?)
  • When? (Quando?)
  • Who? (Quem?)
  • Where? (Onde?)
  • Why? (Por quê?)
  • How? (Como?)
  • How much? (Quanto custa?)

Portanto, quando for utilizar a metodologia em seu planejamento estratégico ou em qualquer outra ação realizada pela sua empresa, você deverá responder a essas sete perguntas.

Veja abaixo como responder a cada um desses questionamentos. 

What? (O quê?)

A primeira pergunta a ser respondida é sobre o que será feito neste planejamento. Isto é, deve-se detalhar quais são os objetivos e todas as atividades que serão realizadas ao longo do projeto para que os resultados sejam alcançados. 

When? (Quando?)

Aqui deve-se descrever quando a ação será realizada, assim como as datas de início e término do projeto em questão. Quanto mais minucioso e detalhado for o cronograma, mais focado e estratégico ele será. 

Who? (Quem?)

Neste campo devem estar descritos os responsáveis por cada atividade. É fundamental que essa informação esteja clara para todos os envolvidos no projeto, tornando a gestão mais transparente.

Você pode colocar uma ou mais pessoas responsáveis por determinada ação, mas nunca deve deixá-la sem nenhum colaborador que responda por ela. 

Leia também: 6 Dicas Para Planejar Um Gerenciamento de Projetos de Sucesso

Where? (Onde?)

Descrição de onde o trabalho será realizado. Em qual local específico as ações acontecerão? Quais ferramentas (tecnologias, softwares, etc) serão utilizadas ao longo do projeto? 

Why? (Por quê?)

Esse campo é designado para exposição do propósito do projeto/ação a ser executada. Ou seja, deve-se descrever o motivo pelo qual aquilo será feito, assim como a sua importância de existir. 

É fundamental que toda a equipe entenda qual é o objetivo do projeto de modo a manter todos engajados e motivados com a ação. 

How? (Como?)

Este campo deve conter a descrição de todas as atividades que serão realizadas ao longo da execução do projeto. Ou seja, é a hora de explicitar o modo como o procedimento será conduzido. 

How much? (Quanto custa?)

Por fim, deve-se incluir um campo com a descrição de todo o planejamento financeiro do projeto. Quanto vai custar? Qual é o orçamento destinado para cada etapa de produção? 

Portanto, todo o gasto e investimento destinado ao projeto deve estar detalhado para toda a empresa. Isso inclui custos diversos que vão desde gastos com materiais e equipamentos até a contratação de ferramentas e pessoas. 

Por que implementar o 5W2H na sua empresa? 

A grande vantagem de adotar o plano de ação 5W2H é o ganho estratégico ao longo de toda a execução do projeto. 

Isto é, ao responder aos questionamentos citados acima, você terá em mãos todas as informações necessárias para fazer os procedimentos rodarem com mais assertividade, transparência e agilidade. 

Veja outros benefícios conquistados com a implementação da metodologia em seu negócio: 

  • Redução de custos ao minimizar as falhas ao longo do projeto; 
  • Otimização de tempo; 
  • Foco nos objetivos e metas; 
  • Aumento do engajamento e sinergia entre a equipe; 
  • Atribuição de tarefas mais clara e assertiva; 
  • Mais assertividade na aplicação dos recursos; 
  • Tomada de decisões mais estratégica, uma vez que o cenário e o contexto se tornam mais claros; 
  • Agilidade na visualização das necessidades do projeto. 

Leia também: Metodologia ágil: saiba o que é e benefícios de usar em um projeto

Dicas de como adotar a metodologia em sua organização 

Listamos abaixo algumas dicas de como aplicar o método 5W2H na sua rotina. Confira!

Direcionamentos claros e objetivos 

A primeira e grande dica sobre a aplicação do 5W2H é: seja sucinto nas respostas. Você não precisa escrever longos textos detalhando o projeto, inclusive isso não é recomendado. Seja o mais direto possível, de preferência com apenas uma frase. 

Dessa forma, você consegue passar a ideia do projeto de forma objetiva, tornando a assimilação ainda mais fácil para todos os envolvidos. 

Acompanhamento frequente 

O 5W2H não é uma metodologia que você vai criar e nunca mais vai analisar aquilo. É fundamental que sejam realizadas reavaliações constantes de tudo o que foi proposto. Assim, será possível fazer mudanças de rota sempre que for necessário. 

É interessante que sejam realizadas reuniões periódicas para acompanhar a evolução do projeto e comparar com o que foi proposto no 5W2H. 

Invista em um software de planejamento estratégico 

Numa visão mais moderna, os projetos e processos da empresa, mesmo que tratem da rotina, ficam dentro do “guarda-chuva” do planejamento estratégico. Isso significa dizer que todos os projetos e processos estão relacionados e vinculados a um objetivo estratégico. 

Ao investir em um software como a Scopi, você pode unir todo o seu planejamento estratégico em um só lugar, tornando a visualização e acompanhamento de seus objetivos (BSC e/ou OKR) metas, projetos e processos muito mais fácil. 

No Scopi o 5W2H vem embutido nos projetos e nos processos. Cada ação tem data para ocorrer, responsável, justificativa e custo. Além disso, sua empresa pode também realizar análises de cenários com o SWOT e curva de valor, 

Com o Scopi, fazer gestão é mais fácil e eficaz!

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