Há quem diga que a informação é o novo petróleo do século XXI. Isso porque saber utilizar dados de maneira estratégica traz vantagem competitiva para a empresa. E uma das formas mais conhecidas de transformar informações em valor é o business intelligence. 

Quando se tem uma tabela sobrecarregada de dados e sem nenhuma organização, extrair alguma interpretação pode ser extremamente difícil.  É preciso que todo esse material seja modelado, resumido e analisado para que seja possível agregar valor a toda essa informação.

E é justamente essa a forma de trabalho do business intelligence. A partir de dados gerados a partir de sistemas (ERP, RP, CR, automação de marketing, etc), são retiradas informações como, por exemplo: queda nas vendas, tamanho de vestido mais vendido nas lojas, cor mais procurada. E somente na última etapa dessa pirâmide informacional é que entra o BI impondo valores sobre esses dados e os transformando em dinheiro através de redução de custos e lucro, dentre outros meios.

Portanto, business intelligence é um conjunto de técnicas e conceitos que tem como objetivo coletar e organizar dados para que seja possível realizar a análise e visualização dessas informações de forma mais clara. E também permitir o compartilhamento e monitoramento para dar suporte à tomada de decisões na empresa. 

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Por que usar Business Intelligence na empresa?

A utilização do business intelligence não só fornece suporte à tomada de decisões para que essas sejam feitas com base em evidências, como também diminui os riscos e possibilita uma visão mais ampla da empresa como um todo.

Com a coleta e análise de dados, é possível pensar e agir estrategicamente baseando-se em desempenhos passados para promover melhorias para o futuro, direcionando melhor as ações da empresa. 

A partir desse conhecimento mais profundo, também torna-se viável identificar quais áreas necessitam de mais investimento e quais precisam diminuir os gastos, contribuindo para uma empresa saudável financeiramente. 

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Como o Business Intelligence funciona na prática?

Considere o exemplo: uma empresa varejista teve uma perda de R$200 mil reais no último semestre e é preciso descobrir o que houve. Para chegar até essa informação, será necessário reunir uma série de dados como: os números de vendas de todas as filiais, quais bateram as metas estabelecidas e quais não conseguiram alcançar.

Para conseguir essas informações, são solicitadas as planilhas de todas as lojas por região, com os lucros mês a mês e a listagem de todos os produtos vendidos.

Geralmente, as empresas não mantêm essas informações de forma organizada e palpável de modo que se possa extrair a resposta dessa pergunta de forma rápida e fácil. E então o que acontece é que o gestor não consegue obter essa informação a tempo de tomar uma decisão.

É nesse ponto que o business intelligence entra. Seu processo é dividido em três etapas: coleta e organização de dados, análise e compartilhamento.

1. Coleta e organização de dados

É importante salientar que para que o business intelligence funcione de maneira eficiente, é necessário que os dados estejam armazenados de uma forma organizada.

Nesta etapa, é preciso definir os dados que serão coletados e que servirão de base para a elaboração das informações. Ou seja: números de vendas, despesas, visitas nas redes sociais, projetos elaborados, metas alcançadas, padrões de consumo, taxa de conversão, entre outros.

Lembrando que deve-se apontar um objetivo para que fique mais fácil visualizar quais dados serão necessários. Por exemplo, se a finalidade é a redução de custos, colete os gastos de todos os departamentos e separe-os em categorias: despesas com viagens, materiais de escritório, consumo de energia, etc.

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2. Análise dos dados

Nesta etapa, a definição de indicadores e métricas possibilita a interpretação mais clara de padrões de comportamento, falhas e buracos no orçamento.

A criação de relatórios e dashboards tornarão essas informações mais compreensíveis de modo que elas respondam perguntas como:

• O que aconteceu (ou está acontecendo)?
• Quantas vezes isso já aconteceu?
• Por que aconteceu (ou acontece)?
• O que vai acontecer agora?
• Quando?
• Onde?
• Como podemos mudar isso?

Por exemplo, seu analista de vendas percebe que o consumo de certo produto está despencando. Isso é um dado. Após essa identificação se dá início a uma análise de informações para entender por quais motivos isso está ocorrendo. 

Com o business intelligence é possível identificar em quais lojas ou canais de venda o produto decaiu e realizar ações baseadas nestes dados e informações para tentar reverter a situação. 

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3. Compartilhamento

Na última etapa, compartilhe as informações obtidas para as respectivas áreas, para que se possa trabalhar em soluções e melhorias com o objetivo de resolver o problema apresentado. 

Se a partir da comparação de desempenho não houver melhora significativa, é preciso reverter todo o processo e iniciar de novo.

Vantagens de usar o Business Intelligence

Basear as ações da empresa em dados permite a identificação clara de erros nos processos internos, maximizando a potencialidade de crescimento da sua empresa.

A partir da coleta de dados, aumentar as vendas através das informações obtidas sobre padrão de consumo e perfil do consumidor torna-se um objetivo mais tangível.

Outros benefícios de se utilizar business intelligence na empresa são:

• tomada de decisão: as ações tornam-se mais assertivas, diminuindo os erros e as chances de fracasso.

• medir e comparar desempenho: o desempenho da empresa e da equipe são mensurados mensalmente e comparados, e em caso de baixa na produtividade ou nas vendas, uma análise é feita para se descobrir o que causou isso.

• planejar o futuro: planejar ações futuras de acordo com a evolução do negócio fica mais fácil, já que é possível obter previsões baseadas nos dados coletados dos meses anteriores;

• otimizar a rotina: a análise de dados do BI podem te levar a descobrir erros ou atrasos no processo interno da sua empresa, 

• reduzir custos: gastos excessivos ou buracos no orçamento tornam-se visíveis;

• maior controle sobre a empresa: ganha-se maior controle sobre a empresa e todos os processos internos de cada setor, além de um direcionamento melhor sobre os próximos passos;

• melhorar a comunicação interna: com a integração de todos os dados e a exposição dos problemas, as diferentes áreas da empresa tendem a se comunicar melhor. 

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Conclusão

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