A metodologia 5s é utilizada por várias organizações, em várias áreas, e tem como intuito a melhoria da organização, limpeza e padronização dos processos. Portanto, se você está buscando meios de melhorar a gestão do seu negócio, pode ser interessante investir na implantação deste método.
Ao longo deste artigo vamos explicar melhor o conceito. Continue a leitura e confira:
- O que é 5S?
- Entenda cada etapa do programa 5S nas empresas
- Benefícios da implementação do 5S nas empresas
- Dicas para implementação da metodologia 5S
O que é 5S?
O método 5S tem como principal objetivo a otimização da organização, limpeza e padronização dos negócios. Afinal, sabemos que um um ambiente de trabalho desorganizado pode levar a muitos tipos de desperdício, desde tempo gasto procurando ferramentas ou suprimentos, até erros ou acidentes que podem ocorrer quando as coisas não estão onde deveriam estar.
Portanto, o 5S chega para para organizar de forma sistematizada a rotina de trabalho, fazendo com que os desperdícios sejam reduzidos ou eliminados.
A metodologia foi desenvolvida no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial, como parte dos esforços para reconstruir a indústria japonesa. Foi criada pela Toyota como um componente do Sistema Toyota de Produção, que mais tarde se tornou a base para a produção enxuta (lean manufacturing).
Algumas características distintivas da metodologia 5S incluem:
- Simplicidade: A metodologia 5S é relativamente simples e direta, o que facilita a sua implementação.
- Envolvimento de toda a equipe: Todos os membros da organização devem estar envolvidos na implementação do 5S, desde a alta gestão até os funcionários de linha;
- Visibilidade: O 5S enfatiza a importância de tornar as coisas visíveis, seja através da organização física do espaço de trabalho, da identificação clara de itens e áreas, ou da criação de procedimentos visíveis;
- Melhoria Contínua: O método envolve a manutenção e melhoria contínua dos padrões estabelecidos em suas etapas.
Entenda cada etapa do programa 5S nas empresas
A sigla 5S originalmente significa Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. No Brasil, os cinco S ganharam o seguinte significado:
- Senso de utilização (Seiri);
- Senso de ordenação (Seiton);
- Senso de limpeza (Seiso);
- Senso de padronização (Seiketsu);
- Senso de disciplina (Shitsuke).
A seguir vamos explicar detalhadamente cada uma dessas etapas. Confira:
1. Senso de utilização
O objetivo do primeiro S é listar os itens do ambiente de trabalho que são de fato relevantes para a equipe. Portanto, a ideia é descartar tudo o que for desnecessário, de modo a reduzir a desordem na rotina.
Ao pensar nesta etapa busque olhar criticamente para cada item em seu espaço de trabalho e se pergunte: “Este item é necessário para o trabalho que estou fazendo?”. Se a resposta for não, o item deve ser removido. Isso resulta em um ambiente de trabalho mais eficiente, pois só mantém os itens que são realmente necessários.
2. Senso de ordenação
Na segunda etapa da metodologia, o intuito é organizar e categorizar os itens, de modo que eles possam ser facilmente acessados. Portanto, a ideia aqui é tornar o trabalho mais eficiente, reduzindo o tempo e o esforço necessários para encontrar e usar os itens necessários.
São exemplos de prática no senso de ordenação: a definição de áreas de armazenamento apropriadas e a implementação de um sistema para encontrar e guardar itens facilmente.
3. Senso de limpeza
Nesta etapa o objetivo é a manutenção da limpeza no ambiente de trabalho. Portanto, o intuito é identificar práticas que podem causar sujeiras no local e buscar soluções mais limpas e organizadas.
Vale ressaltar que a limpeza se aplica também à manutenção dos equipamentos e ferramentas de trabalho da equipe.
Esse senso é importante pois um ambiente de trabalho limpo pode aumentar a moral dos funcionários, melhorar a segurança e também pode levar à detecção mais rápida de problemas, como vazamentos ou desgaste do equipamento.
4. Senso de padronização
O senso de padronização envolve a criação de práticas padrão para garantir que as etapas anteriores sejam cumpridas.
Portanto, isso pode significar a criação de rotinas de limpeza, checklists, procedimentos de armazenamento e outros sistemas para garantir a continuidade do programa.
Além disso, esta etapa é importante para garantir que todos da equipe estejam cientes do seu papel dentro da metodologia 5S, o que é fundamental para criação de um padrão na empresa.
– Leia também: Gestão de processos: o que é, importância e como padronizar o seu jeito de fazer
5. Senso de disciplina
O último senso da metodologia 5S diz respeito à manutenção e melhoria contínua dos padrões definidos nas etapas anteriores.
Portanto, nesta etapa deve-se criar uma cultura de disciplina e compromisso com a melhoria contínua. A ideia é que os princípios 5S se tornem uma parte integrante da cultura da organização, e não apenas uma atividade pontual.
Benefícios da implementação do 5S nas empresas
- Os ambientes de trabalho tornam-se mais organizados e arrumados. Isto pode resultar em melhorias na eficiência e produtividade;
- Através da melhor utilização de recursos e da eliminação de itens desnecessários, as empresas podem reduzir o desperdício, economizar dinheiro e se tornar mais sustentáveis;
- Ambientes de trabalho limpos e bem organizados podem levar a uma redução nos acidentes de trabalho e melhorar a segurança geral do local de trabalho;
- Através da padronização de processos e da eliminação de desordem e distrações, a qualidade do trabalho pode melhorar. Isso pode levar a produtos e serviços de maior qualidade para os clientes.
- Um ambiente de trabalho limpo e organizado pode levar a uma maior satisfação dos funcionários;
- A implementação do 5S pode ajudar a cultivar uma cultura de melhoria contínua, onde todos estão sempre buscando maneiras de melhorar processos e eficiências.
Dicas para implementação da metodologia 5S
Abaixo listamos algumas boas práticas para ajudar sua empresa a implementar a metodologia. Veja:
1. Compromisso da liderança
A liderança deve estar totalmente comprometida com a implementação do 5S. Eles devem fornecer os recursos necessários, estabelecer as expectativas e dar o exemplo para o resto da organização.
– Leia também: Liderança estratégica: o que é, qual sua importância e como desenvolvê-la
2. Faça treinamentos
Todos os membros da equipe devem ser treinados na metodologia 5S. Eles devem entender o propósito do 5S, como ele funciona e como eles podem contribuir para a sua implementação.
Além disso, certifique-se de comunicar claramente as expectativas, responsabilidades e metas do 5S. Isto deve incluir o fornecimento de orientações claras sobre como cada princípio do 5S deve ser aplicado na prática.
3. Utilize sinais visuais
Utilize sinais, etiquetas com cores e outros marcadores visuais para ajudar a implementar o 5S. Por exemplo, você pode usar cores para indicar áreas de armazenamento, etiquetas para identificar itens, e cartazes para lembrar a equipe dos princípios do 5S.
3. Realize auditorias regulares
Faça inspeções ou auditorias regulares para garantir que os princípios do 5S estão sendo seguidos. Use isso como uma oportunidade para identificar áreas de melhoria e celebrar o sucesso.
4. Conte com um software de planejamento para planejar todas as ações do 5 S nas empresas
O Scopi é um software de planejamento estratégico e OKR que integra num só lugar o que você precisa para gerenciar metas, projetos, processos e pessoas. Dentre estes processos podemos criar o processo do 5 S nas empresas, que permitirá acompanhar a execução de todas as ações que fazem parte do 5 S. Lembrando que o Scopi avisa por e-mail quando uma ação está atrasada ou tem sua previsão por vencer.
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