Gestão de projetos: o que é, funcionamento e principais ferramentas

Uma boa gestão de projetos, baseada no planificación estratégica, aumenta as chances de sucesso de uma empresa. Afinal, qualquer ideia — até as executadas pelos melhores profissionais — pode fracassar.

Mas, aqui está o paradoxo: às vezes, o dia a dia empresarial é um pouco diferente. O fato é que alguns gestores simplesmente não sabem como fazer uma boa gestão de projetos, apesar de saberem que é importante.

Ter essa compreensão aliada à visão do todo é indispensável para que a empresa tenha uma gestão de projetos sólida e que consiga fazer com que ela cresça, atingindo seus objetivos e metas.

Continue a leitura e saiba mais sobre o gerenciamento de projetos. Até o final do artigo, confira:

• O que é um projeto? 
• O que é gestão de projetos e como ela funciona na prática?
• No final, o projeto se transforma em produto ou processo?
• Gestão de Stakeholders
• Metodologias de gestão de projetos
• Soft Skills para gerentes de projetos
• Gerenciamento de riscos
• Fazendo gestão de projetos com o Scopi

O que é um projeto?

Na gestão de projetos, há uma padronização que identifica e conceitua áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas. Esta normatização está reunida no PMBOK, o Project Management Body of Knowledge. Em português, significa Guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos. Sobre o conceito de projeto, ele diz que:

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. (PMBOK)

No planejamento estratégico, um projeto também pode ser chamado de plano de ações. É importante salientar que ele tem começo, meio e fim muito bem definidos.

Você ainda tem dificuldade para entender alguns conceitos? No Glossário do Scopi, nós elaboramos um roteiro para que você conheça cada nomenclatura.

Sempre que a dúvida surgir, recomendamos que você reflita sobre os pontos abaixo:

• Tem começo, meio e fim programados?
• É diferente das atividades de rotina?
• Necessita de uma solução que envolve muitos recursos diferentes?
• O produto final tem algumas características exclusivas?
• Merece uma atenção especial e um acompanhamento detalhado de cada etapa?

Se a resposta for sim à maioria dessas questões, dúvida resolvida: a atividade pode ser conduzida como um projeto!

O que é gestão de projetos e como ela funciona na prática?

Suponhamos que você tem um objetivo estratégico que é aumentar as vendas. O que você vai fazer para atingir esse objetivo? Um projeto a ser executado pode ser a implementação o Marketing Digital no setor de Comunicação da sua empresa. Então, você vai estipular uma série de medidas como, por exemplo:

• Criar um blog;
• Contratar um profissional da comunicação para chefiar publicações;
• Ou então você vai contratar uma agência especializada;
• Contratar um software de automação;
• Estruturar o serviço de e-mail marketing;
• Criar páginas nas redes sociais;
• estipular metas para alcançar com o marketing.

Este conjunto de medidas, ainda inexistentes mas que estão prestes a sair do papel, compõem um projeto: o projeto de implementação do Marketing Digital na sua empresa.

E como você identifica que este projeto chegou ao fim? Quando você tiver implementado todas as medidas na sua empresa e já tiver alcançado seus primeiros resultados, o projeto chegou ao fim: seguindo o exemplo que demos, o Marketing Digital já é uma realidade na sua empresa e passa a ser, agora, um processo.

Aliás, esse já é um gancho para o nosso próximo tópico…

No final, o projeto se transforma em produto ou processo?

Quando chega ao fim do trabalho, o projeto pode ter se convertido em uma dessas duas variações:

• Virar um produto: o projeto pode se transformar em um novo produto que a sua empresa oferece entre as linhas que comercializa. Nesse caso, o projeto de fazer esse produto sair do papel e da cabeça de seus diretores e virar realidade pode ser considerado um projeto finalizado com sucesso.
• Virar um processo: o projeto pode se transformar, também, em um processo, como por exemplo: você quer que sua empresa tenha diversidade no quadro de colaboradores. Então, quando você já estiver com todas as ações programadas para atingir esse objetivo funcionando a pleno vapor, o projeto de fazer da sua empresa um lugar amigo da diversidade poderá ser considerado finalizado com sucesso.

– Leia também: Gestão de processos: o que é, importância e como padronizar o seu jeito de fazer

Gestão de Stakeholders

Outro importante conceito da gestão de projetos é a gestão de stakeholders. O termo “stakeholders” refere-se a qualquer indivíduo, grupo ou organização que possa ser afetado pelo resultado de um projeto.

Na gestão de projetos, a administração efetiva de stakeholders é essencial para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas e comprometidas com os objetivos do projeto. Isso pode incluir gerentes, funcionários, fornecedores e clientes.

A gestão de stakeholders envolve identificá-los, entender suas expectativas e necessidades, e desenvolver estratégias adequadas para se comunicar e envolver-se com eles. As ferramentas, como o mapeamento de stakeholders e a matriz de poder/interesse, podem ser usadas para ajudar nesse processo.

Metodologias de gestão de projetos

Existem várias metodologias de gestão de projetos disponíveis, cada uma com suas próprias abordagens e princípios. Além do PMBOK mencionado anteriormente, outras metodologias populares incluem:

• Scrum: uma estrutura de gerenciamento de projetos ágil focada na entrega de valor em curtos períodos de tempo, conhecidos como “sprints”;
• Lean: uma metodologia que se concentra em minimizar o desperdício e maximizar a eficiência do projeto;
• Agile: uma abordagem que enfatiza a flexibilidade e a capacidade de adaptar-se a mudanças. Ela permite que a equipe de projeto responda efetivamente às mudanças durante o curso do projeto;
• PRINCE2: um método estruturado que enfatiza um processo detalhado, claramente definido e divisão do projeto em estágios gerenciáveis.

A escolha da metodologia depende de uma variedade de fatores, incluindo a natureza do projeto, a cultura da organização e as preferências da equipe.

Soft Skills para gerentes de projetos

As habilidades técnicas são essenciais para os gerentes de projetos, mas as habilidades interpessoais, também conhecidas como “soft skills”, são igualmente importantes. Essas podem incluir:

• Liderança: a habilidade de inspirar e motivar uma equipe, bem como definir a direção do projeto;
• Comunicação: a capacidade de comunicar efetivamente informações e expectativas, tanto verbalmente quanto por escrito;
• Resolução de problemas: a habilidade de identificar e resolver problemas que surgem durante o curso do projeto;
• Negociação: capacidade de chegar a acordos que beneficiem todas as partes interessadas;
• Gestão de tempo: a habilidade de organizar e planejar o tempo de forma eficaz para garantir que os prazos do projeto sejam cumpridos;
• Empatia: a capacidade de entender e compartilhar os sentimentos dos membros da equipe e outras partes interessadas.

Gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos é um aspecto fundamental da gestão de projetos. Ele envolve identificar potenciais problemas ou ameaças que poderiam afetar a execução plena do projeto e então planejar ações para mitigar esses riscos.

As etapas do gerenciamento de riscos podem incluir:

• Identificação do risco: Identificar os riscos que poderiam afetar o projeto;
• Análise: Avaliar a probabilidade de cada risco ocorrer e o impacto potencial no projeto;
• Planejamento: Desenvolver planos para prevenir ou minimizar o impacto dos riscos;
• Monitoramento e controle: Monitorar continuamente os riscos e ajustar os planos conforme necessário.

O gerenciamento de riscos é um processo contínuo que deve ser realizado durante todo o ciclo de vida do projeto. Ele ajuda a garantir que os riscos sejam gerenciados de forma proativa, em vez de reativa, melhorando as chances de sucesso do projeto.

– Leia também: PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos): o que é, importância e como fazer

Fazendo gestão de projetos com o Scopi

É possível fazer uma gestão completa de projetos no Scopi. O sistema conta com um passo a passo que facilita a construção e gerenciamento de projetos. A construção começa definindo:

1. Nome;
2. Coordenador;
3. Objetivos;
4. Equipe;
5. Riscos;
6. E outros pontos cruciais para o sucesso do projeto.

O que você ganha fazendo a gestão de projetos com o Scopi?

1 . Você tem cada passo muito bem definido

É importante que o projeto tenha um ciclo de vida bem explícito. Cada passo muito bem definido é o que dará direcionamento a todas ações sequenciais. Ao contar com o Scopi para gerenciar projetos em sua empresa, você terá:

• Iniciação – Momento de registrar premissas e propósitos do projeto. Aqui, você vai proporcionar uma visão geral das tarefas e trabalhos envolvidos no projeto, como termo de abertura e lista de partes interessadas, cronograma, orçamento e recursos necessários, por exemplo;
• Planejamento – Elaborar um documento consistente que leve o projeto ao sucesso. Mensurar objetivos e previsão do que será necessário para atendê-los (em termos de valores monetários e força de trabalho) é o cerne do planejamento;
• Execução – É pura e simplesmente o exercício do que foi planejado;
• Monitoramento e Controle – Ocorre em paralelo com a execução e está relacionada com a medição de êxito do projeto e verificação dos avanços;
• Finalização – É a entrega do documento que valide o encerramento do trabalho e entrega de cada parte do escopo. É o momento, também, de documentar lições aprendidas durante o trabalho.

2. Você controla a execução das ações

É na iniciação do projeto que você vai definir o cronograma de trabalho. Faça uma lista de tarefas e prazos. O Scopi oferece diversas facilidades na organização e distribuição de tarefas.

Uma forma eficaz de controlar o cronograma é utilizar o planejamento interativo, em que partes do projeto são entregues a cada período de tempo, focando os esforços dos profissionais em um único objetivo por vez. Com o Scopi, você tem acesso ao andamento das ações em tempo real, porque o sistema é colaborativo.

3. Verifique resultados e indicadores de desempenho

Analisando os números durante e após a entrega do projeto, gestor e equipe podem corrigir problemas, identificar os gargalos operacionais e ainda verificar se a metodologia aplicada foi a melhor opção.

Caso algum ponto não esteja funcionando corretamente, fica muito mais fácil corrigir: você já tem um mapeamento completo que permite identificar a origem dos problemas.

Ao adotar uma ferramenta completa como o Scopi, você consegue visualizar claramente quais são os objetivos do projeto. Ele proporciona, por exemplo, um painel de objetivos que vai fazer com que você nunca se perca com relação ao que foi traçado no primeiro momento.

– Leia também: Gestão de indicadores: entenda o que é e aprenda a acompanhar os KPIs do seu projeto

4. Você visualiza falhas a tempo de corrigi-las

Reserve uma etapa (pode ser em paralelo ao monitoramento de resultados) para corrigir falhas. O momento é importante para garantir que você está o rumo certo ou ajustar possíveis desvios no caminho.

Conte com a ajuda do Scopi!

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