Mecanismos para detectar falhas são indispensáveis para quem deseja crescer. As falhas acontecem em qualquer departamento de uma empresa: administração, vendas, marketing, produção, recursos humanos… E, além de prejudicarem a qualidade das entregas, geram retrabalho e perda de produtividade.
Identificar uma falha é o primeiro passo para encontrarmos uma solução. Porém, é fundamental pensar suas causas. Montar um quebra-cabeças que leve à raiz do problema partindo dos porquês.
Sabe um jeito fácil de fazer isso?
Perguntar-se repetidas vezes o porquê de tal falha, de tal problema. Estamos falando da famosa TEORIA DOS 5 PORQUÊS.
Conheça a Teoria dos 5 Porquês e entenda como ela vai ajudar sua empresa:
Ao definir um problema, você consegue – de uma forma lógica – ir respondendo aos porquês que correspondem a raiz deste problema, o qual também é chamado de “Efeito indesejado”.
Esta técnica pode ser empregada em qualquer contexto. Imagine que há três meses sua empresa não atinge a meta. A teoria dos cinco porquês pode ajudar a identificar o que, de fato, está causando esse problema.
A partir desta identificação, será mais fácil definir ações que possam atacar as causas do problema. Lembrando que é bastante comum um problema ter mais de uma causa.
Como nasceu a Teoria dos 5 Porquês?
Nos anos 70, Taiichi Ohno, fundador da Toyota, popularizou sua teoria dos 5 Porquês dos problemas.
“As máquinas estão aí para serem usadas pelas pessoas. Não o contrário”
é uma das frases mais famosas de Taiichi Ohno. (Imagem: divulgação)
Ele, além de fundador da Toyota, Ohno também é o criador do Kanban, aquele método incrível de organização de tarefas.
(Existia vida antes do Kanban? Não sabemos… )
Na própria Toyota, o método dos 5 porquês é empregado para detectar as causas dos problemas e os impactos que geram nas cadeias produtivas.
Detectar as causas e remediar: esse é o objetivo.
No que consiste este processo?
A teoria é simples e funciona assim: a partir da definição de um problema, perguntamos o porquê este problema está ocorrendo. A cada pergunta, recebemos uma resposta que leva à próxima pergunta. O normal é fazer 5 perguntas para encontrar o causador primeiro de um problema.
Ao final de tudo, se você não encontrar respostas concretas e definitivas, ao menos terá pistas de quais problemas estão no seu caminho e precisam ser resolvidos.
É possível, inclusive, que você acabe até descobrindo outros pontos que nem imaginava que estavam atrapalhando o seu negócio…
Veja um exemplo:
PROBLEMA:
Não estamos conseguindo por em prática o planejamento estratégico
- Por que não estamos conseguindo por em prática o planejamento?
Resposta:
Porque estamos falhando no acompanhamento.
- Por que estamos falhando no acompanhamento?
Resposta:
Porque a equipe não está conseguindo atualizar as planilhas com os dados.
- Por que não estão conseguindo atualizar as planilhas?
Resposta:
Porque é um processo complexo e o ideal seria ter um sistema integrado.
- Por que não tem um sistema?
Resposta:
Porque ter um sistema ainda não é uma prioridade.
- Por que não é uma prioridade?
Resposta:
Porque os gestores precisam ser convencidos disso.
Conclusão:
Ao fim ao cabo, a razão pela qual não se consegue por em prática o planejamento estratégico reside na falta de uma priorização que depende dos gestores.
A relação dos 5 Porquês com o FCA
Quando você tem uma meta e não consegue alcançá-la, precisa intervir, planejando uma ação corretiva. Aí entra o FCA e o 5 Porquês. O
FCA é a análise do Fato, da Causa e a definição da Ação. Exemplo:
- FATO: Não estamos alcançando a meta de vendas.
- CAUSA: Falta de uma melhor divulgação do produto.
- AÇÃO: Vamos investir mais no marketing do produto.
A causa do FCA pode ser desdobrada nos 5 Porquês. No exemplo anterior, outras causas podem estar por trás da causa citada. A falta de uma melhor divulgação pode ser causada por falta de investimento, mas também por falta de qualidade da equipe do marketing. É por isso que devemos aprofundar nas causas perguntando o porquê do porquê, como sugere a teoria dos 5 Porquês.
Agora, uma dica: o software Scopi trabalha com o FCA e permite a análise de múltiplas causas, ou seja, 5 ou até mais porquês. Para saber mais sobre o FCA e o Planejamento Estratégico em nossa ferramenta, clique aqui.
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Quero ler mais sobre a Teoria dos 5 Porquês!
Blog do Mi Domenech
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Blog Qualidades simples
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Blog Qualidade Total
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