O método Kanban é uma das estruturas mais simples usadas dentro da metodologia ágil. Ele permite que os gerentes de projetos façam o acompanhamento da execução das suas ações com facilidade e eficiência.
Uma característica importante dessa estrutura, entre as diferentes metodologias existentes, é sua compatibilidade com o ambiente organizacional. Isso porque, ao contrário de outros frameworks populares, o Kanban acredita na introdução de mudanças muito pequenas, mas significativas na configuração existente.
Ficou interessado no assunto e quer aprender sobre o Kanban? Continue a leitura e confira:
- O que é Kanban?
- Como funciona o Kanban?
- As 3 partes principais do método kanban
- Benefícios do método Kanban
- Exemplo de kanban
- Organize o seu Kanban dentro do Scopi
O que é Kanban?
O Kanban é um modelo de gestão de processos e gestão de projetos utilizado em metodologias ágeis. A sua construção é feita por meio de quadros, com cartões em colunas, baseada na demanda do projeto.
Essa metodologia se concentra na visualização de todo o projeto em quadros. O objetivo é aumentar a transparência, organização e eficiência do projeto, além da colaboração entre os membros da equipe.
A palavra japonesa “kanban”, que significa “placa visual” ou “sinal”, tem sido usada no sentido de definição de processo desde a década de 40, quando ele foi desenvolvido e aplicado pela Toyota, como um sistema de programação para fabricação just in-time, embora o termo “Kanban” tenha sido definido pela primeira vez em 2007.
Alguns exemplos de uso do Kanban:
- No desenvolvimento de software;
- No desenvolvimento de produto;
- Na prestação de serviço;
- Na gestão de processos industriais;
- Em campanhas de marketing.
Basicamente, o objetivo dessa metodologia ágil é controlar e gerenciar o fluxo de trabalho (representadas por cartões Kanban), para que a empresa consiga fazer o acompanhamento das tarefas, visualizando o que está sendo ou não concluído.
Para entender melhor, vamos explicar logo abaixo como ele funciona. Acompanhe!
Como funciona o Kanban?
O método Kanban é basicamente um quadro que funciona a partir da criação de um item de trabalho em forma de cartões, posicionados em colunas e com os requisitos priorizados para iniciar o processo de desenvolvimento das tarefas.
Com essa organização, é mais fácil controlar as atividades que a equipe deve realizar, já que é possível analisar o que ainda está pendente, o que pode gerar atraso, o que pode ser melhorado e o progresso do projeto desde a etapa inicial até a conclusão.
Portanto, o método Kanban se resumo a três funcionalidades:
- Administrar o curso do trabalho, já que permite que gestores ou gerentes de projetos consigam ter uma proporção do que está sendo realizado e como está o andamento da produção (se está em um ritmo lento, por exemplo);
- Saber o que já foi produzido e o que ainda falta produzir, ou seja, equilibrar os processos. Dessa forma, uma atividade não precisará ser paralisada pela ausência de outra que já era pra ter sido finalizada;
- Perceber a capacidade produtiva da equipe, limitando a quantidade de trabalho que ela deve realizar.
– Leia também: Scrum: o que é, etapas e como aplicar a metodologia na empresa
As 3 partes principais do método kanban
Agora é a vez de entender as três partes funcionais do método Kanban. São elas:
1. Cartão
É no cartão onde são descritas as tarefas e o status delas. Em uma empresa que trabalha com redação SEO, por exemplo, um cartão poderia ser “revisar conteúdo produzido para o cliente”, ou ainda “conteúdo revisado, postar no site do cliente”.
Para criar uma diferenciação entre as tarefas, os cartões possuem um sistema de cores que indicam os responsáveis pela atividade, o nível de prioridade que ela tem, ou ainda, qual o tipo de tarefa.
Para fazer a mudança do status, é necessário movimentar o cartão para a outra coluna, que mostra qual a situação atual.
2. Colunas
Para representar o status dos cartões são utilizadas as colunas, que normalmente são três: a fazer, em execução e feito. Lembrando que elas podem sofrer alterações conforme a necessidade do gestor e a demanda da equipe de trabalho.
Sendo assim, os cartões serão movidos entre as colunas de acordo com a mudança de status. Essa ação permite uma análise do que falta fazer e do que já foi finalizado.
3. Quadro
O quadro é todo o Kanban, ou seja, toda a organização dos cartões em colunas. Sendo assim, cada quadro então é um Kanban, e as tarefas podem ser realizadas pela equipe em diversos quadros ao mesmo tempo.
Benefícios do método Kanban
Quando uma empresa exige um melhor gerenciamento dos seus processos de trabalho, utilizar o método Kanban pode valer muito a pena. E agora que já falamos da sua funcionalidade, veremos os benefícios que essa metodologia traz.
1. Autonomia da equipe de trabalho
Como a gestão é feita de maneira visual, a equipe de trabalho tem autonomia de avaliar como está o andamento do projeto de trabalho por meio do status das entregas. E há, ainda, a possibilidade de cada colaborador “puxar” as tarefas que aparecem entre as colunas.
2. Priorização de tarefas e aumento da produtividade
Como vimos, com o sistema de cores é possível mostrar qual tarefa deve ser priorizada. Além disso, o gestor pode colocar na técnica Kanban somente cartões importantes para que a equipe se atente ao que precisa ser finalizado com mais urgência. Com o aumento do foco, também há aumento da produtividade.
3. Identificar e corrigir gargalos
Você pode ver todas as tarefas planejadas organizadas para cada cartão, de acordo com as colunas. Essa visualização permite que você veja o fluxo dos requisitos e identifique e retifique gargalos.
4. Fornecer relatórios
Na metodologia Kanban é possível ver relatórios dos principais indicadores (ou KPIs) de qualidade do projeto de trabalho, como progresso da tarefa, velocidade do projeto, bem como os principais riscos e problemas.
– Leia também: Kanban vs Scrum: principais diferenças e como implementá-los
Organize o seu Kanban dentro do Scopi
Como vimos, o Kanban permite que gestores ou gerentes de projeto tenham uma melhor experiência ao acompanharem os processos de trabalho na empresa.
Para melhorar mais, você pode utilizar um software de gestão estratégica como o Scopi, que vai aperfeiçoar o seu modelo de gestão e levar sua empresa a um patamar superior.
O Scopi possui uma estrutura elaborada para possibilitar ótimos níveis de usabilidade. Com ele tudo fica conectado, criando uma visão sistêmica, onde os projetos ficam vinculados aos objetivos estratégicos.
“A simplicidade representa o último degrau da sabedoria”, diz o filósofo Arthur Schopenhauer.
É disso que se trata o Kanban: uma forma simples, com um visual atrativo, de acompanhar a execução de um projeto. No Scopi você conta com uma estrutura completa, atualizada e intuitiva para montar os seus quadros de Kanban.
Então, aproveite para solicitar uma demonstração gratuita e veja como ele tem tudo que você precisa para fazer uma excelente gestão de projetos.
