O atual cenário econômico e o avanço tecnológico, deixaram o mercado corporativo ainda mais complexo e mutável, tornando o gerenciamento de projetos uma atividade essencial para atender a necessidades da empresa e dos clientes com organização e respeitando prazos, custos e entregas.
Entretanto, para que haja qualidade nas entregas, é preciso planejar – e bem. Sem o planejamento estratégico adequado, todas as demais etapas do projeto podem se ver comprometidas pela falta de pensamento estratégico sobre o problema, a solução e os benefícios que esta deve produzir.
Afinal, se o projeto tem problemas no escopo, todas as outras áreas também correm o risco de falhas, assim como se há problemas de comunicação e na definição de responsabilidades entre a equipe, o comprometimento acaba prejudicado.
Mas como fazer um bom planejamento em gerenciamento de projetos?
Veja agora as 6 dicas que separamos para você ter um planejamento mais eficaz dos seus projetos:
1 – Monte seu time de sucesso
Para ter o melhor resultado no gerenciamento de projetos, a escolha do time ideal é fundamental. Por isso, uma das características ideais a um gerente de projetos é saber formar a sua equipe. Mas como?
- Defina as competências que precisa
Quais funções e habilidades você precisa para a entrega do projeto?
Sabendo quais são as posições certas, a busca pelo profissional – que pode já estar na empresa ou no mercado – fica mais fácil.
Contar com um time multidisciplinar agrega ao projeto e facilita na montagem das equipes, porém o relacionamento pode ser mais complicado e exigir atuação do líder no gerenciamento interpessoal.
- Busque os profissionais certos
Uma dica é começar buscando talentos internos. Isso porque, além de evitar o tempo gasto com contratação, esses colaboradores já conhecem a cultura da empresa.
Na hora de avaliar os perfis, é necessário considerar não apenas as habilidades técnicas e conhecimentos, mas também as características pessoais como capacidade de comunicação e trabalho em equipe.
- Seja um líder
Após montar seu time, o gestor de projetos deve agir como um verdadeiro líder para extrair o máximo da equipe.
Ele deve ser um facilitador das relações, direcionando o time rumo aos objetivos preestabelecidos para o projeto, passando feedbacks e motivando os profissionais.
2 – Defina bem os objetivos
Uma das etapas mais importantes no gerenciamento de projetos é estabelecer os objetivos, pois serão eles que darão direcionamento a todas ações subsequentes
De acordo com a complexidade do projeto, os objetivos podem ser divididos em gerais e específicos, mas devem ser descritos de forma clara e concisa, evitando dupla interpretação.
Mas qual a diferença?
Os objetivos gerais descrevem o produto ou solução que se deseja.
Já os objetivos específicos ilustram as melhorias e benefícios que se esperam a partir da conclusão do projeto.
Após essa definição, é preciso desmembrar os objetivos e estipular as metas de cada etapa do projeto.
As metas devem ser graduais e condizentes com os recursos da empresa e prazo de entrega, para que seja factível e não desmotive colaboradores e nem o investidor do projeto.
Tão importante quanto definir os objetivos e metas do projeto é estabelecer também as restrições.
Elas servem para manter o escopo do projeto sob um único entendimento.
A partir delas são destacados os pressupostos do projeto, ou seja, as condições ideais para execução, e, também, o que o projeto não contempla.
3 – Crie um plano de ações
Talvez a melhor maneira de começar um plano de ações do projeto seja com um cronograma de trabalho. Liste todas as tarefas e prazos para cada etapa do projeto e para cada profissional do seu time.
O sequenciamento correto dessas atividades garantirá a eficiência da equipe e a execução do projeto de forma ordenada, percebendo-se o seu desenvolvimento e facilitando a correção de possíveis falhas.
Nessa etapa muitos softwares de gestão de projetos podem ajudar. Programas, como o MS Project e o Scopi, oferecem diversas facilidades na organização e distribuição de tarefas.
Uma forma eficaz de controlar o cronograma é utilizar o planejamento interativo, em que partes do projeto são entregues a cada período de tempo, focando os esforços dos profissionais em um único objetivo por vez.
É possível ainda utilizar um Gráfico de Gantt para visualizar o desenrolar das tarefas e suas interdependências, atribuindo ainda as responsabilidades de cada membro do time.
4 – Use as metodologias
Usar uma metodologia te dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto, garantindo uma equipe mais eficiente, pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos.
Assim, o bom uso de uma metodologia é importante porque evita práticas e posturas que levam ao insucesso.
Mas para isso, é preciso escolher a ideal para seu projeto e garantir o seu uso correto.
Existem metodologias com foco em entregas ágeis e outras mais tradicionais.
5 – Corrija falhas
Um gerenciamento de projetos eficaz deve conter uma etapa para a correção de falhas.
Ao elaborar um plano de ações, é comum que alguns erros acontecem.
O importante é estabelecer um momento para corrigi-los e colocar no rumo certo.
Para isso é preciso identificá-las a tempo e isso só ocorrerá com o acompanhamento e verificação de resultados.
6 – Verifique resultados e indicadores de desempenho
Como você já definiu os objetivos e indicadores de desempenho, acompanhar os resultados não deve ser tão complicado.
Analisando os números durante e após a entrega do projeto, gestor e equipe podem corrigir problemas, identificar os gargalos operacionais e ainda verificar se a metodologia aplicada foi a melhor opção.
E aí, gostou do nosso artigo? Já dá pra realizar um planejamento estratégico e fazer uma gestão de projetos mais eficiente? Deixe seu comentário!
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Bruno Saes – Grupo Impacta
