Fluxograma de processos têm um papel muito importante na organização de uma empresa. Eles não apenas simplificam a compreensão de procedimentos complexos, mas também auxiliam na identificação de ineficiências e na melhoria contínua das operações.
Neste artigo, exploraremos mais informações sobre o fluxograma de processos. Continue a leitura e confira:
- O que é fluxograma de processos?
- Benefícios do diagrama de processos
- Como fazer fluxograma de processos?
- Dicas úteis para criação
- Exemplos de fluxogramas de processos
- Como o Scopi pode ajudar?
O que é fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos é uma representação gráfica que ilustra os passos ou atividades de um processo. Ele é usado para visualizar a sequência e a interação das etapas de um processo, facilitando a sua compreensão e a análise.
Os elementos comuns em um fluxograma de processos incluem:
- Formas geométricas: Diferentes formas são utilizadas para representar tipos específicos de ações ou passos em um processo. Por exemplo, retângulos podem representar tarefas ou operações, losangos indicam decisões, e óvalos são usados para marcar o início ou fim do processo;
- Setas: Indicam a direção do fluxo do processo, conectando os diferentes elementos e mostrando a ordem em que as etapas ocorrem;
- Texto descritivo: Dentro ou próximo às formas, textos breves descrevem a ação ou decisão que está sendo representada.
– Leia também: Workflow: o que é, quais seus benefícios e como fazer em sua empresa
Benefícios do diagrama de processos
Fluxogramas ou diagramas de processos são úteis em várias situações, contribuindo para uma série de vantagens na gestão de processos das empresas. Citamos a seguir alguns dos principais benefícios:
- Ao visualizar as etapas, é mais fácil identificar gargalos, redundâncias ou ineficiências;
- Facilitam o entendimento de processos complexos por parte de novos funcionários ou stakeholders;
- Servem como registros de como os processos devem ser executados, garantindo consistência e qualidade;
- Podem ser utilizados em diversas áreas, incluindo negócios, engenharia, software, administração e em qualquer lugar onde processos claros e eficientes sejam importantes.
Como fazer fluxograma de processos?
Para criar um fluxograma de processos, siga estes passos:
1. Defina o processo a ser mapeado
Antes de começar, é importante ter uma compreensão clara do processo que será representado no fluxograma. Defina o início e o fim do processo.
2. Liste as principais etapas do processo
Faça um rascunho com todas as principais etapas do processo. Esta fase pode incluir a coleta de informações com pessoas que executam o processo ou a revisão de documentos relacionados.
3. Organize as etapas em ordem sequencial
Após listar as etapas, organize-as na ordem em que acontecem. Certifique-se de que a sequência está lógica e completa.
4. Escolha os símbolos apropriados
Use símbolos padronizados para representar diferentes tipos de ações ou decisões no processo. Por exemplo, use retângulos para etapas de ação, losangos para decisões, e óvalos para início/fim.
5. Desenhe o fluxograma
Utilize os símbolos escolhidos para desenhar o fluxograma. Conecte as etapas com setas para indicar a direção do fluxo do processo. Você pode fazer isso manualmente em papel ou com o auxílio de softwares de desenho de fluxogramas.
6. Adicione detalhes às etapas
Dentro ou próximo a cada símbolo, adicione uma breve descrição da etapa ou decisão que ele representa.
7. Revise e ajuste
Após desenhar o fluxograma, revise-o para garantir que todas as etapas do processo estão corretamente representadas e na ordem correta. Faça ajustes conforme necessário.
8. Valide com stakeholders
É importante que pessoas que estão familiarizadas com o processo revisem o fluxograma para garantir sua precisão e completude.
9. Finalize e compartilhe
Uma vez que o fluxograma esteja revisado e aprovado, finalize-o em sua forma final e compartilhe-o com todos os stakeholders relevantes.
– Leia também: 5 maneiras de otimizar os processos internos da sua empresa
Dicas Úteis
- Mantenha o fluxograma simples e direto, evitando detalhes desnecessários;
- Se o processo for muito longo ou complexo, considere quebrá-lo em sub-processos ou criar múltiplos fluxogramas interligados;
- Utilize ferramentas de software apropriadas para criar fluxogramas, como o Scopi;
- Lembre-se, um bom fluxograma deve ser fácil de entender e servir como uma ferramenta eficaz para visualizar e melhorar processos;
- Envolva as equipes que executam esses processos para obter uma visão detalhada das atividades envolvidas;
- Ofereça treinamento sobre como ler e criar fluxogramas. Isso é fundamental para garantir que todos os membros da equipe possam entender e utilizar esta ferramenta;
- Encoraje feedback contínuo dos funcionários sobre os fluxogramas para melhorá-los constantemente;
- Em alguns casos, pode ser útil incorporar links em fluxogramas digitais que levam a documentos ou sistemas relevantes.
– Leia também: As 10 principais habilidades e competências de um líder
Exemplos de fluxogramas de processos
Listamos alguns exemplos que representam como os processos em diferentes departamentos de uma empresa podem ser mapeados através de fluxogramas para uma melhor compreensão, gestão e otimização dos processos. Veja:
Fluxograma de processo de vendas
- Início: O cliente expressa interesse ou faz uma consulta;
- Etapas: O processo inclui qualificação do lead, apresentação do produto/serviço, negociação, fechamento da venda e pós-venda, como acompanhamento ou serviço de atendimento ao cliente.
Fluxograma do processo financeiro – Gestão de faturas
- Início: Recebimento da fatura do fornecedor;
- Etapas: O fluxograma inclui a verificação da fatura, aprovação de pagamento, processamento de pagamento e reconciliação contábil.
Fluxograma de processo de recursos humanos – Recrutamento e seleção:
- Início: Identificação da necessidade de contratação;
- Etapas: Publicação da vaga, triagem de currículos, entrevistas, avaliação dos candidatos, oferta de emprego, contratação e integração do novo funcionário.
Fluxograma de processo de planejamento orçamentário
- Início: Início do ciclo de planejamento financeiro.
- Etapas: Revisão de desempenho financeiro anterior, previsão de receitas e despesas, aprovação do orçamento e monitoramento contínuo.
Fluxograma de processo de auditoria interna
- Início: Planejamento da auditoria;
- Etapas: Identificação das áreas a serem auditadas, coleta e análise de dados, relatório de descobertas e recomendações, e implementação de melhorias.
Como o Scopi pode ajudar?
No Scopi é possível criar os fluxogramas dos processos e ainda planejar os planos de ações que compõem cada processo. Tudo vinculado aos objetivos estratégicos da empresa. Ou seja, no software de planejamento estratégico Scopi os processos e seus fluxogramas ficam integrados ao mapa estratégico da organização.
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