Por que escolher um Software de Planejamento Estratégico?
Quando compramos um produto ou contratamos um serviço, há vários itens que podemos levar em conta para realizarmos a melhor escolha. Com um software de planejamento estratégico não é diferente, as opções de escolha se tornam mais claras.
A seguir, algumas dicas para escolher um software de Planejamento:
1. Identifique a sua necessidade
Eleger uma ou mais justificativas para a contratação é o ponto de partida. Um dos motivos para usar um software de planejamento estratégico é porque o planejamento da empresa está todo em planilhas, dificultando a integração de todas as partes do planejamento e de todas as pessoas envolvidas. Planilhas não emitem avisos automáticos por e-mail, nem podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.
2. Considere um software na nuvem
O software ser baseado na web permite que os usuários possam acessá-lo de qualquer lugar, em qualquer momento. As evoluções do sistema e atualizações são automaticamente realizadas e disponibilizadas. Cópias de segurança (backups) também não precisam ser feitas pelo usuário.
3. Assista uma demonstração para verificar se o software é fácil de usar e tem o que um planejamento precisa
Priorize aquele fornecedor que demonstra o software, navegando com você pelas telas do sistema e dando as explicações que você precisa. Olhe se o software tem uma interface intuitiva e se tem as ferramentas principais de um planejamento estratégico, ou seja, SWOT, Mapa Estratégico, Indicadores e Metas, Projetos e Processos, tudo integrado.
4. Verifique se o software envia alertas por e-mail
Outro critério de seleção importante é a capacidade do software de emitir alertas por e-mail. Isso aumentará o envolvimento dos usuários e deixará a equipe mais informada, pois não precisa entrar no sistema para saber, por exemplo, com andam as metas, os projetos e as ações.
5. Escolha uma solução que tenha aval de outros clientes
Quando selecionar o software de planejamento estratégico, procure pelo parecer de alguns clientes que usam o sistema e podem servir de referência. Normalmente as empresas apresentam depoimentos de clientes no próprio site do produto e na proposta comercial.
6. Estabeleça algumas funcionalidades que você gostaria de encontrar no software
Um bom software de planejamento deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações. Poder fazer o balanceamento do SWOT e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.
7. Veja se o fornecedor dá treinamento
Por mais fácil de usar que o software seja, sempre é bom um treinamento, pois a familiarização com o sistema se dá de uma forma mais rápida e serve também para tirar dúvidas. Hoje muitas empresas agendam a capacitação e fazem à distância utilizando ferramentas como o Skype. Desta forma, mais de uma pessoa pode ser treinada. Priorize quem dá o treinamento e depois ainda oferece um período de acompanhamento da implantação.
8. Confira se o fornecedor dá suporte
Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para ser requisitado, justamente naquele momento em que estamos precisando usar alguma funcionalidade que não está funcionando ou o usuário não está sabendo utilizar.
9. Defina pelo menos um responsável pela implantação
A experiência mostra que, quando há na empresa uma pessoa responsável pela implantação de um software, o sucesso da implantação é maior. Isso não dispensa que, na etapa da seleção do software, o gerente, o diretor e, até mesmo o dono, dependendo do tamanho da empresa, participe diretamente do processo, incluindo o momento da demonstração.
10. Compare preços entre produtos concorrentes
Preço sempre é um item relevante, mas não deve ser analisado sozinho. O preço precisa ser avaliado em relação aos benefícios que o software traz. É a famosa relação custo x benefício. Não tem sentido comparar preço de produtos distintos, é necessário comparar produtos que tenham o mesmo fim. Neste caso, software de planejamento estratégico não deve ser comparado com software de controle de tarefas, por exemplo.
