OKR: o que é e como implementar a metodologia na sua empresa

No mercado competitivo que vivemos, a metodologia OKR destaca-se como uma ferramenta de gestão bastante ágil, que simplifica a definição de objetivos de curto e médio prazo e o acompanhamento dos resultados.

Adotada inicialmente por empresas líderes na área da tecnologia, como Intel e Google, a metodologia OKR hoje é usada por empresas dos mais diversos segmentos e tamanhos.

Para saber mais, continue aqui e confira:

• O que é OKR?
• Estrutura da metodologia OKR
• Diferença de OKRs para KPIs 
• Como implantar o método OKR?
• Níveis de OKR
• Como acontecem as etapas da metodologia?
• Quais as diferenças entre OKR e BSC?
• Principais benefícios do OKR para a gestão de empresas
• Dicas para escolher um software de OKR
• Scopi: um software de planejamento estratégico e OKR integrado

O que é OKR?

A metodologia OKR foi inspirada nas teorias de Peter Drucker, implementada por Andy Grove na Intel, aprimorada por John Doerr e popularizada pelo Google.

OKR é a sigla para Objectives and Key Results, que significa, na tradução literal, objetivos e resultados-chave.

Portanto, a metodologia propõe a elaboração de objetivos, assim como de resultados-chave que serão utilizados para mensurar a eficiência das ações propostas.

Em linhas gerais, a OKR consiste em um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca de objetivos globais de uma organização.

• Objectives são uma definição clara e geral sobre o que a empresa deseja alcançar;
• Key Results são as metas que ajudam a definir o melhor trajeto para chegar ao objetivo final.

A metodologia OKR deve ser acompanhada regularmente para avaliar o progresso e realizar ajustes conforme necessário.

– Leia também: Qual a diferença entre metas e objetivos e como defini-los na sua empresa

Estrutura da metodologia OKR

A metodologia OKR propõe que sejam criados objetivos para cada departamento ou indivíduo, a fim de que cada um invista energia no que realmente importa. 

A ferramenta também possibilita que seja desenvolvido um processo de gestão de performance menos burocrático. Para tanto, ela está baseada em três elementos principais: objetivos, resultados-chave e ações-chave. 

O interessante é que essa abordagem motiva as pessoas a trabalharem juntas, concentrando esforços para fazer contribuições mensuráveis e desafiadoras para o crescimento da organização.

Ou seja, essa é uma forma simples e flexível de gerir o desempenho dos colaboradores nas empresas.

Exemplo de Objetivos Estratégicos 

Objetivo: Solidificar nossa posição como líder de inovação no mercado de tecnologia.

• Resultado-Chave 1: Aumentar a receita anual em 20%;
• Resultado-Chave 2: Lançar dois novos produtos inovadores até o final do ano;
• Resultado-Chave 3: Melhorar a pontuação de satisfação do cliente de 80% para 95%.

Exemplo de Resultados- Chave 

Objetivo: Tornar-se líder de mercado

• Aumentar a participação de mercado de 10% para 15%;
• Lançar um novo  produto em 6 meses;
• Melhorar a satisfação do cliente de 60% para 75% neste ano.

Atributos dos OKRs (Resultados-Chave) 

• Devem ser sempre quantitativos (ter um número que possa medir o progresso em direção ao objetivo);
• Precisam ter um ponto de partida e um ponto de chegada;
• Apontar qual o cenário atual e qual o cenário pretendido;
• Não devem ser confundidos com tarefas;
• Devem medir o progresso em direção ao objetivo;
• São métricas de sucesso, e não de controle, como a avaliação das iniciativas;
• Devem ser sempre quantitativos (ter um número que possa medir o progresso em direção ao objetivo);
• Precisam ter um ponto de partida e um ponto de chegada.

Anatomia dos OKRs: Objetivos

Os Objetivos dos OKRs são a bússola.  Eles definem uma direção clara e inspiram ação. Eles devem ser:

• Qualitativos: Expressos em linguagem simples e motivadora;
• Inspiradores: Capazes de mobilizar e engajar a equipe;
• Alinhados: Em sintonia com a visão e estratégia mais amplas da organização.

Resultados-Chave 

Os Resultados-Chave são o termômetro. Eles medem o progresso em direção ao objetivo e devem ser:

• Quantitativos: Baseados em números, métricas ou percentuais;
• Mensuráveis: Claros o suficiente para permitir uma avaliação objetiva do progresso;
• Desafiadores, mas realizáveis: Devem empurrar a equipe para fora da zona de conforto, mas ainda serem alcançáveis.

– Leia também: 12 exemplos de OKR para inspirar a construção das suas metas

Diferença de OKRs para KPIs 

Embora KPIs (Key Performance Indicators) e OKRs (Objectives and Key Results) sejam ambos usados para medição e gestão de desempenho, eles têm propósitos e abordagens distintas.

– Leia também: Os 15 KPIs que toda empresa deveria medir

Como implantar o método OKR?

Não existe uma receita de bolo única para aplicar o OKR na empresa. Ele pode ser adaptado a qualquer tipo de negócio, conforme as particularidades de cada organização. 

Para entender o processo, vamos explicar como funcionam os objetivos e os resultados-chave. Além disso, vamos mostrar também as ações-chave e os níveis de OKR. 

1. Organizando o cenário junto à equipe

A metodologia OKR é bastante similar à Gestão por Diretrizes (GPD). Como resultado, todos passam a ter mais clareza sobre o que fazer, para onde seguir e como podem contribuir.

Os objetivos estão ligados àquilo que a empresa pretende como visão, definida no início do planejamento estratégico, ou seja, as metas mais difíceis e decisivas para o crescimento e o sucesso do negócio. 

Esse posicionamento deve estar bastante claro para todos os colaboradores. Caso não tenham as metas bem definidas e explícitas, os funcionários podem ficar perdidos e assim não conquistarem os resultados.

2. Identificando os objetivos

Objetivos em OKR se classificam em duas categorias: operacionais e aspiracionais. 

Os operacionais focam no cotidiano e resultados imediatos da empresa, como aumentar participação no mercado, lançar produtos, ou estabelecer novas unidades. 

Os aspiracionais são de longo prazo, visando inspirar e motivar equipes com metas ambiciosas, essenciais para o crescimento do negócio. Por exemplo, em um e-commerce de moda, objetivos aspiracionais incluem elevar vendas, consolidar autoridade online e inovar no atendimento ao cliente.

Para atingir esses objetivos, são estabelecidos resultados-chave (key results), que devem ser SMART (Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais). Por exemplo, para aumentar vendas, os resultados-chave podem ser otimizar logística, criar promoções, ou melhorar a apresentação de produtos.

Ações-chave, embora opcionais, podem ser úteis, especialmente em equipes novas no uso de OKR ou durante transições metodológicas. Elas fornecem orientações estratégicas para a execução de tarefas, ajudando a alcançar os resultados desejados de forma padronizada e eficaz.

– Leia também: OKR ou SMART? Saiba qual metodologia utilizar na sua estratégia

Níveis de OKR

Já vimos que uma das vantagens da metodologia OKR é desenvolver metas para todos os colaboradores. 

No mundo corporativo, ainda é comum que certos empreendimentos adotem objetivos apenas entre as chefias, mas esse comportamento se mostra equivocado. Todos os setores precisam de metas individuais para engajar os funcionários! 

Veja como funcionam os diferentes níveis de OKR e como eles se estabelecem em cada setor:

1. Nível organizacional 

O nível organizacional é o mais elevado, que impacta toda a empresa. 

Nessa situação, os OKRs devem ser motivadores e inspiradores. Aliás, vale a pena espalhar OKRs organizacionais por todas as unidades da empresa, como em quadros de avisos, memorandos, reuniões, entre outros.

É uma forma de incentivar os colaboradores a chegarem ao objetivo final. Para isso eles precisam conhecer, é claro, quais são as metas secundárias e o trajeto ideal para alcançar  esse resultado.

2. Nível departamental

Servem para otimizar os resultados de um setor específico, como o comercial ou o marketing.

São esses OKRs que direcionam cada time. Ou seja, estão pautados nas metas secundárias e como elas devem ser aplicadas para gerar o resultado esperado.

No entanto, embora sejam específicos, essa metodologia deve sempre estar alinhada com o propósito da empresa. De nada adianta criar metas secundárias, se elas não respeitarem o melhor caminho para chegar ao objetivo final.

– Leia também: OKR de marketing: o que é, como implementar e exemplos práticos

3. Nível individual

Esse é o menor nível dos três, que tem como foco o aprimoramento do desempenho de um colaborador ou mesmo de um time dentro de um setor maior. 

Em suma, esses OKRs são voltados para a performance de cada pessoa envolvida nos processos da empresa. É uma alternativa para apresentar as metas e como alcançar o objetivo de forma individualizada.

Como acontecem as etapas da metodologia?

Para implementar o OKR é importante entender não apenas sobre os níveis, mas também como ocorrem as suas etapas.

Veja quais são elas e o porquê de segui-las:

1. Definição dos objetivos da empresa

O primeiro passo é definir os objetivos de curto prazo  da empresa, normalmente para o trimestre. 

É importante que eles sejam divididos em top-down e bottom-up. Ou seja, apenas alguns serão geridos pelos líderes e gestores. O restante é definido pelo time, de acordo com a filosofia organizacional. A intenção por trás dessa regra é envolver todos na criação das metas e garantir, assim, que o olhar plural seja útil no processo.

Empresas que trabalham também com objetivos estratégicos de longo prazo, BSC por exemplo, podem vincular os objetivos de OKR a estes.

2. Apresentação do conceito e de OKRs para os times

Para que todos estejam por dentro de suas metas, objetivos e prazos é necessário um alinhamento com a equipe inteira. Afinal, são os profissionais que irão colocar a mão na massa! 

Comece definindo poucos objetivos e resultados-chave para cada pessoa. Se fizer parte da estratégia interna, mostre também quais são as ações-chave.

Lembre-se de que a transparência é o ponto de partida para uma estratégia de sucesso. Procure deixar os OKRs à vista de todos, pois se os objetivos e aspirações são coletivos, não há melhor forma de fazer que deixar o time a par da situação.

3. Brainstorming de definição dos objetivos das equipes

Reúna os colaboradores para que sejam definidos os objetivos de cada time. Como já falamos anteriormente, a maior parte das metas será definida pela própria equipe. 

A dica é fazer um brainstorming com todos para levantar ideias e sugestões. Desse modo, os OKRs estratégicos terão a participação efetiva dos colaboradores.

Dica: a forma como as equipes irão executar as tarefas não é tão relevante quanto os resultados entregues. Cada uma poderá trabalhar conforme achar mais adequado. 

4. Definição dos resultados-chave

Os resultados devem ser mensuráveis, isto é, indicar se a equipe está cumprindo a proposta. Para cada objetivo, você deve ter um conjunto de dois ou mais resultados principais. Tente não passar de cinco, senão dispersa o foco!

É possível que alguns de seus key results necessitam da colaboração de outra área ou de outra equipe dentro da empresa. Por isso, é interessante fazer uma revisão com os representantes desses setores, de tempos em tempos. 

5. Revisão e alinhamento geral

Nessa etapa, faz-se uma avaliação de todos os objetivos e resultados-chave apontados. As metas são ambiciosas o suficiente ou o pessoal ainda está na zona de conforto? 

É fundamental subir os níveis do target para que os envolvidos se sintam verdadeiramente desafiados.

A mensuração de KPIs (Key Performance Indicators) é um dos pontos mais importantes na metodologia OKR. Afinal, se você não pode medir, não pode gerenciar os resultados.

Os key results deverão ser reportados semanalmente, conforme cada nível de OKR. Com essa estratégia é possível antever o fim do trimestre e corrigir equívocos para alcançar a meta estabelecida.  

– Leia também: Alinhamento estratégico: o que é e qual sua importância junto ao planejamento

6. Otimização das estratégias

Finalmente, é hora de analisar os dados levantados. Aproveite os insights com os relatórios para otimizar os pontos de melhoria identificados.

Caso não tenha sucesso, tudo bem. O aprendizado valeu para um trimestre, e não para o ano inteiro — como acontece nas metodologias de gestão tradicionais. 

Ainda dá tempo de correr atrás do prejuízo! No entanto, se você tiver uma ferramenta com a funcionalidade de indicadores, fica muito mais simples revisar todos os OKRs com a equipe.

Quais as diferenças entre OKR e BSC?

Embora a metodologia OKR tenha bastante destaque no meio corporativo pelos seus grandes seguidores, existe também a ferramenta BSC.

O BSC significa Balanced Scorecard e na tradução literal podemos chamar de Indicadores Balanceados de Desempenho. 

Essa metodologia é usada para avaliar e medir o desempenho de uma empresa, porém em uma cadência diferente do OKR. 

Enquanto o BSC usa um período mais longo para avaliar os seus resultados e “replanejar” o rumo da estratégia, a metodologia OKR faz esse processo em um período menor, geralmente em cada trimestre.

Por ser mais rápido, o OKR acaba sendo mais simples e objetivo. Já o BSC visa projetos maiores, que levam um tempo maior para a empresa e têm mais importância entre todos os colaboradores.

Em geral, a principal diferença está no prazo em que as duas metodologias são aplicadas e quanto tempo dura cada ciclo.

– Saiba mais em: BSC e OKR: entenda qual método de gestão é o melhor para sua estratégia


Principais benefícios do OKR para a gestão de empresas

Além de ser uma metodologia de baixo custo, o OKR é dinâmico, pois engloba todos os setores da empresa. 

Ela atinge desde os cargos mais altos da hierarquia corporativa até os principiantes. Isso resulta em melhor performance e no alcance dos objetivos da organização. 

Confira os principais benefícios dessa metodologia:

• Definição de prioridades para atingir as metas do negócio;
• Foco no que realmente importa, sem distrações que atrapalhem a busca por sucesso;
• Organização dos processos da empresa;
• Engajamento dos colaboradores;
• Comunicação e alinhamento dos membros da equipe;
• Mensuração dos resultados rotineiramente, o que ajuda a entender se os objetivos estão sendo alcançados;
• Feedbacks contínuos aos colaboradores, ajudando-os a corrigir erros e progredir na carreira;
• Gestão transparente e colaborativa;
• Disciplina nos esforços;
• Aumento de produtividade, devido à organização dos processos e ao foco nos resultados.

Problemas que a gestão de OKRs ajudam a resolver

Outro grande benefício da OKR é a resolução de problemas. Com um ambiente mais organizado e focado em alta performance, algumas questões que atrapalham a gestão tendem a desaparecer. Entre elas, destacamos: 

• Carência no alinhamento entre empresa, diretoria e equipe (quando todos participam do processo, há sintonia entre os departamentos);
• Falta de comunicação entre os times e colaboradores;
• Dificuldade de transmitir a cultura da empresa aos colaboradores;
• Falta de foco do trabalhador com suas atividades, o que prejudicaria os resultados;
• Dificuldade de o colaborador notar como suas contribuições impactam a empresa (mensurando o desempenho, é possível dar um feedback certeiro);
• Pouco estímulo à produtividade devido à falta de metas desafiadoras.

Em resumo, a metodologia OKR ajuda a organizar e distribuir melhor as prioridades da empresa. Quando bem delimitada, ela divide esforços e evita alguns desgastes do dia a dia.

Um dos diferenciais da ferramenta é que cada empresa pode adaptá-la à sua realidade. Basta que todos os colaboradores entendam o propósito e se engajem na tarefa.

Dicas para escolher um software de  OKR

Abaixo listamos algumas dicas de como avaliar uma ferramenta de OKR que permita acompanhar todo o progresso dos objetivos e dos resultados chaves. Confira: 

1. Considere um software na nuvem

O software de OKR na nuvem permite que os usuários acessem de qualquer lugar, a qualquer momento. As atualizações são automáticas e cópias de segurança (backups) não precisam ser feitas pelo usuário.

2. Assista uma demonstração

Assistir a uma demonstração pode ser decisivo para tomar a decisão de contratar ou não determinada ferramenta de OKR. 

Utilize esse momento para observar se o software tem uma interface intuitiva, se tem as ferramentas principais para acompanhamento do OKR, além de outras funcionalidades, como por exemplo, a integração com BSC, Indicadores e Projetos, afinal, para que os objetivos sejam alcançados são necessárias ações e projetos. 

É interessante também entender se o sistema tem versão mobile, o que pode facilitar ainda mais a rotina de acompanhamento. 

3. Verifique se o software envia alertas por e-mail

Um critério de seleção importante é a funcionalidade de emitir alertas por e-mail. Isso aumenta o envolvimento dos usuários com o OKR e deixa a equipe melhor informada, pois não precisa estar dentro do sistema para saber o que está acontecendo.

4. Veja se o fornecedor dá treinamento

Por mais intuitivo que seja o software, é bom receber um treinamento realizado porque conhece o software e a metodologia. O treinamento não deve se restringir às funcionalidades mas também a dicas de como fazer a metodologia funcionar melhor e alcançar os resultados esperados com o uso do software. 

5. Confira se o fornecedor oferece suporte

Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software. Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para solucionar.

6. Compare preços entre produtos concorrentes

O preço deve obedecer a famosa relação custo x benefício. É importante comparar preços de fornecedores, cujos produtos tenham a mesma finalidade. Um software de OKR não deve ser comparado a um software de gestão de tarefas ou projetos, por exemplo.

Scopi: um software de planejamento estratégico e OKR integrado

Para que uma empresa tenha longevidade, sonho de todo dono de empresa, é necessário um bom planificación estratégica, começando pela definição do escopo do negócio, depois análise de cenários, definição de objetivos estratégicos, indicadores e planos de ações, também denominados de projetos. E onde entra o OKR? Entra na definição dos objetivos de curto prazo integrado aos objetivos de longo prazo, definidos no planejamento estratégico. Desta forma temos tudo num lugar só, formando o que se chama de visão sistêmica, onde tudo está interligado. 

Abaixo destacamos algumas funcionalidades do Scopi voltada para o OKR:

• Hierarquia de objetivos visualizada através de organograma;
• Tabela de objetivos e resultados chaves por setor e por responsável;
• Painel com o progresso dos objetivos e dos resultados chaves;
• Progresso dos objetivos calculado a partir do progresso dos resultados chaves;
• Progresso dos resultados chaves calculado a partir dos check-ins;
• Vínculo de projetos com objetivos;
• Vínculo de ações com resultados chaves;
• Integração de OKRs com objetivos do BSC;
• Parametrização das permissões de acesso de cada usuário.

Clique na imagem abaixo para solicitar uma demonstração gratuita e confira na prática todas as funcionalidades do Scopi: