Planejar uma apresentação pode ser o que difere um resultado medíocre de um trabalho que realmente causa impacto. Mas o que, afinal, é um planejamento de apresentação?
Trata-se da preparação que você faz a fim de engajar e surpreender as pessoas de forma eficaz. É o passo principal para garantir que sua apresentação terá o efeito desejado. Esse trabalho de planejar uma apresentação depende, antes de tudo, de dois fatores:
- conhecer sua audiência;
- dominar todos os aspectos de seu negócio.
Você deve estar disposto a provar que sua empresa é a parceira que faltava em uma história de sucesso!
Como preparar uma apresentação?
Lembre-se que uma apresentação exige preparação e empenho. Pensando nisso, conversei com os especialistas em apresentação da Smartalk e selecionei os passos mais importantes para a elaboração de uma apresentação de impacto.
Neste post, você vai aprender a selecionar informações, avaliar a relevância de cada uma delas e estruturá-las de forma a conquistar seus ouvintes. Vem comigo!
1 – Conheça sua audiência
Para planejar uma apresentação, antes mesmo de definir seu formato, é preciso avaliar para quem ela será dirigida. apure algumas informações como:
- O público conhece o tema abordado?
- Qual a idade dos ouvintes?
- Questões como gênero e classe social fazem diferença nessa apresentação?
- Quais aspectos culturais podem engajar mais a audiência?
- Seu público trabalha/ estuda em que setor?
É preciso ter certeza se seu interlocutor conhece o assunto ou será preciso se apresentar em um contexto mais amplo para possibilitar que ele acompanhe seu raciocínio.
Clareza é essencial: caso tenha de introduzir conceitos durante sua apresentação, faça de maneira clara e direta para que não reste dúvidas quanto ao seu entendimento.
Cuidado entre dois extremos: não distraia o público da mensagem principal, tampouco deixe-o perdido.
Fazer uma apresentação para sua equipe entender melhor um projeto provavelmente será mais fácil do que explicá-lo para terceiros. A lógica e encadeamento desses slides serão muito diferentes e específicas.
Então: nunca comece uma apresentação sem saber exatamente com quem está falando.
2 – Apure as informações
Construir uma apresentação com conteúdo relevante é essencial. Então, ao planejar uma apresentação, cuide de selecionar tudo o que você puder de informações relevantes sobre o tema.
A hora de coletar informações faz toda a diferença na qualidade do conteúdo. Lembre-se que, nesse primeiro momento, trata-se apenas de um rascunho.
Essas informações tornam mais fácil entender os conceitos envolvidos, se eles precisam ser expandidos e quando é o melhor momento de falar de cada coisa.
Tenha uma boa visão do todo, a fim de identificar o que é realmente necessário apresentar oralmente, estar em slides ou mesmo ser descartado.
Uma dica unânime do nosso time de especialistas é: tente montar sua apresentação em torno de uma temática pela qual você seja apaixonado e conheça bastante. Assim você reduz o tempo que precisa passar pesquisando sobre um determinado assunto e foca mais em falar sobre ele do seu ponto de vista.
Entra aí a importância de um bom storytelling: sua audiência precisa conhecer mais de você e de seu negócio. Isso concede mais credibilidade.
É preciso, nessa etapa, saber usar aqueles conhecimentos que você adquiriu sobre a audiência, construindo sua apresentação em torno de interseções entre seus interesses e o dela.
Mas como saber se um dado é importante e deve ser incluído?
3 – Desenhe um esboço
A terceira etapa para se planejar uma apresentação é a definição do esqueleto dela.
Com foco no objetivo, desenhe um esboço do que vai ser usado de conteúdo em cada momento. Se o foco for vendas, esteja centrado nas soluções que seu serviço ou produto oferecem.
Lembre-se que a eficiência de sua apresentação está em alcançar seu objetivo, seja ele qual for. Seu papel ao se apresentar sempre será convencer as pessoas.
Por isso, reserve um tempo para identificar seus objetivos exatos. Concentre no mais relevante de acordo com eles e nunca se esqueça que uma única apresentação nunca será o suficiente para esgotar o conteúdo sobre determinado tema.
Aliás, o excesso pode ser um tiro no pé. Já ouviu falar na navalha de Occam? Trata-se de um princípio interessante, criado por Guilherme de Occam. Ele se baseia em uma lógica simples: entre várias hipóteses para um problema, a lógica é aquela que o explica de forma mais simples e verdadeira.
Podemos aplicar isso ao montar apresentações e percebemos que ali também a melhor maneira de convencer as pessoas é a mais simples.
Aposte em recursos visuais para que eles funcionem como um auxílio ao entendimento do que está sendo falado, nenhuma apresentação tem a obrigação de falar por si mesma.
Já no esboço, preveja textos curtos e uma dinâmica eficiente em seus slides, eles só devem aparecer quando são essenciais para o que está sendo dito. Foque em palavras-chave que te auxiliam a lembrar o que deve ser dito sem tomar tanto a atenção do público.
Mais uma: seja criativo
Pode parecer óbvia essa dica, mas não, acredite. é mais comum do que deveria se deparar com apresentações isentas de criatividade, cheias de mais do mesmo.
Então, se você escolheu um tópico e entendeu como vai abordá-lo, é hora de focar em seu discurso e construí-lo de maneira distinta de tudo que você já tenha visto.
Estabeleça autoridade com sua audiência, mostrando porque você é a pessoa indicada para falar desse assunto — mas não seja vaidoso demais. Nunca passe mais tempo falando de si do que do conteúdo.
Para fechar
Ao planejar uma apresentação, tente imaginar como vai abordar cada item, calcule quanto tempo precisará para todos eles.
Se possível, inclua interações, abra espaço para perguntas e mostre que você domina o assunto e está pronto para esclarecer qualquer dúvida. Tenha também humildade para assumir que não sabe, ainda, um ou outro tópico e se disponha a responder depois, por e-mail ou telefone.
Acima de tudo, tente parecer confortável com aquela situação. Muitas vezes, sabemos muito sobre um assunto, mas o nervosismo age contra, prejudicando o desempenho.
Lembre-se que para impactar com o resultado, planejar uma apresentação impecável é fundamental. Quer saber mais sobre apresentações? Confira conteúdo gratuito aqui.
– Saiba mais em: Como fazer uma boa apresentação?
Esse guest post foi escrito por Nany Mata
Jornalista de formação, é especialista em comunicação corporativa e analista de Inbound Marketing na Smartalk Apresentações. Escreve artigos, posts, tweets, releases, músicas, contos, poemas e tudo que virar palavra.
