Quando o assunto é planejamento estratégico, encontramos algumas limitações nas planilhas eletrônicas que dificultam a construção e a gestão do planejamento. A seguir apresentamos 5 motivos que justificam a opção por um software especializado, levando em conta que ele esteja na web (veja também o artigo “10 Dicas para escolher um software de planejamento estratégico“):
1. Dificuldade para compartilhar
O compartilhamento das informações é uma dos itens mais importantes para o sucesso de uma organização com foco na qualidade e na competitividade. Há sistemas especializados que permitem o acesso aos dados a qualquer momento e de qualquer lugar. Estes sistemas também são mais ativos que as planilhas, pois emitem avisos por e-mail quando algo está atrasado ou, até mesmo, está sendo realizado.
2. Dificuldade para integrar
Colocar numa só planilha as informações da gestão estratégica de uma organização, ou seja, diagnóstico estratégico, mapa estratégico, indicadores e metas e, ainda, projetos e processos, é algo praticamente impossível, diante da complexidade e da forma como se dará o acesso. Um sistema pode também ser integrado com outros sistemas da organização, proporcionando alimentação automática o que gera ganhos de tempo e segurança.
3. Dificuldade para atualizar
Quando se usa planilha, é necessário que cada colaborador entre para verificar o que está desatualizado. Dependendo do sistema de gestão estratégica, ele mesmo informa através de avisos por e-mail quando um indicador, um projeto ou uma ação está atrasada. Fica muito mais fácil também para que o gestor acompanhe os eventuais atrasos.
4. Dependência de um especialista
Montar uma planilha pode ser uma tarefa fácil, mas habilitar macros, gerar interdependências entre documentos, criar fórmulas e gerar relatórios exige um conhecimento bem mais especializado. Organizações que optam por planilhas vão precisar de um “expert” em planilhas e, mesmo assim, o resultado ainda será inferior a um sistema, já que um bom sistema pode ser bem mais amigável.
5. Segurança das informações
Para que a organização não corra o risco de perder os dados, armazenados em planilhas é necessário rotinas de backup, realizadas manualmente. Nas planilhas também há uma enorme dificuldade de verificar quem acessou e o que fez. No caso de um sistema na nuvem, o backup é automático e muitos destes sistemas gravam logs, além de terem recursos que permitem restringir o acesso à determinadas seções.
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