Nem todas as empresas têm a consciência de como a gestão de projetos é importante para alcançar os seus objetivos, especialmente os estratégicos. Aquelas que já têm a cultura do gerenciamento de projetos se apoiam no guia PMBOK.
Com isso, essas empresas passam a conhecer os ganhos na perspectiva da qualidade das entregas e do aumento da produtividade.
Lembrando que projetos podem ser compreendidos como um conjunto de ações, com um prazo determinado, que visam um resultado, normalmente dotado de uma certa exclusividade.
Então, acompanhe este artigo e entenda tudo sobre o PMBOK. Continue a leitura e veja:
- O que é o PMBOK?
- Como o PMBOK surgiu?
- Qual a função principal do PMBOK?
- Por que o PMBOK não é considerado metodologia?
- Quais as vantagens e desvantagens do PMBOK?
- O que mais pode ajudar na gestão de projetos?
O que é o PMBOK?
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia de conceitos e ferramentas para descrever e fazer a gestão do “ciclo de vida” de um projeto, podendo ser utilizado em qualquer segmento.
Nesse guia, se descreve técnicas, normas, métodos e práticas validadas por diversas organizações ao longo do tempo. Assim, são apontados quais os conhecimentos necessários para se ter uma gestão eficaz.
Essas práticas buscam aproveitar ao máximo os recursos tecnológicos, técnicos, capitais e, claro, humanos que estejam à disposição dos gestores.
Além disso, temos que ter em mente que os principais aspectos contidos em um projeto não devem ser confundidos com metodologia. O PMBOK se baseia em uma padronização que conceitua e identifica processos, ferramentas, áreas de conhecimento e técnicas.
Como o PMBOK surgiu?
O Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) é uma publicação do Project Management Institute (PMI) e teve a sua primeira publicação em 1996.
A quinta edição, lançada em 2013, se tornou uma referência até os dias de hoje para os gestores dos mais variados segmentos. Esse guia busca disponibilizar uma visão abrangente e ampla de todo o processo de gestão de projetos.
Porém, ele não é um roteiro, mas sim um guia que aponta quais percursos existem para que uma empresa alcance os melhores resultados.
O PMBOK é uma ferramenta poderosa quando se fala em proporcionar inovação aos negócios. Isso porque ele viabiliza uma análise característica dos processos de uma empresa, demonstrando vários aspectos.
Com ele, você pode verificar se a organização está produzindo conforme sua capacidade e se já possui alguma área com menor eficiência, por exemplo.
Ressaltamos que um software de gestão estratégica tem o mesmo objetivo e pode ser uma opção mais viável para as empresas.
Qual a função principal do PMBOK?
A principal função do PMBOK é padronizar processos e guiar as empresas na gestão de negócios, assim como um sistema de gestão estratégica faz.
Com a publicação do PMBOK, houve um avanço na definição do que é projeto. Ele diz que todo projeto precisa estipular um prazo determinado, tendo seu início e fim bem delimitados. A função do projeto é atingir resultados específicos.
Assim, sempre que estivermos frente a uma necessidade básica e única, estaremos diante de um projeto que pode utilizar as práticas e conhecimentos ensinados pelo PMBOK em seu gerenciamento.
Em contrapartida, sempre que houver esforços contínuos a serem feitos, estaremos diante de processos, operações e métodos que até podem ter nascidos em projetos, mas já não se inserem mais neles. Exemplo disso são os suportes dados aos usuários finais de um software.
Por que o PMBOK não é considerado metodologia?
Devemos entender que o Product Management não é uma metodologia. Muitas pessoas ainda acreditam nisso, visto que esse entendimento é bastante difundido em várias áreas.
Antes de tudo, precisamos compreender o que é uma metodologia. Esse conceito direciona o caminho ou a via para a realização de algo.
Método é um processo para alcançar determinado objetivo e metodologia é o campo que analisa e estuda quais são os melhores métodos para certos segmentos. O fato de o PMBOK não ser uma metodologia não significa que estas não sejam importantes para os processos.
O PMBOK não conta com modelos únicos, mas sim percursos para serem conquistados. É um modelo de coletâneas com práticas reais.
– Leia também: Metodologias de gestão de projeto: conheça os 6 principais modelos
Quais as vantagens e desvantagens do PMBOK?
O PMBOK é interessante para quem quer começar a organizar os processos da empresa, como também padronizá-los. No entanto, ressaltamos que há desvantagens, já que não se trata de uma metodologia.
A seguir, veja algumas das vantagens do PMBOK:
- Comunicação assertiva: o PMBOK favorece a criação de uma estrutura organizacional funcional para a condução dos projetos;
- Mais controle: o guia faz com que as funções, responsabilidades e equipes tenham suas estratégias delineadas pelas fases do ciclo de vida do projeto;
- Padronização de atividades: a padronização é sempre uma meta das organizações, pois torna as ações mais simples e os resultados mais previsíveis.
- Redução de falhas: com os processos mais previsíveis, o PMBOK torna-os mais eficientes, reduzindo espaço para falhas humanas;
- Mapeamento de risco: o PMBOK estimula a análise contínua dos resultados e do desenvolvimento de um projeto.
– Leia também: PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos): o que é, importância e como fazer
Em relação às desvantagens, podemos citar:
- Maior burocracia do PMI: esse fato pode acabar prejudicando os pequenos projetos;
- Engessamento de processos: isso acontece quando se estabelece um modelo a ser seguido na empresa;
- Compartilhamento: os princípios de PMI não consideram o envolvimento e compartilhamento com os clientes.
O que mais pode ajudar na gestão de projetos?
O PMBOK é uma excelente opção para o seu gerenciamento de projetos. No entanto, podemos contar também com um software de gestão estratégica.
A última opção se mostra superior, pois há sistemas no mercado que são capazes de gerir todo o projeto da sua empresa com maior qualidade e custos menores.
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Por falar em projeto, o Scopi permite visualizar a quantidade de projetos e ações que foram concluídas e também as que estão por concluir. Isso possibilita que haja maior controle sobre os atrasos de todos os envolvidos no projeto. Dashboards e gráficos dão um visual claro de tudo e de todos.
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