O que vem à sua cabeça quando você pensa em controle de tarefas? Algo que requer um esforço demasiado do gestor de uma equipe? Dor de cabeça e cobrança dos funcionários? Ou pior: medo de falhar e aquele insistente sentimento de insuficiência ao ter a sensação de que está deixando algo passar despercebido?
Em uma empresa, existe uma hierarquia e cada colaborador desempenha uma função necessária e crucial para o bom funcionamento do negócio. Cada um sabe exatamente o que deve ser feito. Como? Bem, esse seria o cenário ideal de um bom controle de tarefas, com um excelente sistema de planejamento estratégico.
O passo a passo para um controle de tarefas sem complicações
Sim, sabemos que a situação acima pode ser considerada impecável até demais e que essa não é a realidade por trás da administração de uma empresa. No entanto, a questão aqui é a necessidade de um sistema de controle de tarefas – seja ele virtual ou não.
O Scopi possui inúmeras formas que ajudam gestores e seus funcionários a ficarem atentos a prazos, datas e processos. E quando dizemos inúmeras, é porque são muitas formas mesmo. Vamos conhecer cada uma delas e suas vantagens?
Como controlar as tarefas da equipe pelo Scopi?
1 – Acompanhamento por Agenda de Tarefas
Aqui, você tem acesso a todas as ações do mês correspondente. Para facilitar, você ainda pode escolher se deseja visualizar as ações de todo o mês, da semana ou do dia. Basta clicar na aba “Tarefas” para ter acesso a essa visualização. Acompanhar as tarefas pelo calendário permite ver as datas e o que temos de entregas em cada período de uma forma bastante intuitiva.
2 – Acompanhamento por Relatórios
Outra maneira bem simples de ficar de olho nas tarefas do pessoal (e nas suas também!) é por meio dos relatórios. Essa opção está na barra superior, ao lado das configurações. É só clicar em “Ações” e voilà: você tem acesso à tela.
Também há a possibilidade de criar filtros no Scopi. Você pode, inclusive, combinar esses filtros para que tenha uma melhor visão dos indicadores. Combinar datas de entrega com acompanhamento por coordenador ou por funcionário, por exemplo, são algumas das opções.
Acompanhe o status das suas tarefas por projetos, processos ou até no seu e-mail!
3 – Acompanhamento por Projetos e por Processos
Vamos com calma aqui, pois são duas opções diferentes, certo? Primeiro, tratemos de diferenciar cada uma. Processos são uma sequência de ações, com início, meio e fim, mas que se repetem periodicamente. Já projetos podem ser caracterizados por um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo.
Comecemos então por projetos. Basta clicar na aba lateral, no botão “Projetos”. Nos Projetos, você consegue visualizar todas as ações, filtrar qual você deseja ver e ainda ver qual o status da ação pela coloração da barra.
Fique de olho nas tarefas e perceba os objetivos da empresa serem alcançados
E, diferentemente da maior parte dos softwares de gestão e controle de tarefas, o Scopi mostra as tarefas vinculadas ao projeto. Isso faz com que elas estejam diretamente relacionadas aos objetivos estratégicos. Como isso pode ajudar você? Bem, digamos que assim fica bem mais fácil entender como cada tarefa contribui para o todo.
No que se refere aos processos, você tem acesso à aba clicando no botão “Processos”. Com essa opção, você consegue visualizar a divisão da ação, seus coordenadores, seu status e o quanto falta para ela seja concluída.
Ambos são perfeitos para quando houver a necessidade do gestor acessar as ações de cada usuário em um projeto (ou processo) específico. Assim, há a possibilidade de visualizar todo o cronograma no formato do gráfico de Gantt.
4 – Bônus especial: Acompanhamento pelo Painel do Gestor
O Scopi ainda ajuda você a controlar suas tarefas pelo Painel do Gestor. Com essa opção, você consegue visualizar todas as atividades por concluir e concluídas ranqueadas por usuário.
Além disso, o gestor pode escolher 12 metas favoritas para acompanhar – em modo cartão ou modo gráfico. Sabe aquele tempo que você perdia buscando uma por uma? Pois é, pode dizer adeus para esses dias! Todas as metas podem ficar centralizadas para um acesso muito mais rápido e prático.
O Painel do Gestor também permite que você combine filtros, o que o faz bastante adaptável para sua real necessidade. Isso quer dizer que cada gestor pode montá-lo levando em consideração as metas mais importantes para cada tipo de negócio. O usuário também tem acesso ao ranking de metas, medindo indicadores, performance e atividades por concluir.
Quer ler mais dicas sobre controle de tarefas e dicas para otimizar seu uso do Scopi?
Que tal começar por estes conteúdos?
- Scopi: Um novo jeito de planejar
- Gestão de processos: o segredo para fazer sua empresa funcionar!
- Os perigos de ser uma empresa “deixa a vida me levar”
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