Planejamento Estratégico: O Que é e Como Fazer

Planejamento estratégico é projetar o futuro, a partir de uma análise sobre o passado e presente.

Por essa razão, o planejamento estratégico trata-se de um processo contínuo.

O que é Planejamento Estratégico?

Planejamento estratégico consiste num processo constante e sistemático que permite definir o caminho a ser seguido por uma organização, visando a atingir um ou mais objetivos, dentro de um contexto previamente analisado.

É um erro pensar que essa abordagem serve somente para grandes corporações. Visto que todos almejam algo, o planejamento pode ser desenvolvido e incorporado por qualquer empreendimento, independentemente do tamanho.

Como o alinhamento entre as pessoas que fazem parte da organização é um dos principais fatores para o sucesso dessa empreitada, o processo deve ser participativo. Conta-se com o engajamento de todos, começando pelo líder maior da instituição.

 Neste post, vamos ver:

• Motivos para fazer um Planejamento Estratégico
• 17 Benefícios do Planejamento Estratégico
• Entraves para colocar em prática o Planejamento Estratégico
• Atribuições do líder
• 8 C´s do Planejamento Estratégico
• 8 Erros mais comuns
• Etapas do Planejamento Estratégico
• Transformando o estratégico em rotina
• Como escolher um software de Planejamento
• Concluindo

Motivos para fazer um Planejamento Estratégico

Todo o planejamento estratégico visa resultados futuros que dependem do engajamento de todos.

E para começar este projeto é preciso que as pessoas se envolvam de verdade e conheçam as razões que justificam o investimento de tempo e recursos no processo de construção e execução do planejamento estratégico.

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Seguem os 4 motivos importantes neste processo de planejamento estratégico:

1. Saber quem realmente é

Saber quem é parece uma obviedade, porém é comum, ao longo do tempo, as empresas perderem um pouco da própria identidade.

Algumas corporações ainda começam um negócio sem uma definição clara sobre o que são ou querem ser.

A velha máxima filosófica do “conhece-te a ti mesmo” se aplica também à gestão de uma empresa.

Antes de agir, desenvolver produtos, realizar investimentos, assumir riscos, é fundamental a empresa conhecer suas potencialidades (forças) e suas deficiências (fraquezas), além de identificar os motivos da sua existência.

Fazer aquilo para o qual tem potencial e afinidade.

Uma empresa com missão, visão e valores tem muito mais chances de construir uma história de sucesso e duradoura, além da realização de seus sócios e funcionários.

O planejamento estratégico ajuda na definição da filosofia e na análise interna da organização.

2. Saber onde está e onde quer chegar

Depois que a organização descobre quem é e o que tem a oferecer, é o momento de traçar um mapa de seus objetivos e metas.

Quem não planeja, acaba mais exposto à frustração de não concretizar seus sonhos.

O planejamento estratégico ajuda a analisar os cenários externos e a partir daí definir seus objetivos de curto, médio e longo prazo.

Parece fácil, mas ter a visão correta do lugar onde se está e onde se quer chegar, sem um planejamento, é bem complicado.

Algumas organizações impõem metas absurdas e impossíveis, é preciso ser realista na hora de planejar seus objetivos.

3. Saber como chegar onde se quer

Após os objetivos traçados muitos caminhos podem levam ao mesmo lugar, porém, o tempo e o desgaste podem variar de um para outro.

Dependendo da escolha, o futuro pode ficar comprometido, sendo que, um percurso bem planejado, possibilita que a realização se dê já no processo da caminhada, com menos dor e sofrimento.

O tempo que se levará para planejar certamente será ainda inferior ao tempo desperdiçado, quando se recorre ao método da tentativa e erro.

O planejamento estratégico ajuda a pensar nos riscos que cada caminho oferece, prever os custos e montar um cronograma que poderá ser melhor acompanhado por todos.

4. Chegar onde quer, acompanhado de outros

Muitos tentam, investem recursos e tempo e não chegam onde gostariam.

Os que planejam, principalmente em grupo, conseguem mais êxito em suas conquistas.

Não é à toa que se diz que “ninguém é feliz sozinho”.

Nas empresas, o planejamento estratégico ajuda a integrar os sócios e os funcionários, tornando a instituição muito mais preparada para alcançar o que deseja, dentro de um contexto sistêmico.

17 Benefícios do Planejamento Estratégico

Para muitos o planejamento estratégico é algo muito teórico, porém, um planejamento estratégico bem feito pode trazer grandes benefícios práticos:

Talvez você esteja pensando que planejamento estratégico é algo muito teórico. Nada disso! Quando executado corretamente, esse processo pode trazer grandes benefícios práticos à organização. Confira alguns benefícios do plano estratégico:

1. A empresa como um todo passa a ter uma visão mais clara de seus objetivos. Isso faz com que os colaboradores entendam melhor qual é seu papel, ou seja, sua importância dentro do contexto geral para atingir o “alvo”.
2. Também há o fortalecimento da identidade organizacional. O público (interno e externo) sabe qual é o propósito e quais são os valores da instituição. Esse conhecimento garante destaque no mercado, já que empregados e consumidores enxergam o diferencial da marca. 
3. Eleva o grau de comprometimento da equipe. Na medida em que os funcionários participam do processo, eles se sentem valorizados, pois sua opinião foi levada em consideração. Desta maneira, ficam mais engajados para atingir as metas propostas.
4. Permite a capacitação dos envolvidos. Por meio de treinamento específico, os colaboradores e os gestores podem desenvolver habilidades para atingir as metas estipuladas.
5. Aumenta a assertividade das decisões. Essa é a capacidade de defender algo de maneira segura, sem hesitar. Quem adota o planejamento estratégico sabe qual caminho seguir, então pode dar os próximos passos com firmeza.
6. Ocorre o acompanhamento constantes dos resultados. As ferramentas de análise apontam, em tempo real, os rumos do negócio. Fica mais fácil visualizar se as metas estão sendo cumpridas, ou se há dificuldades no processo.
7. Permite que as decisões sejam tomadas de forma mais racional. Em vez de seguir apenas a intuição ou o tino de empreendedor, também dá para analisar o cenário com base em dados mensurados.
8. Viabiliza eventuais adaptações dentro da empresa com muito mais rapidez. Caso os dados indiquem dificuldades, basta reorganizar os planos. A equipe contorna os obstáculos e segue em direção aos objetivos.
9. Oferece condições para uma melhor priorização de tarefas. Como os planos de ação detalham cada atividade, é possível entender qual vem primeiro no organograma ou qual é mais urgente, se comparada às demais.
10. Possibilita ao gestor investir naquilo que é mais estratégico. A visão sistêmica rende um entendimento global da organização. Nesse contexto, fica claro que algumas ações não trarão resultados imediatos, mas serão decisivas no futuro. Isso é pensar com estratégia.
11. A Análise SWOT fornece um conhecimento mais apurado dos concorrentes. Ao enquadrá-los no grupo de ameaças e oportunidades, a companhia encontra maneiras de se diferenciar – e, portanto, crescer no mercado.
12. Melhora o processo de comunicação entre os colaboradores, o que diminui os ruídos. Lembre-se: muitas confusões no ambiente corporativo acontecem porque os departamentos não conversaram direito entre si, levando a retrabalho e desperdício de recursos.
13. Rende ganhos de produtividade e qualidade nas entregas. Quando os colegas sabem exatamente o que fazer e como fazer, ninguém mais perde tempo com tarefas inúteis. O impacto no rendimento das equipes é nítido.
14. A organização reduz o desperdício e o retrabalho. Afinal, todas as atividades são previstas nos planos de ação. Se as coisas fossem feitas no improviso, as chances de algo dar errado seriam grandes, o que demandaria ajustes. Traduzindo: mais gasto de matéria-prima, energia e tempo para corrigir as falhas.
15. Aliás, o planejamento estratégico proporciona ganho de tempo. Faça as contas. Sem retrabalho e com a produtividade lá em cima, a equipe entrega mais resultados durante o expediente. Sobram até umas horinhas para planejar as próximas ações.
16. Em resumo, a abordagem estratégica previne problemas, inclusive de relacionamento. Esse benefício melhora o clima organizacional, contribuindo tanto para o bem-estar das pessoas quanto para os resultados da empresa.
17. Talvez a melhor consequência do planejamento estratégico sejam os ganhos para a longevidade do negócio. O acompanhamento contínuo permite antever situações adversas e antecipar soluções para dificuldades antes mesmo que elas se tornem graves. Desse modo, a organização consegue superar todo tipo de crise.

Obstáculos para colocar em prática o Planejamento Estratégico

• Falta de conhecimento

Muitos até sabem dos benefícios que trazem a adoção de um planejamento estratégico, porém por desconhecerem seus elementos principais, acreditam que uma gestão estratégica não se aplica a sua realidade.

Normalmente pensam que se trata de algo exclusivo para grandes corporações privadas, ignorando que a grande maioria destas já foram minúsculas organizações e só chegaram onde estão porque souberam fazer a opção por uma gestão baseada no planejamento estratégico e no controle dos processos e resultados.

• Falta do hábito de planejar

Apesar de sabermos que planejar antes de sair fazendo reduz riscos e desperdícios e aumenta as chances de sucesso, ainda damos preferência a fazer sem planejar devidamente.

Planejar, que em grande parte dos casos, não significa um detalhamento minucioso de tudo que vamos fazer, mas definir minimamente o que, quem, quando e como fará, pensando também no porquê e no custo que terá.

Se começarmos a sistematizar o que faremos podemos começar a criar o hábito saudável do planejamento.

• Falta de tempo

Vivemos numa sociedade com sobrecarga de atividades, o que gera falta de tempo.

Uma das soluções é reduzir o desperdício de tempo, o que se pode conquistar com planejamento.

Antes de sair fazendo, como é de costume, a recomendação é pensar nos objetivos e sistematizar os melhores caminhos para se chegar onde se deseja.

O tempo que se levará para planejar certamente será ainda inferior ao tempo que se desperdiça, quando se faz sem planejamento, cuja falta nos obriga a fazer repetidamente até fazer bem feito.

• Foco exclusivo na sobrevivência

O mercado muito competitivo, agravado pela economia globalizada onde as maiores corporações têm um poder de competitividade muito maior, aliado a um grande número de empreendedores sem formação em gestão para administrarem seus negócios faz com que o empreendedor se preocupe exclusivamente com a sobrevivência, sem visão estratégica e de longo prazo.

Nesta condição, não consegue compreender que a sua sobrevivência também depende de um bom planejamento.

• Resistência à mudança:

São poucos os que não morrem de medo do novo e da resistência à mudanças.

Tendemos a nos acostumar com a rotina, afinal, ela, mesmo que nem tão desejada garante uma certa segurança.

Segurança que em sua maioria dos casos é ilusória, pois enquanto estamos mergulhados na rotina, fazendo sempre o mesmo, há outros vencendo a resistência da mudança e encontrando novos caminhos para obterem ganhos.

Leia também: 10 sinais que indicam a falta de planejamento

Atribuições do líder

O líder é peça chave em qualquer organização, independentemente do seu segmento e do seu tamanho.

Não há sucesso sem uma boa liderança.

Haverá sempre um líder por trás ou na base de uma grande realização.

No passado, os líderes, considerados chefes, eram autoritários, não compartilhavam suas idéias e, praticamente, não abriam espaços para seus subordinados opinarem e criarem.  

O líder da atualidade compartilha seus desejos e objetivos com a equipe, que é estimulada a desenvolver um processo de construção conjunta e contínua.

Na construção do planejamento estratégico e no acompanhamento de sua execução a participação do líder é fundamental.

Um bom software de planejamento estratégico e uma equipe com potencial de engajamento são importantes, mas nada substitui a atuação do líder.

Desde a análise de cenários, até o processo de controle das metas e dos projetos, a presença ativa do líder se faz necessária.

Se o líder não assumir o seu verdadeiro papel, ele passa a ser o problema e não a solução.

Como consequência, o planejamento estratégico morre e o maior responsável será o líder, ou melhor, a ausência dele.

Um verdadeiro líder precisa das seguintes atribuições:

• Pensar: Líder que é líder não pára de pensar. Pensa sobre o que quer, sobre seus potenciais e os potenciais de sua equipe, sobre o que está acontecendo e sobre o que está por vir.
• Planejar: Para alcançar aquilo que deseja, antes de sair fazendo, o líder planeja, porque sabe que sem planejamento as chances de sucesso se reduzem e o retrabalho aumenta.
• Coordenar: Principalmente em organizações menores o próprio líder assume a coordenação do planejamento estratégico e da grande maioria dos projetos, realizando ele próprio algumas ações e delegando outras.
• Acompanhar: O sucesso do planejamento depende do monitoramento constante das metas e dos prazos das ações. Também para poder proceder com os ajustes sempre que necessários. O bom líder tem a visão do todo, e faz isso muito bem!
• Orientar: O bom líder não simplesmente reprime quando uma ação não é realizada no prazo ou é realizada sem a qualidade pretendida. Ele apresenta alternativas e orienta sobre o melhor caminho.
• Incentivar: A equipe precisa ser constantemente motivada, principalmente, para vencer as contingências e os obstáculos que se apresentam. Uma palavra de confiança, um elogio, tem sua força.
• Dar o exemplo: Talvez a atribuição mais importante. É difícil a equipe seguir um líder que manda, mas não faz. Diz que é preciso planejar, mas não planeja, diz que é preciso medir, mas não avalia.

8 C’s do Planejamento

Confirmada a disposição do líder para colocar em prática o planejamento há certos valores que precisam ser disseminados. Separamos 8 deles:

• Conhecimento:

Saber o que é um planejamento estratégico em todos os seus detalhes e a importância que possui.

Ter conhecimento suficiente sobre os métodos e as ferramentas que ajudam na sua implementação

• Coragem:

Iniciativa e força de vontade para introduzir a cultura do planejamento estratégico e para superar as resistências, bastante comuns a todo tipo de mudança.

• Confiança:

Acreditar no potencial da equipe de trabalho e no poder de transformação que um planejamento estratégico é capaz de provocar.

• Competência:

Colocar em prática os planos de ação, definidos no planejamento estratégico, dentro do prazo programado e da qualidade esperada.

• Controle:

Criar mecanismos para exercer o controle sistemático sobre o andamento dos planos de ação, o cumprimento dos prazos e o atingimento das metas.

• Comunicação:

Comunicar as estratégias às partes interessadas e criar uma rotina de comunicação que mantenha todas as partes atualizadas sobre a evolução do planejamento.

• Colaboração:

Ajudar os colaboradores a entenderem a importância do planejamento e a superarem eventuais dificuldades no cumprimento das ações e das as metas.

• Comprometimento:

Estar engajado com os propósitos do planejamento e com todos os compromissos que determinarão o sucesso dos planos e das estratégias.

Leia também: 3 requisitos para um bom planejamento estratégico

8 Erros mais comuns no planejamento estratégico

O planejamento é um processo contínuo, onde boa parte dos resultados aparecem a longo prazo.

Em meio ao processo, são comuns alguns erros que acabam interferindo, a ponto de fazer muitos gestores desistirem do planejamento.

É preciso aprender com os erros e não encontrar neles motivos para a desistência. Os erros mais comuns são:

1. Definir objetivos e metas sem fazer o diagnóstico estratégico (SWOT);

2. Não definir quem é o responsável e pelo o quê;

3. Terceirizar a coordenação do planejamento;

4. Deixar algum membro da equipe sem metas;

5. Deixar algum objetivo sem plano de ação;

6. Deixar algum objetivo sem uma meta mensurável;

7. Não monitorar a realização das metas e a execução dos planos;

8. Não realizar a reunião periódica de avaliação e integração.

Etapas do Planejamento Estratégico

O gestor da organização deve definir a pessoa que irá coordenar o planejamento estratégico.

Dependendo da organização, o próprio gestor é o coordenador do planejamento. Essa pessoa responsável deve elaborar o cronograma para a realização das fases do planejamento estratégico.

Para auxiliar nesse planejamento, o Software da Scopi auxilia na sistematização e no acompanhamento do planejamento.

Etapa 1: DIAGNÓSTICO

Reunir a equipe de trabalho e apontar as forças e fraquezas do ambiente interno da organização e as oportunidades e ameaças do ambiente externo.

Esta metodologia é conhecida como análise SWOT.

(Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats). Há plataformas que permitem mensurar cada item e fazer o balanceamento do SWOT.

Etapa 2: FILOSOFIA E DIRETRIZES ESTRATÉGICAS

Definir a Missão, a Visão e os Valores da organização, para que além dos seus clientes, os próprios colaboradores também como a empresa funciona e lida com os serviços que presta.

Construir o Mapa Estratégico com as Perspectivas e os Objetivos Estratégicos.

Uma das metodologias usadas para definição dos objetivos estratégicos é o BSC (Balanced Score Card).

Etapa 3: METAS E INDICADORES

Definir as Metas (métricas financeiras, de marketing, de recursos humanos,…) a serem conquistadas para cumprimento dos respectivos objetivos estratégicos.

Sem impor metas absurdas e impossíveis de serem atingidas.

Criar os indicadores que permitirão o monitoramento das metas.

Se a empresa tem uma meta de alcançar um determinado valor de faturamento, o indicador a ser monitorado é o faturamento.

Classificar os indicadores em estratégicos, táticos e operacionais e relacioná-los aos objetivos estratégicos.

Etapa 4: PROJETOS E PROCESSOS

Criar os planos de ação (Projetos e Processos) que irão viabilizar a conquista dos objetivos estratégicos, com as previsões de datas e os responsáveis.

Dica: Plano de ação: o que é e como fazer um para sua empresa

Vincular os Projetos e Processos aos objetivos estratégicos e definir uma priorização.

Etapa 5: CONTROLE E GESTÃO

Realizar reuniões mensais de avaliação e acompanhamento de todo o planejamento, incluindo metas, projetos e processos.

Redefinir periodicamente o SWOT, os objetivos estratégicos, as metas e os planos de ação.

Transformando o estratégico em rotina

O grande diferencial das organizações inovadoras e bem sucedidas é fazer o planejamento estratégico se tornar rotina, inserido no dia a dia.  

Para isso, a avaliação de desempenho é indispensável. A seguir um checklist de uma reunião de avaliação, feita com gestores e colaboradores:

  Analisar o desempenho de cada objetivo estratégico
  Verificar se as principais metas do mês que passou foram alcançadas
  Comparar o resultado do momento com o histórico do passado
  Definir ações para melhorar os resultados que estão aquém da meta
  Verificar se os principais projetos (planos de ação) estão dentro do prazo
  Avaliar a produtividade geral da equipe de trabalho

Como escolher um Software de Planejamento Estratégico?

Para que o planejamento estratégico possa ser compartilhado com outros e possa ter a sua execução acompanhada, um software de planejamento é uma excelente opção.

Quando compramos um produto ou contratamos um serviço, há vários itens que podemos levar em conta para realizarmos a melhor escolha.

Com um software de planejamento estratégico não é diferente. A seguir, algumas dicas para escolher o melhor software:

• Identifique a sua necessidade

Eleger uma ou mais justificativas para a contratação é o ponto de partida.

Um dos motivos para usar um software de planificación estratégica é porque o planejamento da empresa está todo em planilhas, dificultando a integração de todas as partes do planejamento e de todas as pessoas envolvidas.

Planilhas não emitem avisos automáticos por e-mail, nem podem ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento.

• Considere um software na nuvem

O software baseado na web permite que os usuários possam acessá-lo de qualquer lugar, em qualquer momento.

As evoluções do sistema e atualizações são automaticamente realizadas e disponibilizadas.

Cópias de segurança (backups) também não precisam ser feitas pelo usuário.

• Assista uma demonstração para verificar se o software é fácil de usar e tem o que um planejamento precisa

Priorize aquele fornecedor que demonstra o software, navegando com você pelas telas do sistema dando as explicações que você precisa.

Olhe se o software tem uma interface intuitiva e se tem as ferramentas principais de um planejamento estratégico, ou seja, SWOT, Mapa Estratégico, Indicadores e Metas, Projetos e Processos, tudo integrado.

• Verifique se o software envia alertas por e-mail

Outro critério de seleção importante é a capacidade do software de emitir alertas por e-mail.

Isso aumentará o envolvimento dos usuários e deixará a equipe mais informada, pois não precisa entrar no sistema para saber, por exemplo, com andam as metas, os projetos e as ações.

• Escolha uma solução que tenha aval de outros clientes

Quando selecionar o software de planejamento estratégico, procure pelo parecer de alguns clientes que usam o sistema e podem servir de referência.

Normalmente as empresas apresentam depoimentos de clientes no próprio site do produto e na proposta comercial.

• Estabeleça algumas funcionalidades que você gostaria de encontrar no software

Um bom software de planejamento deve permitir que você tenha uma visão geral dos principais indicadores de desempenho da empresa, de como está o andamento dos projetos e suas respectivas ações.

Poder fazer o balanceamento do SWOT e visualizar os desempenhos por objetivo estratégico também é um recurso muito importante.

• Veja se o fornecedor dá treinamento

Por mais fácil de usar que o software seja, sempre é bom um treinamento, pois a familiarização com o sistema se dá de uma forma mais rápida e serve também para tirar dúvidas.

Hoje muitas empresas agendam a capacitação e fazem à distância utilizando ferramentas como o Skype.

Desta forma, mais de uma pessoa pode ser treinada. Priorize quem dá o treinamento e depois ainda oferece um período de acompanhamento da implantação.

• Confira se o fornecedor dá suporte

Suporte técnico por telefone, chat ou e-mail é indispensável na escolha de um software.

Durante o uso é normal que surjam dúvidas e aí o suporte precisa estar disponível para ser requisitado, justamente naquele momento em que estamos precisando usar alguma funcionalidade que não está funcionando ou o usuário não está sabendo utilizar.

• Defina pelo menos um responsável pela implantação

A experiência mostra que, quando há na empresa uma pessoa responsável pela implantação de um software, o sucesso da implantação é maior.

Isso não dispensa que, na etapa da seleção do software, o gerente, o diretor e, até mesmo o dono, dependendo do tamanho da empresa, participe diretamente do processo, incluindo o momento da demonstração.

• Compare preços entre produtos concorrentes

Preço sempre é um item relevante, mas não deve ser analisado sozinho.

O preço precisa ser avaliado em relação aos benefícios que o software traz.

É a famosa relação custo x benefício.

Não tem sentido comparar preço de produtos distintos, é necessário comparar produtos que tenham o mesmo fim.

Neste caso, software de planejamento estratégico não deve ser comparado com software de controle de tarefas, por exemplo.

Concluindo

Este pequeno artigo procurou tornar mais claro que o planejamento estratégico é um processo dinâmico, contínuo e sem fim.

Aquele que consegue trazer o planejamento para a sua rotina, criando o hábito de planejar, terá muito mais chances de chegar aonde deseja, sem desperdiçar recursos e tempo.

Adotando o método adequado, com tecnologias de apoio que facilitam o monitoramento, o que parecia muito teórico e complexo, acaba se tornando prático e fácil.

Se você ainda não possui o seu modelo de gestão sistematizado, é hora de começar!

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Até breve!

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