Se a sua empresa quer ter sucesso e se destacar em meio a concorrência, dois componentes são fundamentais: eficiência e clareza. E uma das melhores maneiras de conquistar objetivos como esses é através da adoção de metodologias como o SIPOC, que se destaca por sua simplicidade e eficácia.
Ao longo deste artigo vamos explorar tudo o que você precisa saber sobre o tema. Continue a leitura e veja em detalhes:
- O que é SIPOC?
- Como funciona o SIPOC?
- Exemplo da Matriz SIPOC
- Dicas de como usar a metodologia SIPOC
- Como o Scopi pode ajudar?
O que é SIPOC?
SIPOC é um acrônimo que significa Suppliers (Fornecedores), Inputs (Entradas), Process (Processo), Outputs (Saídas) e Customers (Clientes). Trata-se de uma ferramenta visual utilizada para mapear e entender os principais elementos de um processo de negócios.
Originária da metodologia Seis Sigma, a SIPOC é usada para garantir que todos os aspectos críticos de um processo sejam identificados e documentados antes de iniciar qualquer projeto de melhoria.
Componentes do SIPOC:
- Suppliers (Fornecedores): Quem fornece os insumos necessários para o processo?
- Inputs (Entradas): Quais são os insumos necessários para o processo?
- Process (Processo): Quais são as etapas ou atividades realizadas no processo?
- Outputs (Saídas): Quais são os produtos ou serviços resultantes do processo?
- Customers (Clientes): Quem são os destinatários dos produtos ou serviços gerados pelo processo?
– Leia também: Lean Seis Sigma: entenda o que é e como funciona essa metodologia
Como funciona o SIPOC?
A metodologia SIPOC funciona como uma representação de alto nível de um processo, oferecendo uma visão macro que ajuda a identificar os elementos essenciais envolvidos. A construção de um diagrama SIPOC geralmente envolve as seguintes etapas:
- Passo 1: Definir o Processo – Identifique o processo específico que será analisado e nomeie-o;
- Passo 2: Listar os Fornecedores – Identifique todas as partes que fornecem entradas ao processo;
- Passo 3: Identificar as Entradas – Liste todos os insumos necessários para o funcionamento do processo;
- Passo 4: Mapear o Processo – Descreva as etapas principais que compõem o processo;
- Passo 5: Determinar as Saídas – Identifique os produtos ou serviços resultantes do processo;
- Passo 6: Identificar os Clientes – Liste quem recebe os produtos ou serviços gerados pelo processo.
Exemplo da Matriz SIPOC
Para tornar o entendimento ainda mais claro, vamos utilizar um exemplo de aplicação da metodologia.
Aqui vamos supor que uma empresa de tecnologia está enfrentando dificuldades para atrair e selecionar candidatos qualificados para posições técnicas. A equipe de recursos humanos (RH) decide então utilizar a metodologia SIPOC para mapear e otimizar o processo de recrutamento e seleção.
Diagrama SIPOC do processo de recrutamento e seleção
| Componentes | Descrição |
| Suppliers (Fornecedores) | Gestores de Contratação, Agências de Recrutamento, Plataformas de Emprego |
| Inputs (Entradas) | Descrição da Vaga, Perfis de Candidatos, Critérios de Seleção |
| Process (Processo) | Análise de Necessidades, Criação e Divulgação da Vaga, Triagem de Currículos, Entrevistas, Seleção Final, Oferta de Trabalho e Integração |
| Outputs (Saídas) | Candidatos Selecionados, Relatórios de Recrutamento |
| Customers (Clientes) | Gestores de Contratação, Novos Colaboradores |
Ao analisar a tabela acima, a equipe de RH dessa empresa consegue visualizar de forma clara todos os envolvidos no processo de seleção de candidatos. Dessa forma, é possível entender melhor as interdependências no processo, assim como identificar oportunidades de melhoria.
Portanto, o principal objetivo da utilização da metodologia SIPOC é ajudar sua equipe a fazer questionamentos que podem contribuir para otimizar o processo. Neste caso específico, a equipe de RH pode se fazer os seguintes questionamentos:
- Existem atividades que passam por etapas que podem ser dispensadas? Ou seja, há formas de agilizar e qualificar o processo?
- Quais são as etapas mais importantes e estratégicas desse processo?
- Onde há gaps e oportunidades de melhoria?
Responder esses questionamentos vai ajudar sua equipe a tornar seus processos mais estratégicos e ágeis.
Dicas de como usar a metodologia SIPOC
1. Envolva toda a equipe
Envolver as partes interessadas desde o início é fundamental para o sucesso do SIPOC. Portanto, você deve incluir colaboradores de diferentes níveis hierárquicos e áreas da organização. A diversidade de perspectivas garante que todos os aspectos do processo sejam considerados e que o diagrama SIPOC seja o mais completo e preciso possível.
2; Seja específico nas entradas e saídas
Detalhar claramente as entradas e saídas do processo ajuda a evitar ambiguidades e garante ainda que todos compreendam os insumos necessários e os resultados esperados.
3. Utilize ferramentas visuais
As ferramentas visuais são essenciais para criar um diagrama SIPOC claro e compreensível. Dessa forma, o uso de softwares de mapeamento de processos ou até mesmo quadros e post-its pode facilitar a construção e a visualização do SIPOC.
– Leia também: Fluxograma de processos: o que é, principais benefícios, como fazer e exemplos
4. Valide o diagrama com a equipe
Antes de finalizar o SIPOC, é fundamental validá-lo com a equipe. Essa etapa é importante para garantir que todas as informações estão corretas e completas e que não houve omissões.
5. Atualize regularmente
O SIPOC deve ser um documento vivo, atualizado regularmente para refletir quaisquer mudanças no processo. Dessa forma, a ferramenta continua relevante e útil.
6. Use SIPOC para treinamento
O SIPOC pode ser uma ferramenta valiosa para treinamento de novos colaboradores, ajudando-os a entender rapidamente o processo e suas interdependências.
– Leia também: Automação de processos: o que é, como implementar e benefícios
Como o Scopi pode ajudar?
O Scopi é um software de gestão de planejamento estratégico, com ferramentas essenciais na hora de acompanhar as metas, os objetivos e os planos de ação. Além disso, ele ajuda na etapa de análise de cenários, anterior à definição dos objetivos e dos planos de ações.
Com o Scopi você consegue fazer o diagnóstico estratégico e identificar riscos, além de acompanhar os principais indicadores do seu negócio. Outras funções como gestão de processos, projetos e tarefas também estão disponíveis.
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