O gráfico de Gantt é um diagrama muito utilizado para mostrar os avanços das fases de um projeto. Por meio de barras horizontais podemos visualizar com muita clareza quando uma ação começa e termina.
Também podemos ver as relações existentes entre uma e outra e quando uma ação, para ter o seu início, depende da conclusão de uma ação que a antecede. Desse modo, a criação e a gestão de projetos se torna muito mais fácil.
Dada a importância do tema para as organizações, preparamos um conteúdo para que você conheça tudo sobre o assunto. Continue a leitura e confira:
- O que é e como o Gráfico de Gantt surgiu?
- Quais as vantagens de usar o Gráfico de Gantt?
- Qual outra ferramenta ajuda no acompanhamento de tarefas?
O que é e como o Gráfico de Gantt surgiu?
O Gráfico de Gantt surgiu no século XIX e foi desenvolvido pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki. Essa foi a primeira versão, que ficou conhecida como Harmonogram e era um documento que buscava acompanhar, de modo visual, o fluxo de trabalho.
No entanto, foi no século XX que o norte americano Henry Gantt se inspirou no modelo anterior e criou o Gráfico de Gantt utilizado até os dias de hoje. Sua função era evitar atrasos nos sistemas de produção fabril, ajudando os supervisores industriais.
Atualmente, esse sistema é bastante utilizado no gerenciamento de projetos e na gestão da programação de produção. São vários segmentos empresariais e industriais que adotaram esse modelo em suas operações.
Quais as vantagens de usar o Gráfico de Gantt?
A principal vantagem do Gráfico de Gantt é apontar, de modo simples e visual, como se encontra o andamento das atividades em um projeto e da produção em uma indústria. Isso objetiva deixar mais fácil o entendimento de todos os envolvidos no trabalho.
Essa meta é conquistada por meio de barras ou linhas. Elas constituem uma parte do tempo e demonstram o estágio de cada tarefa e o período total que será preciso para finalizar todo o projeto ou a fabricação de um item (no caso da indústria).
A seguir, confira mais alguns dos seus benefícios para as empresas:
1. Definição de prazos
Com uma visão geral das atividades e das relações entre elas, é possível que determinemos o prazo de cada uma efetivamente. Dessa forma, podemos trabalhar com prazos mais realistas ou até mesmo diminuí-los.
Para que isso aconteça, é preciso ter muita atenção nas relações entre as tarefas. Caso for identificado que uma delas não depende de outra para iniciar, podemos movê-las para o começo do projeto.
Além disso, podemos fazer com que elas comecem ao mesmo tempo que outras, desde que tenhamos recursos para isso.
Em vez de reservar um período específico para que a tarefa ocorra, estaremos melhorando o tempo e encurtando o prazo de entrega deste projeto.
2. Distribuição de tarefas por pessoa/segmento
Uma vez que o Gráfico de Gantt oferece espaço para controle de várias etapas de um projeto, um recurso importante é fazer a distribuição. Nesse caso, você divide as atividades em partes, a fim de facilitar o controle.
Por exemplo, em vez de colocar somente uma determinada tarefa, é possível dividi-la em partes menores, fazendo com que cada etapa da tarefa seja desempenhada individualmente.
Com essa distribuição para cada pessoa ou setor da empresa, todos os envolvidos no projeto terão consciência das atividades que necessitam ser realizadas.
3. Acompanhamento do status das atividades
O Gráfico de Gantt também serve para que os colaboradores envolvidos consigam acompanhar o status das atividades.
Com isso, podemos controlar tudo que já tenha sido concluído, o que ainda está em desenvolvimento e o que nem mesmo começou.
Assim fica mais simples compreender a fase do processo de cada atividade e, se alguma etapa estiver ainda em atraso, podemos identificar e analisar a elaboração de estratégias que coloquem o projeto em pauta o mais rápido possível.
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4. Referência visual intuitiva
O Gráfico de Gantt possibilita uma visão geral e detalhada de todos os requisitos existentes em um projeto.
Ou seja, ele fornece uma referência visual detalhada para os gestores de projetos e membros do time, para facilitar a atribuição de responsabilidades de conclusão de atividades a todos os envolvidos no projeto.
5. Comunicação centralizada
Um dos maiores benefícios do Gráfico de Gantt é a possibilidade de a ferramenta diminuir várias tarefas e cronogramas em apenas um documento. Isso quer dizer que a comunicação se torna mais centralizada.
Você pode compreender facilmente como as suas estratégias se encontram nos processos, ao mesmo tempo em que conhece os meios pelos quais os elementos independentes se juntam para a finalização do projeto.
Podemos usar os gráficos de Gantt para otimizar as atualizações de status. Assim, o simples esclarecimento das suposições da ferramenta fornece um método visual mais simples, ajudando a entender o progresso de cada etapa.
Qual outra ferramenta ajuda no acompanhamento de tarefas?
A metodologia Kanban também ajuda no acompanhamento de tarefas, facilitando o trabalho das equipes, assim como o Gráfico de Gantt. Essa sistemática otimiza a comunicação entre os colaboradores e simplifica o entendimento de tudo que precisa para o desenvolvimento das atividades de um projeto
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