Antes de falar sobre o problema da falta de engajamento no planejamento estratégico, acho importante entender o conceito de Planificación estratégica como sendo um processo sem um fim (término) determinado e, ao mesmo tempo, coletivo.
Sem um término porque a cada objetivo atingido, novos objetivos vão surgindo e, por consequência, novos planos de ações são planejados e executados. Coletivo porque não é um processo solitário, numa empresa requer a participação de todos, sócios, funcionários, fornecedores e clientes, trabalhando de forma integrada. E por falar em integração, penso estar aí o ponto mais nervoso, mais sensível, para que o tão esperado sucesso seja alcançado.
Integração das equipes no planejamento estratégico
E como integrar? Engajando os times, os colaboradores, fazendo-os se sentirem “donos” do planejamento. Para isso é fundamental participarem direta ou indiretamente, dependendo do porte da empresa, das etapas de construção do planejamento, começando pelo SWOT.
Leia também: Análise SWOT (FOFA): o que é e como usá-la no planejamento estratégico da sua empresa
Que tal montar o evento do SWOT onde os colaboradores, ou seus representantes, irão apontar as forças e fraquezas e as ameaças e oportunidades? Depois vem a participação na etapa de validação das metas (aqui é essencial transparência e uma boa comunicação, né?).
Por fim, envolver a equipe para participarem da criação dos planos estratégicos, do que será feito para que as metas sejam atingidas.
Dica para montar o evento do SWOT:
Pré-evento:
Antes de realizar o evento do SWOT , é importante comunicar aos participantes convidados a sua importância no planejamento estratégico e como ele contribuirá para o sucesso da organização.
Também será importante esclarecer o que significa o planejamento estratégico e o papel do SWOT na sua construção. Dessa forma, você se certificará de que todos entenderam o propósito do evento e saberão se preparar para participar ativamente do evento.
Outro ponto para você ter um evento bem sucedido é pensar na diversidade dos participantes, ou seja, é essencial que todas as áreas da empresa estejam representadas. E o que é sempre fundamental, deverá ter hora para começar e terminar. Preferencialmente que não passe de 3h de duração. Muitas empresas realizam em horário fora do expediente, normalmente num sábado pela manhã, com direito a um delicioso almoço ou café da manhã.
Durante o evento:
É aconselhável ter uma pessoa responsável pela coordenação dos trabalhos que já possua experiência com este tipo de atividade e, além disso, conheça a história e a realidade da empresa. Muitos recorrem a um consultor, especializado em planejamento estratégico, mas nada impede que um colaborador ou diretor coordene os trabalhos. O importante mesmo é ter conhecimento e empatia.
Crie atividades interativas e exercícios de grupo que incentivem a colaboração, a criatividade e a resolução de problemas.
Não deixe de coletar o feedback de seus colaboradores durante o evento. Isso pode ser feito por meio de questionários, pesquisas ou sessões de feedback aberto. Assim você vai calibrando as atividades para adequar com a forma com a qual as pessoas estão percebendo o evento.
O grande objetivo deste evento será coletar as forças e fraquezas, olhando para dentro da organização, e oportunidades e ameaças, olhando para fora, para o mercado. Depois vem a priorização.
Por fim, é bacana sair do evento com o cronograma dos próximos passos: definição e validação das metas e desenvolvimento dos planos de ações.
Pós-evento:
Para o engajamento continuar forte, vem a etapa sem fim do monitoramento e a definição da recompensa individual, caso a empresa adote um programa de participação nos resultados.
Como monitorar e recompensar a equipe?
Como falado, o engajamento ainda não está garantido só com a realização do evento do SWOT, ainda é preciso criar uma rotina de monitoramento e recompensa.
O monitoramento acontece por meio do que chamo de rituais (cultura, hábitos que precisam ser criados).
Um deles é analisar as principais metas da empresa nas reuniões do conselho ou da diretoria, dependendo do porte da empresa. Outro é a reunião semanal dos times, quando as metas de cada área são avaliadas e medidas corretivas são adotadas quando as metas não estão sendo atingidas.
No Scopi o processo de acompanhamento fica detalhado e fácil de visualizar para acompanhar a qualquer momento, através de Kanban, Gant e outros recursos disponíveis.
No módulo de Processos e Planejamento, na figura abaixo, você pode vincular um plano de ação a um objetivo, com cronograma e responsáveis.
Outro módulo do Scopi que vai facilitar seu acompanhamento e engajar seus colaboradores é esta agenda de tarefas. É importante deixar tudo claro e proporcionar uma visão completa de todas as atividades necessárias.
Recompensa de equipes
A recompensa, a que me referi, pode vir de um PPR (Programa de participação nos resultados), muito comum nas empresas vencedoras.
No software Scopi é possível atrelar o seu PPR com as metas pré-definidas, criando um plano e um formato de acompanhamento do desempenho para cada colaborador, tudo em tempo real.
Em suma, dizer que a equipe não engajou é reconhecer o fracasso de nós gestores. E, claro, tudo isso, fica muito mais fácil de colocar em prática, usando o software Scopi.
